Цитаты из книг автора «Ольга Лукинова»

Если у вас есть просьба, то сразу ее изложите в первом же сообщении. Это будет проявлением вежливости и заботы о собеседнике. Если вы хотите поговорить и узнать, как человек поживает, то найдите нешаблонные вопросы: «Что у вас на проекте происходит?», «Как в отпуск съездила?», «Чем планируешь заниматься в праздники?». Это будет сигналом

То, что человек online, не означает, что он готов общаться и оперативно отвечать. Часто люди не читают сообщения, потому что заняты или знают, что с ходу на сообщение ответить не смогут, им нужно время, чтобы найти информацию или чтобы напечатать ответ. И чтобы не забыть про это сообщение, они его не открывают, оставляют его напоминанием, что нужно ответить. Непрочитанным сообщением нам, по сути, отправляют сигнал: «Я не открывал сообщение, оно висит напоминанием, новое напоминание мне пока что можно не отправлять».

Мессенджеры подразумевают оперативный ответ. Если вы разрешили писать себе в мессенджеры по рабочим вопросам, то отвечать нужно гораздо оперативнее, чем на почту. Если нормальное время ответа на электронное письмо – сутки, то среднее время для ответа в мессенджере – час. Если нет времени на ответ, то лучше не открывать сообщение и оставить его непрочитанным. Если вы прочитали сообщение и пока не готовы на него ответить, то напишите, что ответите позже. Ведь пользователь видит, что вы прочитали сообщение, и уже начал нервничать, почему ему не приходит ответ, или счел такую реакцию проявлением неуважения.

А чтобы благодарность не была односложной и формальной, добавьте какую-то дополнительную информацию или напишите, чем можете быть полезны. Например: «Спасибо, что отреагировал так быстро. Теперь мы успеем получше подготовиться», «Спасибо за эскизы, я пересылаю их нашему арт-директору, буду держать вас в курсе», «Спасибо за данные, дизайнер сейчас их оформляет в красивую презентацию. Я пришлю ее тебе, чтобы ты тоже мог ее использовать».

Вы написали человеку просьбу, пусть даже очень простую, человек ее выполнил. Нужно ли написать «спасибо»? Или бессодержательное однословное письмо только отвлечет его от работы? Вопрос спорный, но я стараюсь благодарить. Если человек не хотел получать благодарность, то поворчит, что вы его отвлекли, но доброе слово и кошке приятно. А вот если человек привык сам благодарить, то, не получив благодарности, может посчитать вас грубияном. Поэтому лучше благодарите.

И напоследок – самые важные правила цифрового этикета. Заключение Цифровой этикет

Если задача – совместно сделать какое-то дело (донести информацию, принять решение и т. д.), то стоит избегать тех форматов, которые могут затруднить общее дело: нужно говорить кратко и по теме, использовать текст, а не голосовые сообщения, избегать флуда – все должно быть направлено на то, чтобы быстрее получить результат, и т. д.

Разграничить формальное и неформальное общение бывает сложно, поэтому часто помогает разделение на разные каналы связи. Например, деловые вопросы вы решаете только по почте и через мессенджер. А в социальных сетях – только неформальное общение. И тогда вы знаете, что своему приятелю-начальнику по работе пишете письмо, а обсуждаете с ним новый фильм в социальных сетях. Это поможет вам быстро переключать регистры и понимать, когда общение будет более деловым, а когда можно позволить себе неформальный подход.

Со смайлами в переписке нужно быть осторожным. Смайлы – признак неформального общения. В официальной переписке смайлы могут быть истолкованы неоднозначно: будто вы заигрываете, заискиваете, нарушаете дистанцию или ведете себя фамильярно.

Для удобства делайте между абзацами лишний пробел. Отступы сделают письмо более структурированным. Его будет гораздо проще и приятнее читать, чем «простыню» текста.