Нематериальная мотивация
В основном в массовом подборе персонала работают сотрудники, которые только начали свой трудовой путь, либо с минимальным опытом работы в данной сфере. В связи с этим данных сотрудников можно хорошо замотивировать нематериально.
Нематериальная мотивация сотрудников отдела персонала близка с подобной мотивацией менеджеров по продажам. А учитывая, что мы тоже занимаемся продажами, то вы можете внедрять такие же программы нематериального стимулирования.
Лучший сотрудник месяца в отделе.
Данная мотивация напрямую связана с выполнением сотрудниками их KPI. Мы смотрим кто выполнил все показатели и выполнил их лучше других. Данного сотрудника на общем ежемесячном совещании отдела подбора персонала, где мы подводим итоги прошедшего месяца, хвалим, и если у вас в компании это принято, дарим грамоту «лучшего в отделе» или «сотрудник месяца».
Минус данной мотивации: если более трех раз подряд лучшим сотрудником становился один и тот же сотрудник, то она перестает работать в нужном для вас ключе. Сотрудники прекращают бороться за лучшие результаты, так как начинают думать, что зачем стремится, все равно лучшим сотрудником будет Оля.
«Доска почета».
Это доска с фиксацией результатов ваших сотрудников, где вы ежедневно фиксируете результаты сотрудников по отношению к выполнению плана. Так же, как дополнительный показатель, на доске результатов я прописываю процент выполнения всей воронки по подбору персонала, который также показывает насколько эффективно работает специалист отдела подбора. Таким образом у вас получается рейтинг сотрудников, а так же вы визуализируете результаты работы сотрудников. Визуализация результатов всегда способствует тому чтобы сотрудники могли улучшить свои результаты.
На доске мы, в зависимости от изменения результатов работы сотрудников, меняем их местами, то есть вверху у нас указан сотрудник с лучшими результатами, внизу, соответственно, сотрудник с худшими результатами. Таким образом, у вас постоянно меняется лидер данной таблицы-рейтинга.
Геймификация.
Учитываем, что в отделах подбора персонала в основном работают молодые, активные сотрудники поколения Z. Поколение, которое трудно мотивировать и вовлекать в рабочие процессы, которое часто сидит в телефонах и сильно зависит от гаджетов.
Их основное отличие от других поколений:
1. они рано выходят на рынок труда, чаще всего сразу же после окончания школы, а ВУЗ они выбирают с заочной или вечерней формой обучения, так как хотят заработать свои деньги;
2. они рано начинают вести общественную жизнь и деятельность;
3. они самостоятельны и интернет им всегда помогает в решении всех вопросов;
4. они трудно заводят друзей;
5. они сложно ориентируются в пространстве;
6. видеоигры – это основной их интерес.
Поэтому в работу нашего отдела подбора персонала, так же необходимо внедрять либо элементы геймификации, либо целиком периодически проводить геймификацию для отдела.
Геймификация может содержать элементы материальной и элементы нематериальной мотивации одновременно.
Когда необходимо внедрять геймификацию в отделе подбора:
1. Эффективность и результативность отдела необходимо поднять;
2. Сотрудники начали перегорать и необходимо поднять корпоративный дух и дух соперничества в отделе.
При внедрении элементов геймификации вам необходимо понять, какая игра их раззадорит, и за какой приз они действительно будут бороться. Можно, конечно, провести собрание и задать напрямую эти вопросы, но тогда элемента неожиданности и интереса при внедрении игры вы не получите. Поэтому обратите внимание на то, что интересует ваших сотрудников, какие увлечения у них есть, какие фильмы или игры активно обсуждают сотрудники отдела.
Геймификацию нельзя проводить по аналогии в других компаний, а так же нельзя проводить ее постоянно. Сотрудникам может надоесть постоянно, находится в игре. Также, слишком короткая игра может не принести необходимый для вас результат, а при слишком длинной игре им может надоесть играть в одно и тоже.
Для поколения Z, важна вовлеченность, быстрая переключаемость, разноплановость задач. В связи с этим игра должна вовлекать сотрудников, при этом они должны понимать, что задачи с каждым ходом игры могут усложняться, также они не повторяются. То есть сотрудники не должны догадываться о следующем шаге, который им придется сделать, тогда вовлеченность в игре будет большая.
Промежуток времени, на который необходимо запускать игру зависит от сроков, поставленных перед вами задач. Но не запускайте геймификацию на неделю, как минимум ее оптимальнее проводить месяц, идеальный срок – 3 месяца.
Приз для победителей должен быть существенным, а не тот который сотрудники могут позволить купить себе с одной заработной платы.
Идеально внедрять геймификацию, когда в компании есть CRM-система, а так же автоматизированная система подбора. Если данных систем у вас в компании нет, то вы должны продумать визуализацию игры и как фиксировать результаты сотрудников в игре.
Льготы трудовой дисциплины.
Очень хорошая нематериальная мотивация: всем хочется в пятницу уйти на час пораньше, либо получить раз в месяц один оплачиваемый выходной. За что сотрудник получит данную льготу в отделе, вы можете решить сами. Я же люблю отпускать сотрудников, которые выполнили воронку подбора персонала за неделю на 100 и более процентов, на 1 час пораньше. Все хотят уйти и борятся за данную возможность до последнего.
Таким образом, мы рассмотрели несколько примеров нематериальной мотивации, которые я внедряю в своем отделе, важно внедрять ту нематериальную мотивацию в отделе, которая будет интересна вашим сотрудникам, и они будут стремиться выполнять необходимые показатели.
Отчетность отдела подбора персонала
Как правило, когда мы приходим работать в новую компанию, мы знаем, что в отделе подбора персонала уже имеется своя отчетность. Очень редко, приходя в компанию, мы сталкиваемся с ситуацией, когда отчетность в отделе подбора персонала отсутствует. Я всегда просматриваю все отчетности отдела подбора, а так же уточняю у сотрудников, как часто они ведут отчетность, откуда они берут информацию для заполнения, а так же определяю время, которое они тратят на заполнение всех отчетов.
Идеально, когда в компании есть автоматизированная система подбора персонала и любую отчетность можно выгрузить, а как быть, если системы нет? Тогда мы сталкиваемся с MS Excel, и отчетность заполняем в данном документе. И здесь важно понимать, какие отчеты действительно необходимы руководству, не дублируют ли они информацию, а так же, насколько быстро они составляются.
Приведу пример: когда я пришла в новую компанию и увидела, что для того чтобы собрать информацию для еженедельной отчетности по количеству открытых вакансий сотрудники тратили целый день! Это было связано с тем, что сотрудникам отдела подбора персонала приходилось обзванивать всех руководителей объектов и уточнять у них информацию по количеству открытых вакансий. Сами понимаете, не всегда сразу дозванивались, директор может быть занят, либо просто элементарно не владеет информацией по потребности на его объекте (и с такими случаями приходилось сталкиваться). К тому же данная информация не всегда была корректной, так как руководители любили преувеличивать число вакансий для того чтобы сотрудник отдела подбора персонала обратил внимание на его объект и присылал больше соискателей, чем на другие объекты. А есть руководители, которые в принципе никогда не закрывали вакансии, им нравился сам процесс подбора персонала и т.д.
В связи с этим всегда необходимо понимать из какого источника мы берем информацию для составления отчетности, а так же вводим единый формат одного отчета, а не делаем дубляжи отчетов, где в одном отчете одна информация, а в другом такая же, но уже с добавлением дополнительной информации и т.д. А так же убираем из отчетности лишнюю информацию, которая необходима только для вас и для директора по персоналу.
Отчетность должна так же переплетаться с материальной мотивацией ваших сотрудников. Таким образом, если у сотрудников стоит в мотивации укомплектованность объектов, то и отчетность должна показывать укомплектованность на объектах.
Главные правила при составлении отчетности:
1. информативность документа;
2. быстрота его заполнения;
3. возможность анализировать данные, которые представлены в отчете;
4. прозрачность.
Далее я на примерах покажу, какие типы отчетов удобно использовать.
Менеджеры по подбору и рекрутеры должны обязательно вести лонг-лист соискателей (если у вас нет автоматизированной программы подбора персонала). В нем мы указываем ФИО, должность, контактный телефон, источник, результат собеседования и т.д. Данный отчет ведется на постоянной основе. Он позволяет видеть работу рекрутеров, а так же видеть информацию по соискателям (на каком этапе находится кандидат, что произошло с ним на определенных этапах). Этот отчет менеджеры и рекрутеры ведут одновременно, каждый заполняет свои графы.
Столбцы №1, 4, 5, 7 и 8 настройте выпадающим списком (периодически менеджеры и рекрутеры по разному пишут информацию и ее потом тяжело анализировать).
Столбцы с №1 по 6 включительно заполняет рекрутер, а столбцы с №7 и далее менеджеры по персоналу. Таким образом, в этом отчете мы видим следующую основную информация:
1. Источники подбора;
2. Количество приглашенных на определенные дни;
3. Входящие или исходящие звонки дают нам кандидатов;
4. Результат по кандидатам;
5. Количество оформленных;
6. Количество уволенных;
7. Время работы сотрудника в компании.
Это ваш основной рабочий документ, из которого вы берете информацию для остальных отчетов.
Общая отчетность рекрутеров и менеджеров по подбору, которую они ведут на ежедневной основе. Несет для них и для вас как руководителя информацию о том, как выполняется их KPI, а так же информацию по основным этапам воронки и какие этапы у вас проседают. Данный отчет необходим для просчета воронки подбора персонала, как отдельно по каждому менеджеру и рекрутеру, так и в целом по всему отделу. Он помогает направлять и корректировать работу.
В таблице пример отчета одного менеджера, цифры показаны примерные. Эфирное время по итогам месяца мы берем за средний показатель, все же остальные показатели суммируются.
Из данного отчета мы видим, что наш менеджер два дня мало звонил, это видно в первую очередь из показателей эфирного времени и из показателя «количество приглашенных».
Данный отчет я советую визуализировать системой «светофор», чтобы сразу видеть где у нас идет просев по показателям, чтобы это видели и вы как руководитель и менеджер.
Аналогично данные по своим показателям заполняют все сотрудники отдела подбора персонала. Информация из таких отчетов должна автоматически тянуться в общий отчет по компании. И вы уже видите общие цифры за день и за месяц по отделу. Если мы заметили понижение показателей, то тогда уже смотрим и проверяем отчетность каждого менеджера и ресечера.
Отчетность по источникам подбора персонала. Пример данного отчета мы приводили выше, когда разбирали стоимость кандидата. Повторюсь, в данном отчете мы указываем сумму, потраченную на конкретный источник, количество трудоустроенных из данного источника и стоимость одного сотрудника, привлеченного из данного источника. Составленный отчет наглядно помогает в быстром и эффективном анализе и через призму стоимости проанализировать те или иные источники подбора персонала.
Отчетность по укомплектованности объектов. Как мы уже рассмотрели ранее, основным отчетом здесь будет укомплектованность объектов персоналом. Его можно составить так, как вам и вашему руководству будет удобно. Основную информацию, которую мы должны видеть в данном отчете – это промежуточная укомплектованность объекта в день предоставления отчетности, какие объекты и в каких городах с низкой укомплектованностью, а так же количество принятых и уволенных сотрудников (для чего необходим данный показатель, я объясню вам позже).
Также в отчете должны быть указаны города и общая укомплектованность персоналом в данном городе – это необходимо для того, что бы вы и руководство компании видели какая ситуация существует в конкретном городе.
Давайте на примере разберем единый отчет, которым я пользовалась. Данный отчет удобен: он информативный и требуется немного времени на заполнение.
Аналогично мы делаем отчеты по всем объектам. Таким образом, мы видим в отчете не только укомплектованность всего объекта, но и укомплектованность по конкретным должностям. Вся информация по вакансиям представлена следующим образом:
Аналогично объединяем объекты по городам и т.д. Также можно объединять объекты и по другим важным для вас признакам. В итоге мы получаем отчет с общей укомплектованностью по сети.
Итак, давайте теперь разберем по каждой графе: какую информацию мы вносим, откуда ее берем, ну и зачем она нужна.
«Штат» – эта графа обязательна, ее изменение в течение года невозможно. А если руководитель объекта планирует изменить свой штат – это не обходимо согласовать не только со своим руководителем, но и с директором по персоналу. Только после этого мы вносим в данную графу изменения. Эту графу я обычно блокирую, что бы никто не мог вносить изменения.
Почему это необходимо делать и обязательно запрашивать утвержденное штатное расписание?
1. Это в первую очередь определяет ФОТ, который утвержден, и которого необходимо придерживаться, так как от него зависят и другие финансовые показатели объекта.
2. Это отличный рабочий инструмент при работе с массовым подбором:
2.1. мы можем отслеживать актуальность открытых вакансий, а так же не принимать в работу необоснованно открытые вакансии;
2.2. мы сможем отследить увеличение потребности на объектах, связанную с сезонностью, так как обычно это фиксируется в годовом бюджете.
«Факт» – эта тоже обязательная графа. До внедрения данного отчета мы запрашиваем в отделе кадров информацию, – на какой должности, и какое количество сотрудников числится на каждом объекте. После этого вносим информацию в данную графу. В дальнейшем эту графу мы так же блокируем к изменениям.
Она будет меняться сама, так как мы пропишем в ней формулу, при которой эти изменения будут возможны, а выглядит эта формула, будет следующим образом: «=Первоначальное число, которое мы взяли в отделе кадров + количество принятых – количество уволенных». Таким образом, как только мы ставим в графы «принято» и «уволено» какие либо цифры, у нас меняется фактическое количество сотрудников, которое работает на объекте.
«Замороженные» – графа, которая обычно вызывает вопрос – «Что это?», а так же вопрос «Зачем эта графа?». Данная графа необходима в отчете, так как в компании возможны случаи, когда произошел спад потребительской способности покупателей, либо руководитель объекта защитил бюджет и ФОТ с учетом роста своей выручки, сотрудник работает в плотном графике и т.д. То есть по штату мы видим, что сотрудники объекту положены, но руководитель объекта говорит, что ему не нужен данный сотрудник сейчас. Тогда для того, чтобы не портить общую картину отчетности, а так же для того, чтобы просто так не посылать сотрудников на объект, мы ставим в графу «замороженное» количество сотрудников, которое сейчас не нужно.
Данные в эту графу вносит сотрудник отдела подбора, как только получает информацию от руководителя объекта. То есть эту графу мы не блокируем, она меняется сотрудником.
«Итого» – это графа, которая показывает нам количество открытых вакансий на данном объекте, в данном городе или на конкретной территории.
Мы ее всегда блокируем, что бы никто не мог внести изменения, и вся информация в отчете считалась корректной.
В данной графе мы прописываем следующую формулу «=штат – факт – замороженные», таким образом, мы получаем реальное количество открытых вакансий на данном объекте. Информацию по количеству открытых вакансий при такой форме отчета руководители принимают, так как она обоснована, а не взята из головы.
«Принято» и «уволено» – графы, которые помогают нам просчитывать реальное количество фактически работающего персонала на объекте. Так же мы видим, на какие должности приняты или уволены сотрудники, как работает сотрудник отдела персонала. Информацию для данных граф мы берем из отдела кадров, и сотрудник отдела подбора персонала проставляет эти данные в отчет.
Соответственно, как только сотрудник персонала проставит эти данные, все остальные данные в отчете поменяются автоматически.
«Укомплектованность» – данная графа заблокирована, данные считаются автоматически. Мы видим не только укомплектованность всего объекта, но и укомплектованность по конкретной должности.
Таким образом, данный отчет дает нам полную информацию по движению персонала в компании, укомплектованности по должностям, территории, городам присутствия и, в общем, по всей сети. Мы можем с разных ракурсов проанализировать информацию, которая представлена в данном отчете. К тому же этот отчет хорошо и быстро читабелен.
Отчет по открытым вакансиям. В некоторых компаниях не важна укомплектованность объектов, а важно количество открытых вакансий на определенных объектах, на определенной территории, по всей сети, а так же в разрезе каждой должности.
В связи с этим отчетность будет составляться, исходя из важности данной информации для руководителей компании. Если у вас есть автоматизированная программа подбора персонала, то составить данный отчет у вас не составит труда. Вы просто нажмете на кнопку составить отчет по открытым вакансиям и вот отчет уже готов.
Если же у вас нет автоматизированной системы массового подбора персонала, то мы опять возвращаемся к MS Excel и составляем отчет, который выглядит следующим образом. Информацию в общий отчет мы подтягиваем из отчетов специалистов отдела подбора персонала. Таким образом, как только сотрудник отдела подбора персонала внес изменения в свой отчет, автоматически изменяется общий отчет по компании.
Приведу пример, как выглядит такого отчета.
Честно скажу, мне не нравится такая форма отчета, так как он не очень читабельный лично для меня, но я встречала данную форму отчетности в нескольких крупных компаниях. Руководство компаний часто данный вид отчета устраивает, поэтому мы активно им пользуемся.
О проекте
О подписке