● о выделении дел к уничтожению;

● об утрате дел;

● о лицах, ответственных за формирование дел;

● о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;

● о датах и индексах протоколов заседаний Центральной экспертной комиссии, экспертной комиссии организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов, и др. (подп. 165.4 п. 165 Инструкции № 4)

1

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия НПА, использованных при определении сроков хранения дел

2

По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12 к Инструкции № 4. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации) (п. 167 Инструкции № 4)

 8.2. Формирование дел

Правила формирования распорядительных документов

1

Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров

2

Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения

Правила формирования других документов

1

Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров

2

Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления, а планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана

3

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ

4

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий

 8.3. Хранение документов

Порядок хранения документов

1

Дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела (п. 213 Инструкции № 4)

2

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света

3

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п. 19 Инструкции № 2). Оперативному хранению подлежат личные дела только на работающих сотрудников, личные дела уволенных хранятся в архиве в алфавитном порядке

4

Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п. 80 Инструкции № 40)

5

Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам (п. 215 Инструкции № 4)

Примечание. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа

6

Текущее хранение документов осуществляется в подлинниках. Копии приказов по личному составу, в свою очередь, дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников

Сроки хранения некоторых обязательных кадровых документов

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 12 примечаний к Перечню № 140)

1

ПВТР

1 год после замены новыми (п. 491 Перечня № 140)

2

Трудовые договоры (контракты)

3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (контракты с госслужащими – 55 лет) (п. 676 Перечня № 140)

3

Штатное расписание

● в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП – постоянно;

● в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – 10 лет (п. 33 Перечня № 140)

4

Приказы (распоряжения)

По основной деятельности:

● постоянно (в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП);

● 10 лет (в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов).

По личному составу – 3 года, 55 лет.

По административно-хозяйственным вопросам – 3 года (п. 21 Перечня № 140)

5

Трудовые книжки работников

До востребования, а невостребованные – не менее 50 лет (п. 646 Перечня № 140)

6

Табель учета использования рабочего времени

3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п. 205 Перечня № 140)

7

Расчетные листки

55 лет (п. 204 Перечня № 140)

8

Должностные (рабочие) инструкции

50 лет после замены новыми, типовые – постоянно по месту утверждения (п. 31 Перечня № 140)

9

Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников

3 года, после увольнения материально ответственного лица, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п. 232 Перечня № 140)

10

График работ (сменности)

3 года (п. 485 Перечня № 140)

11

Личные дела работников

55 лет (подп. 673.3 п. 673 Перечня № 140)

12

Личные карточки работников

55 лет после увольнения работника (п. 674 Перечня № 140)

Документы, для которых Перечнем № 140 установлен постоянный срок хранения, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы в порядке, установленном законодательством. Документы, для которых Перечнем № 140 установлен временный срок хранения, после истечения этого срока подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством (п. 8 примечаний к Перечню № 140)

 8.4. Передача дел в архив

Порядок передачи дел в архив

1

Передаче в архив организации подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (абз. 1 п. 204 Инструкции № 4)

Не подлежат передаче в архив организации дела временного (до 10 лет) хранения, которые по истечении сроков временного хранения уничтожаются (п. 205 Инструкции № 4)

Примечание. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации, по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел (п. 205 Инструкции № 4)

2

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и сданы в архив организации в течение следующего делопроизводственного года

Примечание. Дела передаются в архив по описям дел структурных подразделений, которые должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и сданы в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (абз. 3 п. 204