Глава 1. Подготовка

Несмотря на очевидную важность подготовки, не всегда переговорщики знают, как эффективно подготовиться, не всегда располагают необходимым временем.

Разбирая с коллегами неподготовленные переговоры, раз за разом мы приходили к выводу, что полученный результат значительно уступает тому, который можно было бы получить. Другой интересный вывод: то, что нам иногда удается добиться поставленных целей без подготовки, получается не потому, что мы эффективно ведем переговоры, а потому, что мы ставим низкие цели.

Лучше всего важность подготовки передают два правила:

1. Провалить подготовку, означает, подготовить провал переговоров.

2. Если вы пришли на переговоры и что-то выбивает вас из колеи, значит вы плохо подготовились.

Не стоит надеяться на импровизацию, если вы решили эффективно провести предстоящие переговоры. Инвестируйте свое время и силы в подготовку переговорного процесса. Правило такое: 90% времени – подготовка, 10% – сами переговоры.

1.0 мобильное приложение как планировщик-тренажер переговоров

Мобильное приложение BeReady

Планируя переговоры шаг за шагом, вы способны провести эффективную встречу любого уровня, будь то серьезный разговор с партнерами по бизнесу или общение с друзьями и внутри семьи.

Мы уже поняли, что готовиться к переговорам следует системно и технологично, продумывая не только их содержание, но и организационное обеспечение. Используя систему BeReady при подготовке к встрече, мы можем учесть оба эти аспекта.

К важным организационным вопросам стоит отнести: дату встречи, время, место проведения, а также определить участников.

Расставляя акценты при определении наилучшего времени для назначения переговоров стоит учитывать периоды, в которые человек находится на пике своей активности. Наиболее благоприятным временем для проведения результативной встречи станут утренние часы: 10 – 11 утра. Наилучшие дни недели, когда человек находится на пике своей физиологической и психической формы – вторник, среда, четверг.

При выборе места переговоров нужно учитывать, что встреча может проходить как в вашем офисе, так и у партнеров – оба варианта имеют плюсы и минусы. Общаться на своей территории легче и спокойнее, плюс вы можете больше времени уделить своей основной работе, либо подготовке к встрече. Но потребуется затратить больше энергии на организационные вопросы. На чужом поле выше психологическое напряжение, однако, проведение переговоров на чужой территории дает вам преимущество в том, что вы можете взять тайм аут при ответе на какой-то каверзный вопрос, сославшись, что у вас, например, нет с собой данных.

Определяя участников встречи, стоит учитывать, что в ходе переговоров возможны ситуации, когда одному человеку будет очень сложно вести дискуссию, слушать других, усваивать новую информацию и анализировать происходящее. Поэтому по возможности, рекомендуется проводить переговоры так, чтобы с вашей стороны было минимум два человека.

Если предмет переговоров достаточно серьезен для того, чтобы участие ваших коллег было экономически оправданным и целесообразным, следует сформировать команду переговорщиков, которые помогут вам представлять интересы вашей компании. Отбирая участников, необходимо назначить каждому определенную роль. Распределение ролей придаст вес, уверенность и слаженность переговорному процессу и команде. Важно распределить функционал.

Определите, кто выступит в роли лидера – человека, кто возьмет на себя инициативу в обсуждениях, будет говорить от лица группы и определять, когда остальные участники вступят в дискуссию. Второй человек прикрывает, задаёт проясняющие вопросы и делает резюме. Если вам позволяет ситуация, привлеките к переговорам третьего участника – того, кто будет наблюдать и анализировать. Главная задача наблюдателя – слушать, что говорят остальные участники переговоров, следить за происходящим и делать подробные заметки. Важно дословно фиксировать, что говорит другая сторона, чтобы впоследствии не интерпретировать фразы в соответствии со своими желаниями, отмечать поведенческие особенности и невербальные сигналы.

Таким образом, определив эти основные организационные параметры, мы можем зафиксировать их в первом шаге приложения BeReady.

По мнению профессионалов, переговоры – это некий поединок и поэтому в процессе встречи, важно не показывать слабость, быть уверенным в собственных силах и в отстаиваемой позиции, а также заранее готовиться к любому повороту событий. Поэтому при подготовке важно проанализировать, что усиливает и что ослабляет наши позиции.

Усилить позицию может наличие специализированных знаний в определенной области, наличие определенных взглядов на данную ситуацию, знание причин ее возникновения, обладание необходимыми навыками, важными документами и пр. Также важно знание потребностей второй стороны. Чем лучше вы осведомлены о положении дел вашего оппонента, тем сильнее ваша позиция в переговорном процессе.

К факторам, ослабляющим наши позиции, нужно в первую очередь отнести наличие нужды. И чем ее больше, тем проще оппоненту настоять на своих условиях. В основе состояния нужды лежит страх – страх потерять клиента, не подписать контракт, уйти ни с чем и т. д. Переговорщик силен в том случае, если его внутренние весы ХОЧУ – НУЖНО находятся в равновесии.

Также в качестве ослабляющих факторов, стоит проанализировать такие факты, как предыдущая история взаимоотношений, наличие серьезной конкуренции, имидж на рынке и т. д.

Все эти параметры стоит тщательно продумать и внести в соответствующий шаг подготовки.

В процессе переговоров каждая сторона в любой момент времени может сказать «нет». К этому нужно быть готовым и адекватно воспринимать это решение.

Мы порой настолько зацикливаемся на положительном исходе встречи, что рисуем для себя только единый сценарий. В итоге мы загоняем себя в состояние нужды, что в итоге порождает давление, которые мы начинаем испытывать. Готовясь к переговорам важно заранее диагностировать наши мысли и эмоции относительно негативных последствий, которые могут наступить в случае, если нам не удастся договориться. При чем стоит проанализировать не только давление, которое испытываем мы, но и то давление, которое может испытывать другая сторона. Чем раньше мы сможем проанализировать текущее состояние, тем проще нам будет преобразовать наши эмоции, взять контроль над ситуацией и разработать сценарий действий, который нас полностью устроит, при любом исходе встречи.

Для тщательного анализа испытываемого как нами, так и другой стороной давления, в системе BeReady отведен отдельный шаг.

Готовясь к переговорам необходимо задуматься, какие интересы могут у вас возникнуть при решении той или иной ситуации. Эти интересы будут гранями многогранника интересов. Всегда есть основной интерес, который переговорщик, как правило, видит сразу, но обязательно в любой ситуации будут, пусть на первый взгляд незначительные и менее важные грани. Интересы могут быть материальными и не материальными. Наиболее сильные интересы – это основные человеческие нужды: безопасность, экономические выгоды. Очень важно визуализировать интересы. Для того, чтобы выявить различные интересы каждой из сторон большую помощь может оказать их изложение, это поможет разложить интересы в определенном порядке.

Используя очередной шаг подготовки в BeReady, необходимо проанализировать возможные выгоды, которые мы и другая сторона может извлечь из предстоящих переговоров. Вносим как свои, так и интересы другой стороны по мере значимости.

Когда стороны ведут переговоры только за один интерес, как правило, такие переговоры становятся ожесточенными. Договориться возможно только тогда, когда обе стороны видят несколько интересов и эти интересы расположены в соответствии с определенными позициями.

Делая следующие шаги, мы определяем для себя три важных позиции в переговорах:

1. Красная черта – минимальное значение основной выгоды, меньше которой нарушаются наши интересы.

2. Желаемая позиция – значение основного интереса, тот результат, который нас полностью устроит.

3. Заявляемая позиция – значение основного интереса, которое будет являться стартом в переговорах. Она должна быть завышена и, конечно же, отличаться от желаемой.

Занимаясь построением многогранника интересов, мы определяем тот интерес, который для нас действительно важен.

Основным интересом может быть, что угодно, в зависимости от того, о чем вы ведете переговоры: заработная плата, отсрочка платежа, скидка на продукцию. Учитывая все остальные интересы, вы строите многогранник интересов, определяя его периметр. При изменении интересов, периметр не должен изменяться. Другими словами, если вы соглашаетесь на меньшую заработную плату при устройстве на работу, вы должны понимать за счет каких интересов вы сможете сохранить значение периметра многогранника: будь то удобное территориальное расположение работодателя, социальные гарантии, гибкий график и т. д. Это правило позволяет вам двигаться навстречу оппоненту, не уступая своим интересам.

BeReady позволяет при подготовке к переговорам заранее определить грани своего многогранника интересов и четко зафиксировать все три позиции, основываясь на которые, вы сможете провести встречу, не нарушая свои интересы.

Одной из основных целей переговоров является получение конкретного решения от другой стороны по важным для нас вопросам. И это решение может быть, как положительным, так и отрицательным. Для сохранения позиции и уверенности в переговорном процессе мы должны заранее решить, как мы будем действовать при любом решении, принятом другой стороной. Для этого заранее при подготовке к переговорам нам необходимо ответить на вопросы:

Что я буду делать в случае положительного решения?

Предусматриваем меры, закрепляющие успех (подписание контракта, разработка плана по углублению сотрудничества) и предотвращающие возможные угрозы (срыв соглашения конкурентами).

При достижении договоренностей следует их письменно закрепить, это уменьшит возможность их произвольного толкования в дальнейшем. Важно понимать, что отсрочка выполнения достигнутых договоренностей может вызвать сомнения и недоверие сторон друг к другу, поэтому используя данный шаг, вы сможете четко спланировать свои действия на заключительном этапе переговорного процесса.

Что я буду делать в случае отрицательного решения?

Что вы предпримете, если оппонент будет «продавливать» вас ниже «красной черты», либо примет отрицательное решение по важному для нас вопросу. Мы должны быть готовы принять с уважением решение другой стороны и понимать, что именно мы будет делать в случае отказа. Важно наметить конкретные действия на этот случай, что позволит нам не бояться отказа. В противном случае, если мы будем к этому не готовы, скорее всего, придется соглашаться на условия противоположной стороны. Наличие плана А и Б, если что-то пойдет не так, позволит отстоять хотя бы минимально приемлемую позицию. Это придаст уверенность, отсутствие которой считывается другой стороной и дорого обходится.

Подводя итог, следует отметить, что чтобы поддерживать уверенность в себе и продвигаться к намеченному результату стоит заранее определить, что мы будем делать, если другой стороной будет принято решение «нет». Этот сценарий должен быть четко зафиксирован в нашем сознании, и мы должны держать его в фокусе при подготовке к переговорам.