Для эффективного управления отделом запчастей менеджер должен донести соответствующие положения о рабочих обязанностях до каждого сотрудника, и в то же время передать полномочия для выполнения этих обязанностей по каждой из обязанностей. Организация должна также иметь гибкую структуру для того, чтобы персонал мог создать внутри своего коллектива хорошие взаимоотношения и крепкие рабочие связи с высоким уровнем сотрудничества. Необходимые способности, которые требуются для успешного выполнения рабочих обязанностей менеджером по запчастям, могут быть такими, как представлено ниже:

* Основные функции

Эффективное проведение продаж, руководство отделом запчастей, предложение улучшений для повышения эффективности работы и проведения операций отделом.

* Описание работы и основные требования к менеджеру по запчастям

1. Подготовка годового плана работы для отдела, включая установление показателей по продажам, прибыльности, уровню поддержания складского запаса, улучшению в доступности и скорости поставки запчастей, улучшению обслуживания потребителей.

2. Выполнение плана и проведение корректирующих мероприятий по результатам сравнения с действительными результатами работы.

3. Работа с персоналом (для соответствующего выполнения рабочих обязанностей, таких как заполнение складской документации, складирование, отгрузка, упаковка, обработка заказа, продажи запчастей и др.).

4. Проведение обучающих программ.

5. Оценка выполнения работы персоналом по запчастям и пересмотр должностных обязанностей и планов по премиям и компенсациям.

6. Проверка кредитоспособности клиентов, подготовка отчетов, выполнение административных функций.

7. Ревизия складского запаса, подготовка рекомендаций к продаже модернизированных и использованных деталей, ремкомплектов, проведение анализа аварийных заказов.

8. Рекомендации, подготовка и продвижение планов по развитию продаж.

9. Обеспечение готовности запчастей и мероприятий к конкретным датам запуска программ по продвижению продаж запчастей.

10. Внешние связи между отделами. Согласование действий на основе проведения совещаний с другими вовлеченными отделами: складом, отделом продаж и отделом сервиса, поддержка отношений с клиентами, оценка качества обслуживания запчастями.

11. Проведение анализа операционных затрат с целью улучшения показателей прибыльности (затраты, включая расходы на поставку, офисные траты, телефонные и другие траты на связь и пр.).

12. Участие в семинарах и других мероприятиях, проводимых партнерами, профессиональными ассоциациями, постоянный поиск наиболее эффективных и экономичных путей для улучшения работы и операций по продаже и поставке запчастей.

КООРДИНАЦИЯ С ДРУГИМИ ОТДЕЛАМИ

Менеджер должен разработать различные формы координации с другими отделами и предоставлять или собирать информацию для эффективного функционирования отдела. Для этой цели важно разработать систему регулярных совещаний с другими отделами для обсуждения проблем, которые не могут быть решены заочно, и раскрывать пути того, как выполнять работу эффективно в кооперации с другими отделами.

Следующая информация, относящаяся к другим отделам, является весьма важной для работы отдела запчастей. Схема работы с другими отделами продемонстрирована ниже:

Табл. 1.1. Информация для обмена между отделами сервиса и продаж

Документы от отдела продаж

1. Планы по вводу на рынок новых моделей. Предварительные договоренности для получения соответствующих запчастей и их доступности.

2. Экономические тенденции и имеющийся статус оборудования, находящегося в эксплуатации у клиента. Определение возможного влияния на заказы запчастей.

Документы от отдела сервиса

1. Планы по ремонту у клиентов. Данные должны быть соотнесены с количеством позиций, которые предполагается заказать.

2. Определение влияния на сроки, количество, объем и номенклатуру позиций запчастей, которые будут заказаны.

Важным является обеспечить удовлетворенность клиентов посредством тесной связи и постоянного поддержания контакта с соответствующими отделами, что соответственно улучшит операционную эффективность и экономичность операций компании в целом.

УПРАВЛЕНИЕ СКЛАДОМ

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Цели не всегда могут быть выполнены, даже если они являются достижимыми, а планы работы были правильно разработаны. Какие меры должны в таком случае приниматься? И даже если цели достигаются, можно ли сказать с уверенностью, что все операции выполнялись на высоком уровне?

Были ли цели установлены или нет, в любом случае необходимо искать пути по улучшению текущей ситуации и условий проведения работы. В этом помогают методы TQM (Тотального Управления Качеством). Этот метод был разработан для улучшения бизнес-процессов при помощи использования техник управления качеством. Базовая концепция метода включает последовательность нескольких шагов в решении проблем и разработки и выполнения решений:

1. Выделите текущую ситуацию и условия протекания рабочих процессов на предприятии

2. Проанализируйте факты и данные

3. Выделите ключевые моменты

4. Спланируйте корректирующие действия

5. Проведите корректирующие действия

6. Оцените то, что было достигнуто

7. Стандартизуйте процедуры

Менеджер по запчастям не должен быть удовлетворен текущей ситуацией. Он должен постоянно искать пути по усовершенствованию деятельности и развивать свои способности к проведению улучшений.

ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ И РАЗМЕЩЕНИЕ ЗАПЧАСТЕЙ

С того момента, когда запасные части уже начинают успешно продаваться и нагрузка на персонал возрастает, запчастям необходимо обеспечить хорошее складирование. При этом особые меры должны предприниматься для организации безопасных работ.

Если запчасти не хранятся соответствующим образом, то достаточно трудно проводить ревизии склада и требуется значительно больше времени для подготовки отгрузки партий запчастей. Неудачное размещение при складировании может не только привести к потерям или поломке хранимых изделий, но также вызвать травмы у обслуживающего персонала.

Чтобы избежать различных проблем при хранении запчастей, компании разрабатывают системы размещения деталей, узлов и запчастей на складе, инструкции и руководства по управлению хранением изделий, что позволяет стандартизировать и максимизировать эффективность работы склада и складской обработки изделий. Такие руководства устанавливают методы, при которых складской номер при хранении состоит из четырех групп, например, как показано ниже в табл. 1.2.

Табл. 1.2. Складские коды

Отдельно необходимо разработать инструкции и руководства по получению и размещению запчастей (деталей, узлов, изделий), в которых описывается, какие процессы, в частности, инспекция упаковок изделий, распаковка, приемка, подсчеты и инспекция во время приемки и приемлемый метод хранения был бы пригоден для каждого получаемого изделия. Такими методами, например, могут быть:

1. Детали, которые могут пострадать от избыточной влажности: такие изделия хранятся в хорошо проветриваемом помещении. Их нельзя размещать на полу.

2. Изделия, которые не могут храниться или могут пострадать при попадании прямых солнечных лучей. Если такие изделия покрыты консервацией (маслом, предохраняющим от коррозии и ржавчины), их нельзя хранить в местах, куда попадает прямой солнечный свет, чтобы избежать испарения или коксования консервационных смазок.

3. Изделия, которые могут пострадать при деформации. Их нельзя сгибать, и на такие изделия нельзя помещать другие тяжелые изделия.

4. Тяжелые изделия. Тяжелые изделия должны храниться в наиболее низких местах размещения. Если они размещаются на высоте, то они могут вызвать серьезные травмы или быть разрушены при падении.

5. Малое или большое количество запчастей. Для таких изделий готовятся специальные ящики, с целью избежать их смешивания с другими изделиями.

6. Легко разрушаемые изделия. На таких изделиях должна быть пометка "Хрупко" или такая пометка должна быть на ящиках, в которых они хранятся. Такие изделия должны складироваться и транспортироваться с осторожностью. Такие изделия как манометры, расходомеры, окна для осмотра, колбы, термостаты, радиаторы, уплотнительные кольца и элементы фильтров обычно включаются в эту категорию.

7. Детали повышенной точности и прецизионные детали, которые требуют специальных условий хранения. К ним относятся детали точной обработки и для них специально разрабатываются условия хранения. Так, в горизонтальном положении хранятся коленвалы, распределительные валы, кулачковые валы, в вертикальном положении желательно хранить цилиндры (гидро, пневмоцилиндры).

8. Изделия, которые требуют периодического осмотра. К ним относятся, например, резиновые детали и изделия из стареющих материалов. Для таких деталей требуется точно определить дату получения. Если они хранятся длительный период времени, эти изделия будут стареть и разрушаться. Поэтому резиновые изделия подлежат периодическому осмотру и определению конечного срока, до которого они могут храниться. Такая информация должна содержаться в паспорте изделий. Для их обработки используется правило "Первым поступил на хранение – первым отгружен".

9. Изделия, которые требуют периодического окрашивания, покрытия или смазки. К ним могут относиться металлические прецизионные части: коленвалы, штоки, валы и оси, гильзы цилиндров, сборки блоков цилиндров, шейки коленчатых валов и др.

Желательно разработать инструкцию также и по условиям упаковки изделий для отгрузки, в которой были бы пояснены процессы инспекции изделий перед упаковкой, оборачивание в защитную пленку, условия временного хранения, материалы для упаковки и тары, особенности упаковки изделий, маркировка ящиков, инспектирование ящиков перед отгрузкой и пр.

Инструкции по обеспечению безопасности при проведении работ должны включать различные меры безопасности во время проводимых складских операций и обработке изделий на складе. В качестве основных условий должны соблюдаться требования по использованию рабочих перчаток и одежды, проходов по складу, использованию электричества, оборудования и складского инструмента, инструкциям по обеспечению безопасности при транспортировке и меры по охране труда. С этими инструкциями должен быть ознакомлен персонал.

Инструкции по применению складского и транспортировочного оборудования разрабатываются для того, чтобы были ясны особенности применения легких и тяжелых стеллажей (для тяжелых изделий), особенности использования паллетов и применение их основных типоразмеров. Компании должны разработать основные виды полок, ящиков, стеллажей для обычно хранимых изделий и запчастей, а также пояснять, какие из элементов складского оборудования наиболее полезны для хранения малых изделий.

Инструкции по хранению изделий включают в основном семь наиболее приемлемых для обработки и хранения изделий руководств. В них должны описываться руководства по применению грузозахватных механизмов, схемы строповки, транспортировки и пр. Классификация изделий, включая их материалы, веса, габариты и основные характеристики, обеспечивает хорошее понимание работы и управления складскими операциями со стороны персонала.