• Несовершенства и несостыковки в действующем законодательстве. Если финансовая ответственность заказчика наступит в результате несовершенства и несостыковок в действующем законодательстве, оплату штрафных санкций в этом случае будет производить заказчик за счет собственных средств.

Ограничение функций исполнителя по договору

Аутсорсер будет оказывать только те услуги, которые прописаны в договоре. Для заказчика это означает, что необходимо обратить внимание на два важных аспекта:

Тщательный выбор поставщика услуг. Крайне важно в договоре прописать границы оказания услуг, что далеко не всегда очевидно, особенно для заказчика, который не обладает необходимым набором компетенций. Поэтому чем менее профессионален заказчик, тем меньше у него возможностей для правильной оценки набора услуг, и тем более важно передавать финансовые функции на аутсорсинг наиболее профессиональным провайдерам, которые смогут подсказать и определить самый оптимальный набор услуг, подходящих конкретному заказчику и будут подсказывать в процессе взаимодействия как следует изменить набор услуг в случае изменения потребностей заказчика.

«Провалы на стыке». В любом случае ответственность за некорректное определение границ услуг будет лежать на заказчике. Это означает, что все проблемы нечетких границ и провалов на этих границах потенциально могут создать заказчику дополнительные трудности. Должен ли исполнитель информировать заказчика о значимых изменениях в действующем налоговом законодательстве, например, при увеличении налогов, заблаговременно, давая заказчику возможность принять необходимые меры для правильных управленческих решений? По сути – да, однако, если в договоре это не прописано в явном виде – ответственность за последствия будет лежать на заказчике.

Пример:

Инвестиционный фонд заключил договор на полный аутсорсинг учетных функций одной из компаний, в которую были инвестированы денежные средства. Указанная компания являлась налоговым резидентом РФ, поскольку, несмотря на иностранное происхождение, имела на территории РФ постоянное представительство с позиции налогообложения. Деятельность иностранного представительства облагалась налогом на прибыль, получаемую на территории РФ.

С 01.01.2015 года в рамках политики по «деоффшоризации» в Налоговый кодекс РФ были внесены изменения, которыми компании – налоговые резиденты с точки зрения уплаты налога на прибыль приравняли к российским. Это означало, что иностранные компании, имеющие представительства на территории РФ, с 01.01.2015 должны были платить налог на прибыль не только с доходов, полученных на территории РФ, но также и с доходов, полученных на территории других государств, если управление получаемыми на территории других государств доходами осуществляли с помощью постоянного представительства, действовавшего на территории РФ. Аутсорсер не предупредил аутсорси заранее о готовившихся изменениях в налоговом законодательстве, а проинформировал клиента по факту внесения изменений. Как оказалось, обладание аутсорси данной информацией на этапе обсуждения в законодательных органах позволило бы ему более грамотно спланировать свою деятельность и избежать дополнительного налогообложения. С юридической точки зрения аутсорсер не будет нести в данном случае ответственность, поскольку заблаговременное информирование аутсорсера о готовящихся изменениях в действующее законодательства не входило в перечень услуг, оказываемых аутсорси. Однако, с точки зрения теории делегирования полномочий, аутсорси должен нести ответственность, т. к. информирование руководства о нестандартных (особых) случаях, а заказчик в данном случае выступает в роли руководства, является прямой обязанностью исполнителя (аутсорсера).

Снижение возможностей для контроля за учетным процессом. Передача учетных функций на аутсорсинг ведет к потере этого типа компетенций внутри компании, что ограничивает возможности для контроля качества и эффективности оказания услуг исполнителем. Привлечение аудиторской компании для ежегодного аудита и проведение аудита процессов решает задачу только частично и не страхует заказчика от риска получения некачественных услуг.

Необходимость проведения ревизий. При передаче любых, включая финансовые, функций на аутсорсинг нельзя делегировать контроль. Это та функция, которая при делегировании полномочий не передается. Для заказчика это означает, что в структуре компании должен быть сотрудник, ответственный за организацию и проведение контроля за работой аутсорсинговой компании, а также необходима методика проведения контроля по ключевым показателям качества и эффективности, о которой речь пойдет в одной из следующих глав.

Помимо этого, проведение ревизии целесообразно перед передачей финансовых функций на аутсорсинг, чтобы убедиться в корректности ведения учета в предыдущие периоды.

Точность расчета стоимости услуг. Как указывалось, в первой главе, финансовый аутсорсинг характеризуется сложностью расчета точной стоимости услуг, поскольку количество часов, которые тратят сотрудники аутсорсинговой компании на обслуживание проекта, напрямую зависит от количества первичных учетных документов. Это означает, что при росте количества документов будет расти стоимость обслуживания и наоборот. Эта особенность финансового аутсорсинга создает дополнительные трудности в планировании затрат на оказание данного типа услуг и пугает заказчиков. Если речь идет о полном ведении бухгалтерского и налогового учета, то в составе оказываемых услуг есть такие, стоимость которых аутсорсинговые компании не рассчитывают в базовой стоимости проекта, а выносят в дополнительные, рассчитываемые по факту оказания, в связи с невозможностью их предварительной оценки. Например, такие как сопровождение налоговых проверок и ежегодных аудитов.

Экономия не всегда очевидна. В настоящее время не существует общепризнанных методик расчета экономии от использования услуг финансового аутсорсинга, что усложняет и без того непростую задачу. Как правило, при сравнении стоимости услуг аутсорсинга с себестоимостью собственной бухгалтерской службы учитывают только явные расходы, такие как фонд оплаты труда, налоги, прочие прямые и косвенные расходы, но не учитывают последствия от реализации рисков, например, возникновения штрафных санкций или сумм компенсаций увольняемым работникам при сокращении размеров бизнеса. Также не берут в расчет объем дополнительно заработанных компанией денег из-за освобождения времени, выделяемого ранее на управление бухгалтерской службой, выгод от увеличения капитализации и прозрачности для потенциальных инвесторов.

Уголовная ответственность заказчика. При передаче финансовых функций на аутсорсинг необходимо помнить о том, что уголовную ответственность за корректность ведения бухгалтерского и налогового учета несет руководитель заказчика, ее нельзя перенести на аутсорсера.

Зависимость от аутсорсинговой компании. К причинам возникновения зависимости относятся:

• Сложность подбора собственных специалистов;

Пример:

В ряде случаев к работнику уровня главного бухгалтера предъявляются достаточно высокие требования: помимо знаний российский стандартов бухгалтерского учета необходимо знание английского языка и международных стандартов финансовой отчетности, но при этом сотрудника ищет маленькое представительство зарубежной компании с ограниченным набором функций и операций. Такого уровня специалисты стоят очень дорого и, помимо этого, им не интересно работать в маленьких компаниях. Велик риск потерять наработанную квалификацию.

• Узкоспециализированные операции;

Пример:

Ведение бухгалтерского учета в паевых инвестиционных фондах – очень узкий сектор и не так много аутсорсинговых компаний, которые могут оказывать подобного рода услуги.

• Проверки контролирующих органов. Во время проведения налоговых и прочих проверок нецелесообразно менять поставщика услуг без крайней необходимости, поскольку шансов оперативно и качественно среагировать на запросы контролирующих органов у знакомых с деятельностью заказчика за проверяемый период специалистов аутсорсинговой компании значительно больше, чем у вновь привлеченных;

• Временное снижение уровня качества. Смена поставщика услуг приводит к временному снижению качества, поскольку новым специалистам надо изучить особенности деятельности заказчика и настроить систему учета. На этом этапе неизбежны ошибки, поэтому возрастают требования к контролю за процессом передачи и к помощи адаптации сотрудников нового аутсорсинг провайдера.

• Трансакционные издержки. При выборе поставщика услуг, в процессе взаимодействия и при смене аутсорсера.

• Потеря компетенции.

Недостатки. Недостатки финансового аутсорсинга несут в себе риски снижения эффективности и качества процессов, переданных на финансовый аутсорсинг.

Снижение адаптивности. Использование модели ценообразования фиксированной стоимостью услуг вместо почасовой делает невозможным использование одного из преимуществ финансового аутсорсинга – адаптивность (перевод постоянных затрат на содержание финансовой службы в переменные расходы).

Зависимость оперативности реагирования от стоимости услуг

Заказчик может сэкономить на стоимости услуг аутсорсера, оплачивая частичную загрузку специалистов, однако обратной стороной будет снижение скорости обработки запросов из-за занятости сотрудника аутсорсера на нескольких проектах одновременно. Если оперативность реагирования является критически важной, то целесообразнее оплачивать выделение сотрудника на полную загрузку.

Слабое законодательное регулирование аутсорсинговой деятельности. В настоящее время нет стандартов оказания услуг финансового аутсорсинга, закрепленных на законодательном уровне, не развит институт саморегулируемых сообществ, нет программ по подготовке специалистов в данной области, мало судебной практики по вопросу улаживания споров с аутсорсерами. Эти факторы негативно сказываются на общем состоянии рынка услуг финансового аутсорсинга в целом, на неготовности российских аутсорсинговых компаний реализовывать крупные проекты и повышают риски выбора недостаточно профессионального поставщика услуг.

Сложный процесс выбора поставщика услуг. Для того, чтобы минимизировать риски получения некачественных услуг, в процессе выбора поставщика должен участвовать сотрудник заказчика, который разбирается в специфике, потому что от правильной организации процесса подбора напрямую зависит успех всего мероприятия. Сложность выбора заключается в большом количестве качественных и количественных критериев, которые надо учесть при выборе, среди которых стоимость услуг – это далеко не единственный показатель. Помимо этого, важно предоставить исполнителю корректные данные о системе налогообложения, количестве первичных учетных документов, типах встречающихся операций за достаточно длительный период по каждому участку учета. Если у заказчика нет сотрудников, которые разбираются в данном вопросе, рекомендуется пригласить консультанта.

Трансакционные издержки.

• На выбор аутсорсера. Процесс выбора поставщика включает в себя анализ достаточно большого массива информации, зачастую в несопоставимых форматах. Чем меньше сотрудники заказчика, которым делегировано решение данного вопроса, разбираются в специфике финансового аутсорсинга, тем больше времени им потребуется на подбор и тем выше риск неверного выбора.

• На решение проблем в процессе взаимодействия. В процессе оказания услуг могут возникать конфликтные ситуации, разрешение которых требует участия представителей сторон, у заказчика могут появляться новые виды деятельности, требующие обсуждения подходов к ведению учета, при смене сотрудников исполнителя потребуется время на контроль процесса адаптации новых членов команды и т. п.

• На переход. При передаче процессов на аутсорсинг, а также при перемещении данных функций к другому аутсорсеру или обратно внутрь компании неизбежны дополнительные издержки, связанные с обслуживанием процесса перехода: планирование, сопровождение передачи, контроль, подбор персонала в случае подбора собственных учетных работников. Чем масштабнее процесс, тем больше издержки на переход.

Требования к квалификации контактных лиц заказчика. Процесс взаимодействия с поставщиком услуг финансового аусорсинга не является простым и интуитивно понятным, поэтому контактное лицо со стороны заказчика должно хотя бы в общих чертах понимать суть финансового аутсорсинга, иметь представление о бухгалтерском учете и налогообложении, в противном случае пострадает качество получаемых услуг.

Сложность измерения эффективности и качества. В настоящее время не существует общепризнанных методик, которые позволили бы однозначно измерить эффективность и качество работы аутсорсинговой компании в части финансового аутсорсинга, остается много вопросов и неопределенностей для измерения эффективности в части оценки эффективности крупных проектов. В параграфе 3.3. главы 3 авторами предпринята попытка систематизировать накопленный опыт и предложить вариант оценки эффективности и качества оказываемых услуг.

Неверное использование преимуществ финансового аутсорсинга, отсутствие контроля за недостатками и ограничениями может привести компанию к большому количеству рисков, которые в конечном итоге могут привести к неэффективности использования финансового аутсорсинга.

Риски. По источнику возникновения все риски использования финансового аутсорсинга можно разделить на риски внешней среды и внутренней среды.

Риски внешней среды заказчика

Несовершенство законодательной базы

Риск характеризуется как недостаточной проработкой регулирования деятельности финансового аутсорсинга на государственном уровне, так и пробелами, неточностями и не состыковками в действующем бухгалтерском и налоговом законодательстве, которые могут привести к невозмещаемым со стороны исполнителя штрафным санкциям.

Изменение законодательства в неблагоприятную сторону

К таким изменениям относятся: введение дополнительного налогового бремени, установление ограничений в виде лицензирования или санкций, запрет деятельности как таковой.

Отсутствие методик

Отсутствуют общепризнанные методики выбора поставщиков услуг, оценки качества и эффективности использования финансового аутсорсинга и поставщики для оказания услуг пользуются исключительно своими внутренними наработками.

Смена владельца или руководства

Риск характеризуется сменой системы управления компанией и сменой приоритетов развития, что может привести к ухудшению управления и снижению качества оказываемых услуг.

Банкротство аутсорсера

Поскольку у заказчика нет возможности влиять на деятельность аутсорсинговой компании, всегда присутствует риск что в силу ряда причин компания-исполнитель может обанкротиться.

Риски внутренней среды исполнителя (внешние для заказчика):

Прием на услуги без предварительной экспертизы качества учета предыдущих периодов повышает риск некачественного оказания услуг и получения штрафных санкций со стороны контролирующих органов, которые не будут возмещены исполнителем, так как ошибки предыдущих периодов будут находится за пределами ответственности исполнителя;