Цитаты из книги «Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее»

научиться правильно управлять конфликтом. Когда выбираете себе руководителя – ищите такого, у которого цели будут совпадать с вашими. Можно «прогибаться» под человека, но долго вы так не выдержите.

меня в компании сейчас три помощника. Первая ассистентка наиболее востребована, всегда находится в режиме онлайн. Конечно, я не могу поручить ей планирование новых проектов, оценку полученных результатов, налаживание отношений – она решает задачи совершенно другого уровня. Вторая ассистентка, среднего уровня, может планировать новые проекты, оценивает результаты, налаживает отношения, ищет информацию, определяет перспективы и постоянно отслеживает состояние дел конкурентов. Совсем скоро она будет директором клуба бизнес-помощников, а ее будет замещать офис-менеджер, поскольку нормальные помощники всегда растут. Третий ассистент – на уровне SЕО компании. Он отвечает за ее развитие, планирование новых проектов, всю продуктовую линейку фирмы, франчайзинговый отдел, то есть все коммуникации с клиентом.

Согласно этой матрице, дела бывают срочные важные, срочные неважные, несрочные важные и несрочные неважные. Например, срочные важные – те задачи, которые нужно решать в первую очередь (разрешение кризисных ситуаций, проекты или задачи, в которых на кону крупные суммы). Несрочные, но важные – планирование новых проектов, оценка полученных результатов, налаживание отношений, определение новых перспектив и проектов. Срочные, но неважные – перерывы, звонки, совещания, общественная деятельность. И несрочные и неважные – рутинная работа, письма.

применение на практике переговоров новых техник.

Необходимо узнать заранее, кто придет на встречу, чтобы руководитель подготовился: ФИО, организация, по какому вопросу, была ли назначена встреча. Если нет, то время нужно выбрать самостоятельно. Следует перенести в базу информацию с визитки посетителя. Выяснив

Ему следует согласовать с руководителем расписание встреч, знать список лиц, которых можно пускать в любое время, для остальных категорий составить график приема. Обязательно напоминать руководителю о встречах, чтобы тот мог подготовиться. Если встреча состоится в ресторане, ассистент должен забронировать там столик, заранее заказать блюда с учетом пожеланий гостя (узнать у его секретаря).

Ассистент во многом создает атмосферу приемной. Его задача – обеспечить эффективность встречи. Он должен первым поздороваться с вошедшим и быть приветливым (встретить, забрать верхнюю одежду, предложить кофе).

впечатление о компании строится на том, каков уровень организации приема посетителей

Приемная – центр работы компании. От того, как там организована деятельность, зависит эффективность компании

Для рационального использования рабочего времени большое значение имеет организация рабочего дня и рабочего места ассистента.