1.3. Оформление трудовых отношений

Трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ст. 58 ТК РФ). Соглашением между работником и работодателем может быть трудовой договор, контракт и т. п.

По условиям трудового договора работодатель обязан обеспечить работника необходимыми условиями для выполнения им трудовой функции, своевременно и в полном объеме выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную договором (контрактом) работу в соответствии со специальностью, квалификацией, должностью, а также соблюдать действующие в организации правила внутреннего распорядка (ст. 56 ТК РФ).

Трудовой договор и трудовой контракт имеют различия по своей сущности. В отличие от трудового договора контракт заключается работодателем с работником, который не является собственником и не имеет отношения к распределению прибыли предприятия. Работник, заключивший трудовой контракт, имеет право участвовать в управлении предприятием.

Трудовой договор с работником работодатель может заключать (ст. 58 ТК РФ):

– на неопределенный срок;

– на срок не более 5 лет.

Таким образом, различают срочный и бессрочный трудовой договор. Порядок заключения срочного договора определен ст. 59 гл. 10 Трудового кодекса РФ. Срок трудового договора оговаривается в нем в момент заключения и не может быть изменен посредством его перезаключения. Трудовой договор может быть заключен с любым лицом, достигшим возраста 16 лет. Для заключения договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить следующие документы:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– трудовую книжку;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документы воинского учета;

– документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

Если принимаемый на работу не имел трудового стажа, трудовая книжка, а также пенсионное свидетельство оформляются организацией-работодателем. В соответствии со ст. 65 гл. 11 ТК РФ запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, Указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ.

Не допускается сбор сведений о принадлежности поступающих на работу к политическим партиям, движениям, религиозным организациям, а также сведений, касающихся частной жизни работника, так как это нарушает закрепленное ст. 23 Конституции РФ право граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайн, защиту своей чести и доброго имени.^[2]

На основании заключенного трудового договора с работником работодатель оформляет приказ (распоряжение) по предприятию о его приеме на работу в соответствии с условиями договора. Содержание приказа должно быть объявлено работнику в течение трех дней с момента подписания договора под расписку. Работнику выдается второй экземпляр трудового договора (контракта), а по требованию – копия приказа о приеме, заверенная руководителем.

Оформление приказа о приеме на работу может осуществляться при помощи унифицированных форм по учету труда двух форм: № Т-1 и № Т-1а. Форма Т-1 применяется для оформления на работу одной штатной единицы, а Т-1а – сразу нескольких работников. Порядок оформления форм приказа утвержден постановлением Госкомстата России № 26. Приказы должны соответствовать установленным требованиям, так как они являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, личные карточки и лицевой счет работника.

Принимая на работу нового сотрудника, работодатель обязан ознакомить его с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, условиями коллективного договора, локальными и иным нормативными актами, связанными с выполнением трудовой функции работником.

Далее на основании приказа о приеме на работу следует открыть личную карточку работника, оформляемую по форме № Т-2, а для государственных служащих – № Т-2ГС. Чтобы заполнить личную карточку, работник отдела кадров должен получить от сотрудника следующие документы:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– трудовую книжку;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документы воинского учета;

– документы об образовании и дополнительных навыках;

– прочие дополнительные документы, предъявляемые в соответствии с действующим законодательством РФ.

На основании личной карточки работник бухгалтерии заполняет лицевой счет по форме № Т-54, который составляется для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. В него заносятся записи обо всех видах начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Личная карточка, используемая при обработке учетных данных с применением вычислительной техники, ведется по форме № Т-54а.

Принимая на работу сотрудника, работодатель вправе требовать предварительное медицинское освидетельствование (ст. 69 ТК РФ). Медицинскому освидетельствованию подлежат лица, не достигшие 18 лет, а также в иных случаях предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами. Освидетельствование производится с целью выявления пригодности работника к выполнению работы по состоянию здоровья, а также для обеспечения охраны здоровья работников, предупреждения возникновения и распространения болезней. Обязательное медицинское освидетельствование должны проходить:

– лица, не достигшие 18 лет;

– лица, поступающие на тяжелые работы и работы с вредными условиями труда;

– лица, принимаемые на работы, связанные с движением транспорта;

– в организациях пищевой промышленности и общественного питания;

– водопроводных сооружений;

– лечебно-профилактических и детских учреждений;

– лица, занятые на вахтовых работах и т. п.

При заключении договора с лицами, принимаемыми на работы, связанные с токсичными химикатами, относящимися к химическому оружию, медицинское освидетельствование требуется в соответствии со ст. 2 Федерального закона от 07.11.2000 г. № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием».

Работодатель вправе устанавливать вновь принимаемым на работу лицам испытательный срок. Сведения об испытательном сроке должны быть оговорены в трудовом договоре, а также зафиксированы в приказе о приеме на работу.

В случае, если условие о назначении работнику испытательного срока в трудовом договоре отсутствует, работник считается принятым без испытания. Статьей 70 ТК РФ предусмотрен перечень категорий работников, испытание при приеме на работу которым не устанавливается:

– лицам, поступающим на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;

– беременным женщинам;

– лицам, не достигшим 18 лет;

– лицам, окончившим образовательное учреждение начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающим на работу по полученной специальности;

– лицам, избранным на выборную должность на оплачиваемую работу;

– лицам, приглашенным на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

– в иных случаях, предусмотренных ТК, федеральными законами и коллективным договором.

Принимаемый на работу специалист должен обратить внимание на перечень обязанностей, вменяемых ему на будущей должности. Работодатель обязан ознакомить сотрудника с квалификационной характеристикой, картой рабочего места, должностной инструкцией.

Наиболее распространенной формой закрепления трудовых обязанностей является должностная инструкция.

Она разрабатывается в соответствии с квалификацией, необходимой работнику для выполнения той или иной работы.

Обязательно утверждается приказом или распоряжением по предприятию (организации). После подробного изучения работник должен заверить инструкцию своей подписью во избежание последующих неточностей в работе всех звеньев предприятия.

Должность (профессия), на которую принимается работник, должна быть четко определена в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником (ЕТКС), утвержденным постановлением Госкомстата СССР и ВЦСПС от 31.01.1985 г., тарифно-квалификационными характеристиками, а также квалификационными справочниками должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Минтруда России от 28.08.1998 г. № 37).

Должностные обязанности работников отдельных профессий могут быть определены соответствующими нормативными правовыми актами. Так, Порядком ведения кассовых операций в РФ (утв. Решением совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 г. № 40) определены обязанности кассира на предприятиях. В соответствии со ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп. от 23.07.1998 г., 28.03.2002 г., 31.12.2002 г., 10.01.2003 г.) главный бухгалтер (при отсутствии в штате главного бухгалтера – бухгалтер):

– несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;

– обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Дополнительные права и обязанности работника могут быть закреплены в трудовом договоре (контракте). Трудовой договор является весьма важным документом, находящимся в прямой связи с последующими начислениями и выплатами заработной платы, премий, пособий, компенсаций, материальной помощи и т. п.

В трудовом договоре необходимо указывать полное наименование должности, профессии и специальности в соответствии со штатным расписанием организации (предприятия).

Штатное расписание представляет собой организационно-распорядительный документ. В его состав входит информация о должностях, численном составе и фонде заработной платы работников предприятия.

Оно составляется по форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм документации по учету труда и его оплаты»).

Штатное расписание должно заверяться подписями главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений.

Утверждается директором предприятия (организации) посредством издания соответствующего приказа.

В договоре также следует указывать, на каких условиях принимается работник: по основному месту работы или по совместительству. Во второй главе настоящего издания будет подробно рассматриваться начисление заработной платы и прочих выплат в зависимости от условий приема на работу. В частности, совместителям в отличие от штатных сотрудников налоговые вычеты по месту работы не предоставляются (за исключением особых условий), а также не начисляются премии к юбилеям, знаменательным датам предприятия, доплаты за различного рода работы и т. п.

Порядок и формы заключения трудовых договоров с работниками установлены ч. 3 гл. 10 ст. ст. 56–61 Трудового кодекса РФ, а также гл. 11 ст. ст. 63, 65, 67.

Работникам, принимаемым на основную работу, работодатель обязан вести трудовые книжки в случае, если они проработали в организации свыше пяти дней. Если работник не имеет трудового стажа на момент оформления на работу, ему заводят новую трудовую книжку, в противном случае записи вносят в уже существующую.

В частности, в трудовую книжку записывают сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основаниях прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ст. 66 ТК РФ).

Для внесения в трудовую книжку сведений о работе по совместительству работник должен предъявить подтверждающий документ по месту основной работы.

Ведение и хранение трудовых книжек осуществляется в соответствии с постановлением Совета министров СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

В настоящее время подготовлен проект замены трудовых книжек на новые с 1 января 2004 г., в соответствии с которым старые трудовые книжки меняться не будут и не утратят законной силы.

Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности и должны учитываться в следующей документации:

– приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

– книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Расходы на трудовые книжки учитывают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по цене приобретения (на основании соответствующих товарных и кассовых чеков, накладных).

Аналитический учет по счету 006 ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек отражают в акте на их списание.

Расходы на трудовые книжки непосредственно связаны с управлением производством, поэтому в соответствии с действующим законодательством они уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия.

В настоящее время широко применяется практика, когда работники приобретают трудовые книжки самостоятельно. В этом случае бухгалтерский учет бланков трудовых книжек не ведется.