Цитаты из книги «Этикет делового письма»

Структура письма-запроса такая же, как и у любого делового письма, то есть ставится дата документа и исходящий номер (письмо-запрос может быть письмом-ответом, в таком случае необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают). Заголовок должен отразить суть запроса. Далее следует обращение, излагается содержание запроса (просьба что-то выслать, сообщить и т. п.), а в конце одна из форм вежливости (выражение надежды на сотрудничество). Данный документ обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации с реквизитами. Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа. В письме, содержащем оферту, обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями. Оферта – это предложение о з

указывается вид операции, а иногда и полная процедура, которая будет произведена. Бланк гарантийного письма должен содержать номер и дату исходящего документа, наименование адресата, соответствующий заголовок. Письмо может быть адресовано как руководителю организации, так и безлично, с указанием полного названия фирмы. В тексте письма указывается, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация гарантирует выполнить. В конце письма после слов: «гарантируем…», «Компания гарантирует…» и т. п. указываются банковские реквизиты. Письмо, как правило, подписывают руководитель и главный бухгалтер, ставится печать. Например:

Гарантийное письмо может быть адресовано организации или физическому лицу. В гарантийном письме могут гарантироваться оплата за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество выполнения работ, качество поставляемого товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Гарантийные письма носят юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера, т. е договорам и дополнительным соглашениям. Чаще всего гарантийные письма предоставляются для подтверждения факта оплаты. В этом случае обязательным является указание ссылки на номера договора или счета, согласно которому должна быть произведена оплата. В то же время гарантийное письмо может быть документом и для третьих лиц. Гарантийное письмо отличает ясность, точность и однозначность формулировок – поскольку в нем идет речь о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем об

или окончании какой-то работы, просьбу о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов и т. д. В форме докладных записок сообщается о нарушении трудовой дисциплины. Докладные записки не имеют общепринятого стандарта, каждая организация и учреждение имеют свои правила написания подобных документов, которые обязательны для всех сотрудников. Используя образцы, в том числе и скачанные из Интернета, не забывайте исправлять допущенные источником ошибки. Так, например, на образце, приведенном ниже, инициалы адресата поставлены после его фамилии, отсутствуют запятые в последнем предложении, текст не отформатирован.

Служебные и докладные записки Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации и составляются так же, как и другие виды деловой переписки с использованием стандартных конструкций и речевых оборотов. Такие документы, как правило, адресуются руководству, но могут направляться одним должностным лицом к другому, в них кратко формулируется одна из проблем, делаются выводы и предложения. Они могут содержать информацию о начале

Отказ от участия в мероприятии, особенно если приглашение поступило из государственных структур или же дипломатических и консульских представительств, требует особого такта. Наиболее вежливой формой ответа считается письмо. Письменный ответ составляется в третьем лице с указанием должности приглашаемого, имени его супруги и не подписывается. Например:

Приглашения официальным лицам обязательно направляются с курьером, остальным гостям их можно отправить по почте или, в особых случаях, о которых пойдет речь ниже, по факсу или электронной почте. При этом в отношении высокопоставленных лиц считается обязательным первоначальное устное предложение, и только после его принятия – письменное.

Данное письмо пишется на фирменном бланке, адресуется руководителю предприятия и подписывается отправителем. Если же одна из сторон никак не реагирует на письмо-напоминание, то вторичное письмо может быть отправлено уже в виде предупреждения в более жесткой форме. Тем не менее, не следует «перегибать

Сопроводительное письмо составляется при отправке по почте документов или материальных ценностей. Как правило, оно содержит разъяснения к приложенному документу, например, количество листов, пакетов, иллюстраций и т. п. Сопроводительные письма составляются по общей схеме делового письма и состоят из вступления, которое может включать заголовок письма, обращения к получателю и заключительной части, содержащей опись приложения и подпись отправителя. Печать на сопроводительном письме не ставится. Сопроводительные письма принято начинать примерно с таких слов: – направляю информацию, – возвращаем справочные материалы, – возвращаем подписанный с нашей стороны договор, – посылаем справочную литературу. Циркулярные письма К циркулярным письмам относятся документы, направляемые одним автором группе адресатов. В отличие от распоряжений, циркуляры обычно носят общий, в том числе и инструкционный характер.

Их можно назвать информационными письмами. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения. Обычно его автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений. Текст письма размещается на бланке организации и обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: «Сообщаем Вам, что…», «Доводим до Вашего сведения, что…», «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…». Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, заголовок к тексту. К сожалению, в данном образце (илл. на стр. 33)