Почему мы решили написать эту книгу и чем она будет вам полезна

Мы решили написать эту книгу в первую очередь для того, чтобы рассказать, как делать мероприятия и подходить к их организации, как несмотря на трудности, отсутствие финансов и поддержки со стороны организаций, настаивать на своём и следовать выбранному формату. Эта книга о том, как научиться делать вещи, которые ты раньше делать не умел, а также о том, что через мероприятия, связанные с культурой, можно популяризировать культуру конкретного народа, и конечно же, музыкальный инструмент – в нашем случае это дудук. И вовсе не обязательно на дудуке играть. По сути, мы занимаемся продюсированием музыкантов, музыкального инструмента и армянской культуры в целом.

Из этой книги вы узнаете, где взять мотивацию для движения вперёд и создания таких проектов, как наш. Вы найдёте в ней ключ к тому, как из сильной идеи и любви к своему делу вырастить большой проект. Но мы хотим рассказать не об истории успеха, а о неудачах, которые нас подстерегали на пути к цели и дали нам бесценный опыт. Это наши выводы с практическими примерами и история о том, как можно превратить любовь к чему-то в дело всей жизни. Наша любовь к дудуку породила множество проектов: Международный фестиваль дудука, «Вселенную дудука», «Дудук в темноте», «Сезон армянской культуры» и другие. Есть организаторы, которые учатся в вузах или оканчивали специализированные курсы, но у нас всё было по-другому.

Нарабатывая опыт на собственных ошибках, за время подготовки к первому фестивалю мы в сжатом варианте прошли всё, что люди изучают в течение многих лет. Мы постоянно проводим работу над ошибками и сталкиваемся с новыми трудностями, которые нас чему-то учат. Все свои знания и умения, накопленные к этому моменту, мы хотим передать тем, кому будет полезен наш опыт. Эта книга поможет вам не наступать на грабли, на которые чаще всего наступают неопытные организаторы мероприятий. Здесь нет теории, как в институте – мы собрали все подводные камни, с которыми столкнулись за 6 лет, и все лайфхаки, которые освоили.

Это реальные ситуации и примеры из жизни, которые зачастую даже расходятся с теорией. То, что иногда невозможно предусмотреть заранее. Это профессиональная история о мотивации – нельзя начать что-то, не любя. Дети без любви рождаются, но какими они вырастут, неизвестно. Мы расскажем, как не бояться идти вперёд без денег и связей и достигать результата. Благодаря тому, что мы делаем, дудук стал значительно известнее, о нём появилось много информации на русском языке, дудукисты стали более востребованными. За последние 5 лет количество поисковых запросов по ключевому слову «дудук» выросло в 2,5 раза.

Мы задали абсолютно новый уровень организации мероприятий с участием дудука и подачи материала, создали огромное количество контента, связанного с дудуком. Больше просмотров на YouTube, чем у нас, только у легендарных Янни и Дживана Гаспаряна. Начав работать над фестивалем, мы поняли, что можно делать гораздо больше, чем мы поначалу себе представляли. Нужно мыслить глобально. Нам хотелось, чтобы дудук звучал в разной музыке – в классике, джазе и других жанрах. Буквально сразу было решено, что мы назовём концерт дудукистов фестивалем – хотелось сделать его масштабным и проводить ежегодно, сделать традицией. Первый фестиваль назывался «Московский фестиваль дудука», а на второй год он перерос в «Московский международный фестиваль дудука».

С чего начать

Определитесь с идеей мероприятия

Прежде чем что-то начать, нужно определиться, что именно вы хотите организовать и для кого. Идея должна быть максимально конкретной, хотя в самом начале результат может разниться с тем, что вы себе представляли. С опытом он будет всё ближе к первоначальному замыслу.

Выберите подходящую площадку

Когда вы поняли, что именно хотите организовать и сколько предполагается гостей, подумайте о том, какая площадка для этого подойдёт. Площадку нужно подбирать также в соответствии с конкретными требованиями, которые могут быть совершенно разными в зависимости от типа и масштаба мероприятия. Важно удобное расположение в доступности от метро, соответствие техническим требованиям и формату мероприятия. Лучше выбирать площадку с чуть меньшим количеством мест, чем то количество гостей, на которое вы рассчитываете. Вместимость влияет на ценообразование, поэтому вы должны понимать себестоимость посадочного места.

Выберите дату мероприятия

Если вы организуете закрытый концерт, то пиковые сезоны для таких мероприятий – это осень и весна, а также конец зимы. Летом большей популярностью пользуются, как правило, открытые мероприятия. Зимой перед Новым годом начинается суета, и концерты посещают не так активно. Январь тоже чаще всего выпадает. Правильный выбор даты очень важен: если твоё мероприятие приходится на праздник, вероятность того, что к тебе придут, достаточно небольшая. Даты не должны совпадать с городскими и государственными праздниками. Если это большое платное мероприятие, лучше начать заниматься его организацией за год или как минимум за полгода. Большие площадки обычно нужно бронировать за год, пока можно выбрать удобные дату и время. Плюс, чем больше времени у вас впереди, тем больше людей успеют узнать о мероприятии.

Сформулируйте цель

После того, как вы определились с концепцией, площадкой и датой, нужно поставить перед собой конкретную цель. Для этого существует несколько критериев, которые собираются в английскую аббревиатуру SMART (с англ. – умный):

Specific – точный и конкретный

Measurable – измеримый

Achievable – достижимый

Relevant – релевантный

Time bound/framed – со сроком

SMART – это метод описания целей, который включает в себя конкретность, измеримость, достижимость, важность и определённость по срокам. Постановка конкретной цели по этой технологии позволяет точно понимать, что вы вообще делаете – если цель абстрактная и размытая, невозможно к ней идти. Сроки должны быть реальными. Например, мы поставили перед собой цель написать книгу. В этом случае формулировка задачи должна звучать так: мы хотим выпустить книгу на тему организации мероприятий объёмом не меньше 150 страниц к 1 декабря 2019 года. Другой пример, связанный с мероприятиями: я хочу организовать фестиваль дудука на полторы тысячи человек, который пройдёт в Кремлёвском дворце 25 сентября 2020 года.

Соберите команду единомышленников

Как только вы сформулировали цель по принципу SMART, возникает вопрос, можно ли достичь её в одиночку. В сутках 24 часа, и успеть всё самому не получится. Поэтому нужно найти единомышленников и собрать команду, которая будет воплощать эту идею. Желательно, чтобы эти люди дополняли друг друга по своим качествам. Например, если у вас творческий подход, нужен человек с аналитическим складом ума. Это могут быть ваши будущие партнёры по этому проекту либо наёмные сотрудники, фрилансеры или волонтёры, которые возьмут часть работы на себя. Если вы не нашли партнёров и хотите нанять сотрудников для решения конкретных задач, для этого существуют различные площадки, такие как YouDo, Profi.ru и другие сервисы. Можно зайти на сайт с бесплатными объявлениями или дать объявление в тематическом сообществе в любой соцсети. Соответствующие разделы есть даже на Avito.

Распределите задачи между членами команды

Параллельно с поиском людей в команду стоит начать формировать список всех дел. Когда вы начинаете детальнее продумывать концепцию, становится понятно, какое оборудование вам нужно, какая афиша и полиграфия, какие дополнительные услуги. Появляется понимание бюджета.

СОВЕТ. Любая задача, которую вы перед собой ставите, должна выполняться по частям. Большую задачу необходимо разбить на отдельные направления: реклама, дизайн, техническая часть, работа с партнёрами, работа с музыкантами – и далее по списку. Каждое из направлений могут на себя взять разные исполнители, либо партнёры делят между собой равный объём задач из этого списка. Разделить зоны ответственности жизненно необходимо: проект, в котором все делают всё, реализован никогда не будет.

Каждый должен выполнять те задачи, в которых он хорошо разбирается или хочет разобраться. Например, в нашем проекте Марина всегда занималась коммуникацией с музыкантами и концертной программой. Все задачи прописываются, и для каждой из них назначается ответственный, а вместе с ним и дедлайн, который всегда стимулирует исполнителя быть в тонусе.

Если чёткие сроки выполнения задачи не обозначены, то она никогда не будет выполнена. Основная команда может быть небольшой, но в зависимости от мероприятий и задач, вам могут потребоваться дополнительные ресурсы, в том числе человеческие. Поэтому кроме основной команды у нас есть много специалистов-фрилансеров, которые удалённо решают различные вопросы. Такие люди не обязательно должны находиться рядом с вами физически, но они тоже часть команды.

Лучше иметь как минимум двух взаимозаменяемых людей по каждому направлению на случай, если один из них по каким-то причинам не сможет выполнить ту или иную задачу. Изначально мы старались набирать команду именно по этому принципу. Например, у нас два дизайнера и несколько фотографов. Бывают срочные задачи, и человек может оказаться занят, особенно в случае с фрилансом. Наш опыт говорит о том, что проколы случаются – человек может элементарно заболеть.

Контролируйте исполнение задач в таск-трекере

Для того чтобы вести каждое направление, мы рекомендуем использовать таск-трекеры. Это может быть программа Trello, гугл-таблицы или что-то ещё. Главное удобство этих программ в том, что у каждого исполнителя есть постоянный доступ к документу. Ваша команда может состоять как из двух, так и из 30—40 человек, объём задач тоже может быть разным, но для того, чтобы понять, кто за что отвечает, иметь такую таблицу всё-таки нужно. Напротив имени и фамилии каждого исполнителя обязательно должны быть его контакты, чтобы любой имел их под рукой для оперативной связи.

Составляйте список задач на неделю и на день

Когда задачи поставлены и распределены по исполнителям, необходимо составить план действий. Поставьте задачи на неделю и на день из общего списка и добавьте их в вашу таблицу. Лучше, если в начале недели вся команда будет собираться и обсуждать актуальные задачи. У любого проекта должен быть менеджер, который его ведёт. Этот человек должен понимать, что делает каждый член команды, и следить за этим с помощью таблицы, где отмечается, какие задачи ещё в работе, а какие завершены. В случае появления других срочных вопросов, которые необходимо решить, каждый из них согласовывается отдельно. Система трекинга – это некое наблюдение со стороны за текущим статусом поставленных задач. Дальше начинается реальная работа: готовятся билеты, заказываются трансферы, разрабатывается дизайн и фирменный стиль, готовится тайминг мероприятия и так далее.