1.3. Кто относится к кадровым работникам?

В привычном понимании кадровый работник – это специалист по кадровой работе, который получил соответствующее образование. Такие работники ценятся, так как они нужны каждому работодателю. Однако в настоящее время, когда все большее количество людей становятся предпринимателями, кадровыми работниками на практике являются сами работодатели, если они лично осуществляют прием работников и самостоятельно ведут документацию, а не только специалисты кадрового делопроизводства, получившие профессиональные знания в данной области. Предприниматель имеет полное право осуществлять самостоятельное ведение документации. И таких работодателей на настоящий день в нашей стране немало. Поэтому условимся в том, что все категории лиц, занимающиеся у работодателя кадровой работой, будут называться нами «кадровыми работниками», или «кадровиками», будь это сам предприниматель, лично осуществляющий прием работников, или сотрудник отдела кадров. В настоящее время существуют и другие названия кадровиков, например, «специалист по персоналу», «специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом».

1.4. Ответственность работодателя за ведение кадровой работы

Судьба работника, который в будущем, достигнув пенсионного возраста, начнет оформлять государственную пенсию, находится в руках того или иного работодателя. Очень часто безответственное ведение кадровых документов (или неоформление вообще никаких документов, что процветает в предпринимательской среде) со стороны работодателя приводит к тому, что, отдав работе всю свою жизнь, работник на склоне лет вынужден нести моральные и денежные потери во время оформления пенсии.

В последнее время все большее количество людей начинают свое дело, и, нанимая работников, становятся работодателями. Но, зачастую, они видят в работниках прежде всего только инструмент для получения собственных доходов, нисколько не задумываясь о том, что из-за неправильно оформленных кадровых документов могут пострадать люди. Работодатель, возможно, подумает: «Не мое дело, что когда-то кто-то будет страдать, для меня это сейчас неважно». Однако уже сегодня и сейчас сам работодатель может быть наказан, если он неправильно ведет кадровое делопроизводство или вовсе его не ведет. И выявляется это в ходе плановых (и внеплановых) проверок инспекцией по труду, а также жалоб в соответствующие инстанции со стороны работников. Нарушая трудовое законодательство, работодатель (независимо от формы собственности) подвергает себя риску быть оштрафованным или дисквалификацированным. Это предусмотрено ст. 5.27. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (КоАП РФ) «Нарушение законодательства о труде и об охране труда»:

1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 тыс. до 5 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Необходимо отметить, что за нарушение установленных требований к составлению и ведению кадровой документации не только работодатель, но и должностное лицо, выполняющее кадровое делопроизводство, может нести следующие виды ответственности: дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую и уголовную. Поэтому кадровик обязан отдавать себе отчет о последствиях неправильного оформления кадровой документации. Этой теме посвящена гл. 62 ТК РФ «Ответственность за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права». За какие действия привлекают к тому или иному виду ответственности? Кадровых работников привлекают к дисциплинарной ответственности за неисполнение, ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Статья 193 ТК РФ определяет порядок применения дисциплинарных взысканий, а ст. 194 ТК РФ – порядок снятия дисциплинарных взысканий. К материальной ответственности кадрового работника привлекают согласно гл. 38 и 39 ТК РФ. К административной ответственности, в соответствии с КоАП РФ, как уже говорилось выше, привлекаются руководители и иные должностные лица организаций за нарушение законодательства о труде и охране труда. Уголовная ответственность руководителей и иных должностных лиц за нарушение законодательства о труде и охране труда наступает в случаях, определенных ст. 145 Уголовного кодекса Российской Федерации от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (УК РФ) «Необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение женщины по мотивам ее беременности, а равно необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение с работы женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет, по этим мотивам – наказываются штрафом в размере до 200 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов».

1.5. Схема кадровой работы

Если работодатель считает, что кадровая работа начинается с оформления трудового договора с работником, он глубоко ошибается. На самом деле, кадровая работа начинается задолго до принятия работника на работу. До начала приема на работу сотрудников, работодатель должен тщательно подготовиться к ведению кадрового дела. Следует напомнить, что принципы организации кадровой работы для индивидуальных предпринимателей такие же, как и для юридических лиц.

Трудовой кодекс и другие нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, регулируют порядок действий работодателя по организации и ведению кадровой документации. Например, в ст. 15 ТК РФ установлено, что трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Начинающие работодатели, независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, могут осуществлять кадровое делопроизводство по следующей примерной схеме:

1) разрабатывают и утверждают локальные нормативные акты:

– положение об отделе кадров (специального приказа по его введению в действие не требуется);

– инструкцию по кадровому делопроизводству, которая вводится в действие изданием приказа;

– другие нормативные акты;

2) производят финансово-экономическое обоснование перечня должностей, которые необходимы для успешной деятельности организации;

3) составляют штатное расписание;

4) издают приказ о введении в действие штатного расписания;

5) составляют должностную инструкцию к каждой штатной должности на основании предварительно разработанного и утвержденного работодателем локального нормативного акта – Положения о должностных инструкциях (см. статьи «Должностная инструкция» в гл. 4, «Локальные нормативные акты» в гл. 2);

6) разрабатывают бланк трудового договора, используемого в деятельности конкретного работодателя;

7) подготавливают: табели учета рабочего времени, платежные и расчетные ведомости на выплату зарплаты, расчетные листки (они содержат сведения о начислении денег, об удержании и ежемесячно должны выдаваться работнику на руки. Разрабатываются работодателем самостоятельно (унифицированной формы нет);

8) запасают достаточное количество бланков трудовых книжек по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;

9) подготавливают для ведения следующие две книги:

– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение № 2 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);

– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Инструкции (Приложение № 3 к вышеуказанной);

10) заготавливают бланки личных карточек;

11) заводят журнал приема работников, журнал увольнения, журнал учета отпусков и др.;

12) осуществляют прием работников, состоящий сначала в предварительном собеседовании работодателя и работника об условиях трудовых отношений;

13) предлагают работнику (в случае соглашения обеих сторон о заключении трудового договора) пройти предварительное медицинское обследование, предшествующее заключению трудового договора;

14) заключают трудовой договор (при положительном результате медицинского обследования), однако до момента подписания трудового договора дают прочесть работнику для ознакомления локальные нормативные акты (должностную инструкцию, правила внутреннего распорядка и др.).

Примечание: написания работником заявления о приеме на работу, в соответствии с ТК РФ, не требуется, но если такое заявление написано – нарушений законодательства нет;

15) издают приказ (распоряжение) о приеме на штатную должность конкретного работника на основе трудового договора. Этот приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора;

16) заполняют личную карточку и трудовую книжку в 5-дневный срок;

17) ставят работника на учет в соцстрахе в 10-дневный срок.

Необходимо отметить, что представленная схема отражает лишь примерную, наиболее общую схему кадровой работы, которая включает и другие аспекты делопроизводства, такие, как архивное дело, государственную статистическую отчетность, подробнее эти вопросы будут рассмотрены в соответствующих главах.

Все документы и образцы к вышеуказанным кадровым документам представлены в отдельных главах данной книги согласно ее содержанию.