Бюджет отдела подбора персонала

Бюджет составляется примерно во всех компаниях одинаково. Поэтому в данной главе затрону только основные принципы при составлении бюджета на год и расскажу, как правильно распределить бюджет на год в зависимости от сезонности подбора персонала.

При расчете годового бюджета мы должны просчитать и утвердить основные статьи бюджета:

1. ФОТ сотрудников отдела подбора персонала, включая запланированную индексацию заработных плат;

2. Стоимость источников подбора персонала;

3. Стоимость автоматизированной программы для подбора персонала;

4. Командировки;

5. Стоимость чат-бота;

6. Стоимость телефонии (сотовой связи);

7. Выделение денежных средств на реферальные программы и проверок тайным соискателем.

Это основные статьи бюджета, которые мы как руководители отдела подбора персонала защищаем, и согласно которым в дальнейшем работаем. За все остальные статьи расходов, такие как стоимость одного рабочего места, канцелярские товары и т.п. отвечают ответственные сотрудники других подразделений. При необходимости, если вам данная информация нужна для просчета ROI, ее всегда можно запросить.

Приведу пример бюджета, который я делаю, при этом в каждой компании действует своя форма составления бюджета (см. ниже).

При защите годового бюджета перед директором по персоналу вы должны хорошо подготовиться и уметь обосновать, каждый пункт затрат на подбор персонала:

– почему в определенные месяцы вы усиливаете рекламную компанию, а в другие наоборот уменьшаете;

– почему вы считаете именно данные источники более эффективным;

– почему вы запланировали командировки в данные города, а в другие города Вы не планируете ездить и т.д.

Никогда не защищайте бюджет без подготовки, ведь это очень важный момент в вашей работе. Потратьте на это время – правильно составленный бюджет облегчает работу отдела подбора персонала в течение года. Да и к тому же бюджет отдела подбора персонала всегда на много выше, чем в других подразделения департамента персонала.

Суммы, указанные в бюджете примерные – для наглядности составления бюджета.

Давайте теперь более подробно разберем статьи бюджета:

ФОТ – в данную статью расхода включены такие пункты, как заработная плата специалистов по подбору персонала, и возможная премия данных сотрудников за выполнение KPI. Вы заметили, что в течение года у меня сумма не меняется. Я всегда в начале года закладываю индексацию заработных плат сотрудников отдела подбора персонала. Делаю это для того, что бы в течение года уже не менять заработную плату наших сотрудников, плюс при дальнейшей защите бюджета – это не так бросается в глаза и повышение легче защитить.

Источники подбора персонала – в общем бюджете я никогда не указываю, на какие именно источники заложены средства. Сделано это для того, что бы, если вдруг какой-то источник станет хуже работать, а это возможно и с такими ситуациями я сталкивалась, можно было выделенный бюджет потратить на другой источник подбора. Также для защиты бюджета перед директором по персоналу разбиваю в отдельном документе, на какие источники, какие суммы в какой месяц будут расходоваться. При этом сразу обсуждаю, что я могу денежные средства перекидывать с одного источника на другой, в случае форс-мажорных обстоятельств.

На январь я всегда закладываю все суммы платежей по тем источникам, где годовая стоимость выгоднее, чем за каждый месяц. Например, годовой доступ к hh.ru, superjob.ru и т.п. А допустим сайты авито, vk.rabota и социальные сети можно оплачивать в течение года каждый месяц, так как от этого общая сумма за год не изменится.

На апрель, май, и октябрь у меня идет усиление рекламы, связано это с сезонностью.

У вас сезонность может быть другая, но вы всегда знаете в какой месяц необходимо увеличить количество соискателей, так как либо начинается текучесть персонала, либо это связано с сезонностью и т.п.

На декабрь месяц у меня всегда заложена минимальная сумма на источники подбора, связано это с тем, что основной подбор осуществляется примерно первые две недели декабря, а дальше подбор персонала потихоньку стихает, и большого привлечения персонала в данный период времени не требуется.

Никогда не закладывайте одинаковую сумму на каждый месяц, делайте это согласно вашей потребности в персонале. Тогда вам будет легче обосновывать все суммы, а сами знаете, что основная статься расхода в вашем бюджете – это источники подбора персонала. Я на своем опыте поняла, что так на много легче обосновывать бюджет, нежели «размазывать» общую годовую сумму на весь год.

Автоматизация – денежные средства закладываем на начало года, и соответственно сразу всю сумму оплачиваем за год, так как это намного выгоднее, чем оплачивать помесячно. Конечно, с любой компанией можно договориться о помесячной рассрочке по оплате, но не забывайте, что в компании в любой момент может, что то произойти и в какой-то момент вам перестанут согласовывать ежемесячную оплату данных счетов. А так вы не будете зависеть от форс-мажорных обстоятельств. А поверьте, моему опыту бывают такие случаи.

Чат-бот – здесь мы закладываем оплату помесячно, так как в случае низкой потребности в персонале нам может не понадобиться данный инструмент, и мы временно от него можем отказаться, так как будем справляться своими силами.

Если в вашей компании пока не внедрена автоматизация подбора персонала, и вы еще не пользуетесь услугами чат-бота, то соответственно данных статей расхода у вас не будет в бюджете. А если вы планируете это внедрение в своей компании, то данные суммы заложите лучше на март или апрель, ведь у вас некоторое время займет проведение тендера по выбору компании и согласование договора. В крупных компаниях этот процесс не быстрый, и иногда занимает очень много времени.

Когда вы запланируете данное внедрение, как обоснование просчитайте:

1. трудозатраты одного сотрудника на определенные действия;

2. трудозатраты директора объекта по действиям, связанным с подбором;

3. через какое время Вы сможете сократить количество сотрудников в отделе подбора персонала и т.д.

Командировки – всегда закладываю одну поездку в квартал, и в основном это мера «тушение пожара». Сейчас информационные технологии развиты, и контролировать дистанционно своих сотрудников в других городах стало проще. Многие компании любят направлять чуть ли не каждую неделю своих сотрудников в командировки, я же против данной меры и рассматриваю только редкое посещение других городов. Если вы правильно простроите контроль ваших сотрудников дистанционно, то смысл в частых командировках у вас отпадет.

На август, как вы заметили, на командировку заложена большая сумма, чем в другие месяцы, связано это только с тем, что это более дальняя поездка по расстоянию, чем предыдущие.

Если у вас небольшая компания, то соответственно данной статьи расходов у вас не будет в бюджете. В данном случае вы можете заложить в статью оплаты проезда по объектам с целью проверки качества проведения собеседований, а также проверки исполнения регламента по адаптации персонала.

Телефония – сумма в данной статье расхода всегда одинакова, и зависит только от выбранного вами тарифа сотовой связи, закладывайте лучше безлимитную связь, так как вы никогда не сможете просчитать, какую сумму вы потратите в тот или иной месяц. А сами знаете, что бывают месяцы, когда звонков совершается намного больше, чем, допустим, в январе или декабре.

Реферальные программы, тайный соискатель. Реферальные программы (например, акция «приведи друга») на данный момент имеются в каждой компании, при этом суммы в каждой компании различные. Статистика по выплатам в любой компании ведется, поэтому можно примерно просчитать какую сумму вы потратите на данную программу.

Суммы затрат на программу тайный соискатель/тайный стажер зависят от того, каким образом вы проводите проверки (своими силами, силами фрилансеров или специализированной компанией). Данные проверки никогда не провожу в декабре. И всегда их провожу месяц, через месяц. О данной программе более подробно поговорим чуть позднее.

Итак, мы с вами рассмотрели основные принципы составления бюджета отдела подбора персонала, занимающимся массовым подбором. В каждой компании существуют свои правила составления бюджета, здесь я показала те принципы при составлении бюджета, которые использую сама.

Также отмечу, что статью расходов «источники персонала» из расчета 30% от общего годового бюджета я распределяю и на отдел офисного подбора, так как они пользуются нашими источниками, пусть не всеми, но пользуются.

Стоимость кандидата

Как мы уже рассмотрели выше, в каждой компании на подбор и привлечение сотрудников выделяются огромные суммы. Многие организации пытаются снизить затраты на подбор персонала. Но как бы они не пытались это сделать, сумма с каждым годом возрастает, и это связано также с тем, что бывшие бесплатные источники подбора персонала становятся платными, а те источники, которые ранее стоили немного, после раскрутки поднимают стоимость своих тарифов.

В массовом подборе персонала стоимость привлечения одного сотрудника, постоянно запрашивают ТОП-менеджеры, а также в некоторых компаниях бюджет отдела подбора персонала рассчитывается в зависимости от необходимого количества, привлеченного персонала умноженного на стоимость одного кандидата. Все чаще руководители отделов подбора персонала сталкиваются в бюджетах с графой «стоимость одного привлеченного кандидата». Связано это еще с тем, что экономическая ситуация в стране не всегда стабильна. Да и компании стали просчитывать рентабельность всех отделов, а не только рентабельность отдела подбора персонала.

Так же при оценке работы отдела подбора персонала данный показатель стал учитываться, а где-то его стали считать одним из главных показателей эффективности работы отдела персонала.

В связи с этим руководителям отдела подбора персонала необходимо просчитывать данный показатель, не только с точки зрения самой стоимости, но и прослеживать ежемесячно линию тренда по этому показателю. Таким образом, вы сможет оценить работу отдела, а так же сможете оценить, насколько правильно вы подобрали и используете источники подбора персонала.

В разных компаниях стоимость кандидатов рассчитывается по-разному, единой принятой формулы расчета стоимости кандидата нет. Каким именно способом расчета пользоваться вам зависит от компании в которой вы работаете, а так же от того какой способ расчета вам больше всего удобен.

Давайте рассмотрим два способа расчета стоимости одного привлеченного кандидата. Названия я им дала следующие:

1. Простой способ расчета. Данный способ в основном используется во всех компаниях, где происходит массовый подбор персонала. Формула расчета:

По такой же формуле определяется и стоимость одного привлеченного сотрудника с конкретного ресурса. Если у вас есть автоматизированная система подбора персонала, то просчитать стоимость, таким образом, не составит труда, она будет рассчитываться автоматически, если же у вас нет автоматизированной системы подбора персонала, то в MS Excel не составит труда прописать эту формулу, и в конце каждого месяца вы сможете учитывать промежуточные данные.

Если вы считаете данные раз в месяц, а за источник вы заплатили сразу за год или за полгода, то не делайте ошибку, которую многие допускают. Например, в январе вы включили всю сумму, потраченную на данный источник подбора, а в остальные указываете, что на данный источник подбора не потратили ничего, и таким образом в январе стоимость будет большой за одного привлеченного сотрудника, а в другие месяца она будет равно нулю. Лучше разбейте данную сумму на число месяцев, за которые вы уже внесли данную сумму.

При таком расчете стоимость одного привлеченного сотрудника не должна превышать 3 000 рублей за одного сотрудника (практика 2021 и конец 2020 года, до этого сумма была 2 000 рублей). Если сумма превышает данный показатель, то необходимо разбирать воронки сотрудников отдела подбора персонала и искать причины на каком этапе воронки идет провал показателей. Другой причиной завышенной стоимости является неверно выбранные источники подбора персонала. Если стоимость привлечения кандидатов из одного источника слишком высокая, и мы понимаем, что данный источник подбора персонала в нашем случае не рентабелен. Здесь надо разбираться более глубоко, так как есть несколько причин, почему стоимость привлечения кандидатов из данного источника высока, например:

– неправильно публикуются, или не публикуются вакансии на данном источнике;

– сотрудники подбора персонала не заходят на данный источник или совсем им не пользуются;

– при разговоре с соискателем неправильно фиксируется источник подбора.

2. Полный расчет стоимости. Его еще называют ROI. За все время своей работы в массовом подборе данный расчет я встретила один раз. В данный расчет включаются все затраты на поиск персонала, как прямые, так и косвенные затраты. Формула расчета: