1.3. Ответственность администратора АХО

Администратор административно-хозяйственного отдела – это весьма высокая должность, в крупных компаниях администраторы АХО входят в число первых заместителей генерального директора, поэтому вполне логичным является тот факт, что на руководителя административно-хозяйственного отдела возложена ответственность за очень многие процессы, имеющие место в жизни компании.

Прежде всего, администратор АХО несет ответственность за своевременное и качественное выполнение всех возложенных на него обязанностей (офис должен быть вовремя убран, сотрудники – снабжены канцелярскими принадлежностями, техническое оборудование отремонтировано и т. д.). Соответственно, даже если в административно-хозяйственном отделе есть сотрудник, отвечающий, например, только за качественную уборку офисных помещений компании, то в случае, если уборка произведена не будет (либо будет произведена некачественно), ответственность перед начальством будет нести и следящий за уборкой сотрудник, и сам администратор АХО.

Обычно ответственность администратора административно-хозяйственного отдела определяется специальным документом – должностной инструкцией – и включает в себя не только контроль над выполнением (в маленьких компаниях иногда – и само выполнение) необходимых для компании функций. Другие пункты инструкции, определяющие ответственность администратора АХО, могут варьироваться в зависимости от специфики конкретной компании: например, некоторые из функций административно-хозяйственного отдела могут быть отдельно выделены в подпункты должностной инструкции (обычно подчеркивается важность для компании тщательного выполнения именно этих функций). Когда в небольших компаниях администратор АХО выполняет, помимо типичных для своей должности, какие-либо другие обязанности, в разделе «ответственность» его должностной инструкции указываются и они. Другими словами, администратор административно-хозяйственного отдела несет ответственность за все, что он делает.

Примерный вид раздела «ответственность» в должностной инструкции для администратора административно-хозяйственного отдела:

Администратор АХО несет ответственность за:

1) невыполнение (несвоевременное выполнение, некачественное выполнение) своих служебных задач и обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией (разумеется, задачи и обязанности должны соответствовать трудовому кодексу Российской Федерации);

2) нарушения законодательства РФ при осуществлении предписанной настоящей инструкцией деятельности;

3) нарушения правил и норм внутреннего трудового распорядка компании;

4) низкую эффективность работы административно-хозяйственного отдела;

5) обеспечение трудовой дисциплины среди сотрудников отдела;

6) нарушение правил пожарной безопасности, техники безопасности и санитарных норм;

7) предоставление недостоверной или неточной информации о состоянии выполнения поставленных руководством компании практических задач;

8) разглашение конфиденциальной информации («коммерческой тайны») или выдачу документации компании посторонним лицам.

Остановимся подробнее на шестом пункте приведенного раздела должностной инструкции администратора административно-хозяйственного отдела. Если невыполнение служебных обязанностей и задач, поставленных руководством компании, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и необеспечение трудовой дисциплины грозят администратору АХО, в худшем случае, увольнением (в лучшем случае – замечанием со стороны начальства), то нарушение правил пожарной безопасности, техники безопасности и санитарных норм уже чревато административной или даже уголовной ответственностью. Даже если, например, во время произошедшего в помещении компании пожара не будет человеческих жертв, администратор АХО и руководитель компании (или арендодатель помещения), согласно законодательству РФ, должны быть привлечены к административной ответственности и будут вынуждены заплатить штраф. Если же произошедший пожар станет причиной гибели людей, то такая ситуация влечет за собой уже уголовное дело и обвинение сразу по нескольким статьям (причинение смерти по неосторожности, халатность и др. в зависимости от конкретного случая), что грозит уже лишением свободы сроком на несколько лет. Административная или уголовная ответственность могут последовать и в том случае, если, например, в столовой компании были нарушены санитарные нормы. Нарушения технологического процесса (например, соус или кисель с неправильной консистенцией) влекут лишь административную ответственность (или же просто представление с требованием устранить нарушения законодательства РФ), тогда как случаи отравления сотрудников в столовой компании грозят уже уголовной ответственностью.

Если коснуться ситуации, примерно в одинаковой форме протекающей во многих маленьких компаниях, то выясняется, что администратор административно-хозяйственного отдела (как правило, в таких компаниях – в должности завхоза или офис-менеджера) обязан заниматься, помимо основных своих функций, множеством сторонних дел (обычно это обуславливается маленьким штатом сотрудников и отсутствием возможности или желания приема новых). Например, в малых коммерческих организациях руководитель АХО нередко контролирует открытие и закрытие магазинов, качество их охраны, инкассирует деньги из магазинов в головной офис (или обратно). Соответственно, в этом случае в должностной инструкции этого лица прописывается ответственность за качество выполнения этой работы. Может показаться, что на эти «дополнительные» обязанности, приносящие также новые условия ответственности перед начальством, администратор административно-хозяйственного отдела вправе обращать меньше внимания, чем на свои прямые обязанности. Однако, поставив свою подпись на должностной инструкции, администратор АХО, как и любой другой сотрудник, принимает предложенные ему руководством компании условия. Поэтому за такие «дополнительные» обязанности администратор административно-хозяйственного отдела несет ответственность не меньшую, чем за выполнение своих прямых обязанностей.

Итак, администратор административно-хозяйственного отдела несет ответственность, в первую очередь, за выполнение всех функций своего отдела и за решение практических задач и целей, поставленных руководством компании.

Глава 2. Компьютерная программа и ведение склада в Excel

Как уже говорилось в первой главе, сейчас одним из основных требований к кандидатам на должность администратора административно-хозяйственного отдела является знание персонального компьютера на уровне уверенного пользователя. Администратору АХО знание компьютера требуется в первую очередь для составления смет, ведения и поддержки баз данных, библиотек и архивов. Когда же заходит вопрос о программном продукте, способном выполнять все необходимые администратору административно-хозяйственного отдела функции, сначала говорят о продукте Microsoft Office Excel, считающемся наиболее простым и даже примитивным среди множества программ такого рода. Этот программный продукт считается интуитивно понятным, однако на интуицию здесь стоит рассчитывать лишь людям, хорошо знакомым с другими приложениями Microsoft Office.

От стандартного окна практически любого другого приложения ОС Windows окно MS Excel отличается в первую очередь своей структурой, т. е. наличием внутренней многооконности. По умолчанию, т. е. без изменения настроек программы пользователем, рабочее окно MS Excel выглядит следующим образом.

1. Заголовок окна.

2. Электронная таблица (собственно рабочая область окна MS Excel).

3. Панель инструментов.

4. Строка формул.

Расположенный в самой верхней части окна заголовок содержит названия активного приложения («Microsoft Excel») и открытого файла (например, «Книга 1» или «Book 1»).

Электронная таблица представляют собой ту самую рабочую область, в которой и производится работа с данными и переменными. Каждая ячейка электронной таблицы имеет свои координаты: числовое обозначение строки и буквенное – столбца. Максимальное количество строк в таблице равно 65356 (числа 1, …, 65356); максимальное количество столбцов в таблице достигает 256 (буквенные обозначения A, B, …, Z, AA, AB, …, AZ, BA, …, BZ, …, IV). Итого максимальное количество ячеек в электронной таблице равно 2²⁴ = 16777216. Когда одна электронная таблица Excel перестаёт вмещать все необходимые данные, в том же файле можно создать ещё одну или несколько таблиц. По умолчанию в каждой новой «книге» MS Excel создаёт одну или несколько электронных таблиц, перемещаться межу которыми можно, нажимая на ярлыки с названиями электронных таблиц. По умолчанию они называются «Лист 1», «Лист 2» и т. д., но могут быть переименованы пользователем – для этого нужно навести курсор мыши на название ярлыка, которые необходимо изменить, нажать на правую кнопку мыши и в появившемся меню выбрать команду Переименовать.

Важный момент: ввод текста в любую из ячеек электронной таблицы будет вестись в одну строку, пока не будет полностью заполнена строка ввода строки формул; только тогда текст в ячейке автоматически перейдёт на следующую строку. Если, как при работе в обычном текстовом редакторе, во время набора текста в ячейке нажать клавишу «Enter», курсор переведет букву на следующую ячейку того же столбца, но не на следующую строку этой же ячейки. Чтобы вернуться к редактированию ячейки, нужно навести на неё курсор мыши и нажать на левую кнопку мыши дважды через короткий промежуток времени без остановки (если нажать на кнопку только один раз, то при попытке ввода текста старое содержимое ячейки будет удалено).

Панель инструментов в MS Excel по умолчанию расположены между заголовком окна и электронной таблицей. Сразу под заголовком окна располагается строка меню команд, которую можно отличить от других панелей окна MS Excel по словесным заголовкам подменю и команд, тогда как другие панели – панели инструментов – имеют вид рядов кнопок с иконками, обозначающими функции, которые выполняются при нажатии кнопок. В некоторых новых версиях MS Excel выпадающее меню строки команд показывают не все команды меню (показываются наиболее часто выбираемые команды каждого меню); чтобы увидеть полный список, необходимо нажать на кнопку с указывающей вниз стрелкой в нижней части открывшегося выпадающего меню.

Каждая из панелей инструментов имеет собственное назначение. Например, в панели Рисование собраны инструменты для рисования линий и простейших геометрических фигур, в панели Форматирование – средства для форматирования текста. Пользователь MS Excel может самостоятельно настроить вид рабочего окна программы и выбрать именно те панели инструментов, которые необходимы ему для работы. Сделать это можно несколькими способами.

1. Навести курсор мыши на любую из панелей инструментов и нажать правую кнопку мыши, после чего в выпадающем меню выбрать и отметить галочками те панели, которые нужны для работы.

2. Выбрать в строке команд меню Вид, после чего в выпадающем подменю – Панели инструментов; в появившемся списке панелей инструментов отметить галочками нужные для работы.