При использовании воздушного транспорта для проезда работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений к месту командирования и (или) обратно к постоянному месту работы проездные документы оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств – членов Евразийского экономического союза, за исключением случаев, если указанные авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования работника либо если оформление (приобретение) проездных документов на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту командирования работника и (или) обратно (постановление Правительства Российской Федерации от 2.10.2002 № 729 в редакции Постановления Правительства РФ от 07.03.2016 № 171).

При направлении в командировку расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций) могут учитываться для целей налогообложения прибыли. Указанные расходы принимаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии их документального подтверждения и соответствия требованиям экономической обоснованности (письмо ФНС России от 05.06.2014 № ГД -4–3/10784@).

Поскольку порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ), постольку компенсация оплаты услуг VIP-зала в аэропорту во время командировки, предусмотренная локальным нормативным актом организации, не включается в базу для начисления страховых взносов. Такая оплата признается компенсационной выплатой, связанной с возмещением командировочных расходов работника (см. определение ВС РФ от 12.05.2016 № 309-КГ16–38291).

Минфин России приказом от 10.03.2015 № 33н утвердил перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов). Данный перечень может быть использован и другими работодателями.

При отсутствии проездных документов срок нахождения в командировке федерального госслужащего может быть определен на основании документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения и на проезд к месту командировки и обратно.

Для подтверждения расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно на служебном транспорте предоставляется решение представителя работодателя или уполномоченного им лица о направлении в командировку на служебном транспорте и документы, подтверждающие использование служебного транспорта; при направлении на личном транспорте – соответствующее решение представителя работодателя, служебная записка о фактическом сроке пребывания в месте командирования и документы, подтверждающие использование личного транспорта.

При отсутствии указанных документов госслужащим предоставляется служебная записка или иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, содержащий обязательные реквизиты, с отметкой принимающей стороны о датах прибытия и убытия госслужащего.

Компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни, могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль. Указанные затраты подлежат включению в состав расходов, если правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни, а также при условии соответствия данных затрат критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, также могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. При этом необходимо, чтобы дата выбытия из места командировки к месту постоянной работы (дата отправления работника к месту командировки) совпадала с датой, на которую приобретен проездной билет. В случаях задержки выезда командированного из места командировки (либо более раннего выезда работника к месту назначения) необходимо разрешение руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов (см. письмо ФНС России от 20.08.2014 № СА-4–3/16564@ «О порядке учета командировочных расходов»).

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение производится в размере минимальной стоимости проезда:

– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

– водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Если работник на пути в командировку или обратно заезжал в места не указанные в командировочном удостоверении, не по служебным вопросам, то оплата по таким проездам производится только в сумме, равной стоимости проезда к месту командировки и обратно.

Работник имеет право выехать в командировку на личном автомобиле. В этом случае возмещению подлежат расходы на топливо. При этом такое возмещение расхода на топливо в обязательном порядке должно быть предусмотрено в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Расходы на топливо возмещаются на основании представленных чеков или квитанций исходя из расстояния до места командировки и обратно.

Трудовое законодательство не содержит положений, позволяющих работодателю не оплачивать проезд работника в служебную командировку. Даже в тех случаях, когда работник не выполнил или не надлежащим образом выполнил задание на командировку и причинил ущерб работодателю, работодатель обязан возместить работнику, подтвержденные авансовым отчетом, расходы по командировке и взыскивать ущерб в порядке раздела XI ТК РФ.

Расходы по проезду в командировку и обратно оплачиваются и в тех случаях, когда работодатель разрешил работнику убыть из места командировки в отпуск, поскольку работодатель вправе потребовать от работника прибыть из командировки к месту постоянной работы, отчитаться за командировку и только после этого убыть в отпуск. Оплата в этом случае производится только в сумме, равной стоимости проезда к месту командировки и обратно.

Минфин России разъяснил, что в случае, если работник, в связи со служебной необходимостью, направляется в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается в место нахождения работодателя, то суммы возмещения стоимости проезда работника от места проведения отпуска до места командирования и от места командирования до места работы не подлежат обложению НДФЛ. При этом затраты на проезд работника из места командировки к месту проведения отдыха работодатель не вправе учесть в расходах для целей налогообложения прибыли, так как их нельзя признать экономически оправданными (см. письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 17.01.2017 № 03–04–06/1546).

Каким именно образом должен осуществляться найм жилого помещения (проживание в гостинице, найм или аренда жилого помещения и т. п.) трудовое законодательство не конкретизирует, оставляя этот вопрос на усмотрение работодателя.

При проживании гражданского служащего в гостинице им может быть предъявлена квитанция или иной документ, содержащий сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490. При проживании вне гостиницы представляются первичные учетные документы, сформированные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете и содержащие реквизиты, установленные Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.

Организации и предприниматели, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях, вправе не применять контрольно-кассовую технику при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего факт осуществления расчета. Документы могут быть выполнены на бумажном носителе рукописным или иным способом (типографским, с использованием ПК и др.) (см. Постановление Правительства РФ от 15.03.2017 № 296 «Об утверждении Правил выдачи и учета документов, подтверждающих факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях между организацией или индивидуальным предпринимателем и покупателем (клиентом) без применения контрольно-кассовой техники».

Нормативные правовые акты, устанавливающие размеры возмещения расходов при направлении в служебную командировку, для работников организаций бюджетной сферы имеют обязательный характер, а для работников организаций с иными формами собственности – рекомендательный.

Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

Устанавливаемые коллективными договорами и иными локальными нормативными актами повышенные размеры компенсаций расходов на командировку по сравнению с государственно установленными не должны вести к росту себестоимости выпускаемой продукции, поэтому в них следует указывать источник, за счет которого повышаются командировочные расходы.

Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран смотрите постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» и приказ Минфина России от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

При зарубежных командировках если суточные выплачиваются работникам в иностранной валюте, то для целей исчисления НДФЛ их нужно пересчитывать в рубли (чтобы сравнить с необлагаемой нормой). Пересчет необходимо осуществлять по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выплаты суточных (письмо Минфина России от 01.02.2008 № 03–04–06–01/27). При приобретении командированным валюты самостоятельно, это подтверждается справкой о покупке валюты. При этом датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). В том случае, когда командированный работник не может предъявить справку о покупке валюты, пересчитать суммы расходов в иностранной валюте нужно по официальному курсу Банка России на дату выдачи подотчетных сумм, считают специалисты Минфина России. Такой вывод они сделали на основании п. 10 ст. 272 НК РФ. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие затраты пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления аванса, задатка (см. письмо Минфина России от 21.01.2016 № 03–03–06/1/2059).

Специалисты финансового ведомства рассмотрели ситуацию, когда организация перечисляет работнику, отправленному в загранкомандировку, денежные средства на оплату проживания в гостинице на его банковскую карту в рублях, а расходы командированный сотрудник оплачивает в иностранной валюте (см. письмо Минфина России от 22.01.2016 № 03–03–06/1/2318). В этом случае при расчете налога на прибыль расходы на загранкомандировку следует определять исходя из истраченной суммы по курсу банка на дату осуществления расходов, то есть на дату, когда средства были списаны с банковской карты работника, считают в ведомстве. Понесенные расходы должны быть подтверждены первичными документами (ст. 252 НК РФ). Документами, которые подтверждают расходы по найму жилого помещения за границей, могут быть копии загранпаспорта с отметками пограничной службы о пересечении границы, инвойс (счет-фактура) заграничного отеля, кассовые чеки или чеки, выдаваемые при проведении операций с использованием банковских карт.

Датой осуществления командировочных расходов для целей налогового учета признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 Положения.

За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

б) при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (см. письмо Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 № 1037-ИХ).

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном п. 12 Положения при направлении в командировку в пределах территории РФ.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Разрешение работнику производить иные расходы следует зафиксировать в приказе или задании на командировку.

Возможно и письменное обращение работника об осуществлении им в период командировки дополнительных расходов. При этом необходимо получить резолюцию, разрешающую произвести дополнительные расходы, что будет свидетельствовать о правомерности действий работника. Потребность в иных расходах может возникнуть и в период нахождения работника в командировке – подтверждается работодателем письмом, факсом или телеграммой.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы приложением к авансовому отчету чеков, квитанций, счетов, приходных ордеров, расписок и т. п.

После возвращения из командировки работник в трехдневный срок составляет авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1 с указаниями по ее применению и заполнению утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО – 1 «Авансовый отчет», ОКУД 0504505) с приложением надлежаще оформленных документов, подтверждающих произведенные расходы, и вместе с заданием на командировку сдает в бухгалтерию (Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР») и производит окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу.