Принцип бизнеса № 2: Команда

Помимо стратегии, любой преуспевающий бизнесмен нуждается в тщательно подобранной команде физических лиц и организаций, которые помогают ему добиваться успеха. Команда создает необходимый эффект рычага в инвестициях. К собственной выгоде вы можете использовать время, таланты, связи, знания и ресурсы каждого из участников команды.

Советы по комплектованию команды

План. Тщательно продумайте, люди с какими знаниями и умениями вам нужны в команде. К примеру, вам потребуются юрист, бухгалтер, банкир, по крайней мере один управляющий недвижимостью и другие специалисты. Заранее определите, какие специалисты вам нужны, прежде чем принимать решение, кто именно будет выполнять эти функции.

Рекомендации. Самые лучшие специалисты всегда приходят в команду по рекомендации людей, которым вы доверяете. Необходимо, однако, чтобы рекомендующее лицо само являлось инвестором в недвижимость и хорошо знало вашу ситуацию и потребности. Хорошим источником рекомендаций служат обычно юристы, бухгалтеры, а также ваши наставники в бизнесе.

Договорная основа. Убедитесь, что у вас есть надежные и ясные договоренности и соглашения с каждым из членов команды, что они знают, чего от них ожидают и на что они сами могут рассчитывать с вашей стороны.

Прежде чем завершить эту тему, позвольте поделиться с вами личным опытом работы в команде. Все мои друзья и знакомые знают, что основную часть рабочего времени я посвящаю развитию своей фирмы. Это не позволяет мне уделять достаточно внимания инвестициям в недвижимость. Но мне нравится это занятие, и я отлично осознаю, какую роль оно играет в моей стратегии накопления богатства.

По моим подсчетам, недвижимости я посвящаю не более одного часа в неделю. Тем не менее этот род деятельности приносит мне примерно 100 тысяч долларов в месяц. Все это происходит за счет отличной команды и применения других принципов бизнеса, о которых пойдет речь в данной главе.

Принцип бизнеса № 3: Учет

Вы, конечно, были уверены, что я включу учет в качестве одного из принципов бизнеса, так как сам являюсь бухгалтером. Нет ничего удивительного, что у меня естественная склонность к этому роду деятельности, но если вы опросите сто успешных бизнесменов, какую роль играет хороший бухгалтерский учет (и отчетность) в их делах, то по крайней мере девяносто пять из них оценят его очень высоко.

Почему? Потому что учет является основой хорошей отчетности, а отчетность дает возможность принимать правильные решения. Если вы не располагаете необходимой информацией, то каким образом вы сможете принять взвешенное решение, к примеру, о времени продажи недвижимости и откуда вы будете знать, дают ли ваши инвестиции доход, на который вы рассчитывали?

Все выдающиеся предприниматели осознают важность бухгалтерского учета. Хочу поделиться с вами своими личными подходами к его организации.

1. Цель учета

Бухгалтерский учет не должен осуществляться исключительно (или даже главным образом) для налоговой инспекции и других контролирующих органов. Основная его цель – получение достоверной и надежной информации для принятия оптимальных решений. Плохие инвесторы полагают, будто учет требуется только для того, чтобы бухгалтер в конце года мог подготовить документацию по снижению суммы налогов.

Это большая ошибка. Хороший бухгалтерский учет чрезвычайно важен для взвешенных решений. Без точных актуальных данных невозможно принять решение о покупке, продаже или рефинансировании. Откуда вы будете знать, какой объект недвижимости приносит вам доходы, а какой убытки? Вы даже не сможете определить, насколько хорошо ваш управляющий недвижимостью справляется со своими обязанностями.

Несколько лет назад вместе с Энн мы приобрели комплекс из жилых домов на четыре семьи в городе Меса, штат Аризона. Цена показалась нам неплохой с учетом информации, которой мы располагали на тот момент. Казалось бы, при совершении сделки были учтены все детали, но где-то примерно через год стало ясно, что наша собственность в ближайшем будущем не способна создавать положительные денежные потоки. В то же время мы заметили, что начала снижаться норма капитализации. Таким образом, основываясь на цифрах, мы приняли решение о продаже недвижимости. Благодаря понизившейся норме капитализации нам удалось получить существенную прибыль, и, кроме того, мы избежали ежемесячных денежных потерь.

Реальная история: моя команда берет на себя все хлопоты

Как же я нахожу время для занятий инвестициями? Вы уже, очевидно, поняли: с помощью своей замечательной команды. Там собраны такие специалисты, что мне достаточно только бегло просмотреть отчеты, принять решения (а это нетрудно, поскольку у нас имеются четко установленные критерии) и подписать документы. Помню, недавно руководитель команды проинформировал меня, что один из жильцов внезапно съехал из дома и при отъезде забыл отключить воду. Совершая регулярный обход принадлежащих нам строений, он обнаружил, что водопроводную трубу прорвало (дело было в Юте в конце зимы) и дом затоплен. Стоимость ремонта оценивалась примерно в 50 тысяч долларов.

Наш сотрудник немедленно принял меры. Перекрыв водопровод, он связался с управляющим недвижимостью и страховым агентом. Затем договорился со строительной компанией о проведении ремонтных работ, но предварительно, еще не заплатив никаких денег, убедился, что страховая компания готова компенсировать понесенные убытки. После этого он выставил счет управляющему и бывшему жильцу за ликвидацию той доли ущерба, покрытие которого страховщики на себя не взяли. Мне не пришлось абсолютно ни о чем беспокоиться. Весь этот инцидент отнял у меня каких-то тридцать минут (подписание доверенностей и беседа с руководителем группы).

2. Аккуратное ведение документации

Хотя хороший бухгалтерский учет не ограничивается только делопроизводством, он начинается с аккуратного и правильного ведения бухгалтерской документации. Это основа любых отчетов и анализов.

Ведение бухгалтерского учета – это всего лишь внесение результатов финансовых операций в соответствующие документы, которые впоследствии можно использовать для отчетности и анализа. Большинству своих клиентов я предлагаю перепоручить эту работу профессиональным бухгалтерским компаниям. Тем, кто хочет заниматься этим самостоятельно, рекомендую использовать очень простые компьютерные программы бухучета.

2A. План счетов

Начните с создания плана счетов (это простой перечень всех счетов, которые у вас ведутся, составленный с целью классификации денежных поступлений и расходов). Счета должны быть приведены в систему, удобную для работы. К примеру, покупку бумаги для принтеров кто-то относит на счет офисных затрат, а кто-то – на более общие производственные расходы. Вся разница лишь в том, насколько детальная отчетность вам впослед ствии потребуется. Помните только, что если у вас нет соответствующего счета, то вы не получите и отчета по данной статье.

Возьмите на заметку

Могу поделиться с вами небольшим секретом: вам нет необходимости составлять план счетов по каждому зданию, имеющемуся у вас в собственности. Вместо этого вы можете объединить их по категориям в рамках одной компьютерной программы, предусмотрев в ней опции, которые позволят выделять данные по каждой единице недвижимости.

Если составление плана счетов вызывает у вас затруднения, попросите о помощи своего бухгалтера (очень важного члена команды). Он с удовольствием поможет вам, причем сделает это очень быстро.

2Б. Скрупулезное внесение данных

Составив план счетов, можете заносить в документацию бухгалтерские данные. Помните, что вы должны детально учитывать каждую финансовую операцию. В большинстве таких операций используются денежные средства, поэтому если вы будете аккуратно записывать все полученные и потраченные суммы, то сможете учесть около 98 процентов всех операций. Однако некоторые операции, в частности амортизационные начисления, проводятся в безденежной форме. Для этого используется книжный учет. Поскольку вам, по всей вероятности, придется пользоваться этой формой учета, я вкратце объясню, как это делается.

Вы должны усвоить, что любая финансовая операция рассматривается с двух сторон – как дебет и кредит (записываемые соответственно в левую и правую половину бухгалтерской книги, причем итог в левой и правой половине должен быть всегда одинаковым). Любой приход всегда является дебетом относительно затрат, доходов и активов (левая сторона) и кредитом относительно оборотных средств (правая сторона). Расход всегда является кредитом относительно доходов, затрат и пассивов (левая сторона) и дебетом относительно оборотных средств (правая сторона). Чтобы повысить расходы или активы, вы дебетуете счет, а для повышения доходов или пассивов кредитуете его.

2В. Книжный учет

Когда вы заносите приход или расход в бухгалтерскую программу, она автоматически делает записи в обеих графах – дебет и кредит. Но иногда возникает необходимость внести в учеты исправления и дополнения по операциям, осуществлявшимся в безденежной форме. Это делается непосредственно в бухгалтерской книге. Произведя в ней записи, вы вручную записываете кредит и дебет. Давайте возьмем для примера амортизационные начисления, так как такую запись в бухгалтерской книге вам придется делать, как минимум, один раз в год.

Они вносятся как дебет в счет амортизационных расходов в сумме, которая рассчитывается за конкретный период (на основании специальных таблиц, которые можно получить в налоговой службе).

Одновременно эта же сумма вносится как кредит в счет аккумулированной амортизации.

Видите? Все очень просто.

3. Последовательность

Всегда используйте одни и те же счета для аналогичных приходов и расходов. Если вы решили, что стоимость писчей бумаги относится на счет офисных расходов, всегда заносите соответствующие затраты на этот счет. Не допускайте, чтобы в одном месяце эти затраты были отнесены на счет офисных расходов, а в другом – на счет производственных.

4. Периодичность

Данные в бухгалтерскую документацию вносите не реже одного раза в неделю. Если вы будете делать это нерегулярно, могут возникнуть две проблемы. Во-первых, объем информации постепенно накапливается до такой степени, что вам все меньше хочется заниматься этой работой, и вы испытываете большое искушение отложить ее до конца года, когда ее все равно придется делать, но теперь уже в страшной спешке. Отсюда вытекает вторая проблема: если вы не располагаете актуальной бухгалтерской информацией, то у вас страдает отчетность и вы не в состоянии принимать взвешенные решения.

5. Электронные банковские операции

Лично я всю бухгалтерскую документацию оформляю утром по пятницам. Это занимает у меня меньше одного часа, потому что я использую специально разработанные системы, в частности электронные банковские операции и автоматическую оплату счетов. Бухгалтерская программа сама классифицирует все электронные банковские операции и распределяет их по нужным счетам. Я считаю, что это удобнее и быстрее, чем пользоваться услугами сторонней бухгалтерской фирмы (однажды я сделал такую попытку, но понял, что впоследствии приходится тратить больше времени на всевозможные исправления и уточнения).

Следующий принцип, которым я хочу поделиться, касается получения отчетных материалов из бухгалтерских компьютерных программ. Если такие отчеты вы будете просматривать каждый месяц, то сможете быстро и эффективно принимать правильные решения относительно своей недвижимости.