глава 1

Структура письма — общие правила. «Суть → детали → суть»

Что такое «хорошо структурированное письмо»? Загляните в специальную литературу — и найдете там десятки советов и правил. В начале обязательно должно быть вступление, в конце — заключение, посередине — основная часть… А по большому счету правило только одно и критерий хорошей структуры письма один. Если письмо удобно для прочтения, если оно учитывает принципы восприятия информации адресатом, значит структура у письма верная. А если нет, значит нет.

Сделать письмо удобным для адресата как раз и помогает принцип «Суть → детали → суть». Этот принцип применим ко всем письмам без исключения. На нем строятся все следующие таблицы, половина схем — и большая часть этой книги. Именно он позволяет составить информативное информирующее письмо, убедительное убеждающее послание — и с нужной степенью жесткости покритиковать адресата или отказать ему. Если вы запомните изо всей книги всего один принцип — пусть это будет принцип «суть → детали → суть». Так в чем же он состоит?

Представьте, что вам предложили на выбор две инструкции. Какую вам будет проще и удобнее выполнять?

ВАРИАНТ 1

Карась, сова, жираф, бегемот, щука, ворона, заяц, налим, соловей, лиса, карп, утка

Запомните как можно больше существ из списка.

ВАРИАНТ 2

Запомните как можно больше существ из списка

Рыбы:

Карась, налим, щука, карп

Птицы:

Сова, ворона, соловей, утка

Животные:

Жираф, бегемот, заяц, лиса

Скорее всего, вы выберете второй вариант — и на собственном опыте убедитесь, что наше восприятие подчиняется двум правилам:

1. Нам неудобно воспринимать факты, если мы не понимаем, для чего они сообщаются. Нужно сначала узнать, что с этими фактами делать — запоминать их, анализировать или, скажем, сортировать.
2. Нам неудобно воспринимать большое количество несистематизированных фактов. Нужно их сгруппировать по понятному принципу.

Как же учесть эти два важных момента в деловой переписке? Для этого достаточно строить любые письма по следующей схеме.

В том, как это делать, мы разберемся на первом примере.

Уважаемый Иван Петрович!

Как Вы знаете, в бюджете нашего района нет средств на поддержание клуба «Факел» в поселке Верхнее, где проживают сотрудники нашего предприятия. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований. В здании клуба уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Используемое оборудование тоже давно устарело. Поддержав клуб «Факел», мы сохраним в поселке единственный настоящий очаг культуры — и на деле покажем социально ответственную позицию нашей компании.

Если вы — Иван Петрович, спорим, что вам не удастся с ходу понять, что от вас требуется и зачем. Это письмо очень похоже на первую инструкцию из нашего теста на запоминание. Сразу после обращения на ни в чем не повинного адресата обрушивается поток фактов — а зачем нужны эти факты, не сообщается. «В бюджете нет средств, нечем платить зарплату ведущим кружков и секций? А я тут при чем?» — удивляется Иван Петрович и с большой вероятностью закрывает письмо. Как же составить письмо, чтобы директор все-таки дочитал его?

Попробуем применить схему и «во первых строках» объяснить адресату, зачем мы пришли и для чего говорим про разруху в «Факеле».

Уважаемый Иван Петрович!

Прошу Вас рассмотреть возможность оказания помощи расположенному в нашем поселке культурному центру «Факел».

Как Вы знаете, в бюджете нашего района нет средств на поддержание культурного центра «Факел» в поселке Верхнее, где проживают сотрудники нашего предприятия. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Используемое оборудование тоже давно устарело.

Поддержав центр «Факел», мы сохраним в поселке единственный настоящий очаг культуры и на деле покажем социально ответственную позицию нашей компании.

Согласитесь, стало понятнее (от самых въедливых и внимательных читателей я уже жду возражения: «Разве можно прямо после «здрасьте» о чем-то просить? Нас же сразу пошлют!» Я согласна. Такое начало действительно чревато — и у него есть альтернативы. Эти альтернативы мы подробно обсудим в третьей главе — об убеждающих письмах. Прим. авт.). Но середина письма все еще оставляет желать лучшего, и в ней по-прежнему нелегко разобраться. Попробуем сделать следующий шаг — поместить рыб к рыбам, птиц к птицам, а животных к животным.

Уважаемый Иван Петрович!

Прошу Вас рассмотреть возможность оказания помощи расположен­ному в нашем поселке культурному центру «Факел».

В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой».

Средств на поддержание центра в районном бюджете нет. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. Используемое оборудование тоже давно устарело.

На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований.

Считаю необходимым поддержать центр «Факел», сохранить его для наших сотрудников и их односельчан и тем самым на деле продемонстрировать социально ответственную позицию нашей компании.

Стало еще удобнее и понятнее, и, в принципе, на этом шаге можно остановиться. Но мы еще раз применим принцип «суть → детали → суть». В начале письма мы уже сообщаем адресату, о чем дальше пойдет речь в письме. Попробуем сделать то же самое для каждого из абзацев.

Уважаемый Иван Петрович!

Прошу Вас рассмотреть возможность оказания помощи расположенному в нашем поселке культурному центру «Факел».

«Факел» служит для жителей поселка, и в том числе наших сотрудников, единственным очагом культуры. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой».

К сожалению, «Факелу» катастрофически не хватает финансирования. Средств на поддержание центра в районном бюджете нет. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. Используемое оборудование тоже давно устарело.

Наша организация могла бы оказать центру «Факел» посильную помощь. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований.

Считаю необходимым поддержать центр «Факел», сохранить его для наших сотрудников и их односельчан — и тем самым на деле продемонстрировать социально ответственную позицию нашей компании.

Обычно на тренингах, видя этот вариант, участники говорят: «О, теперь то что надо!» А вот что