Цитаты из книги «Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать»

день: задачи на сегодня, план дня в ежедневнике; – неделя: задачи среднесрочные, выполнение которых планируется на неделю – месяц; – год: долгосрочные задачи.

Учитесь планировать блоками, разбивая крупные блоки на более мелкие. Это поможет лучше оценивать время, необходимое для завершения запланированного. Например, представьте строительство дома. Рытье котлована, закладка фундамента, возведение стен, разбивка на этажи, подведение коммуникаций, отделка, сдача дома – это мелкие блоки крупного блока-цели – строительства здания. Мелкие блоки задач, в свою очередь, делятся на еще более мелкие и периодические, повторяющиеся с определенной частотой, – наем рабочих, возведение одной стены дома, другой стены, отделка одной комнаты квартиры, другой комнаты квартиры, этажа, повторение этого процесса на другом этаже и т. д. Такую же схему планирования можно применить к любому делу, будь то воспитание детей или покупка загородного дома, продвижение по карьерной лестнице или получение образования. Самое основное – это осознание цели, то есть того, ради чего вы совершаете те или иные действия, а чтобы держать под контролем глобальные задачи, имеющие более или менее жесткие сроки исполнения, необходимо всего три раздела в ежедневнике – «День», «Неделя», «Год»:

Однако есть задачи, которые имеют не только назначенное время выполнения, но и определенные временные затраты на их решение. Их можно упорядочить при помощи жесткого планирования.

Например, уезжая из офиса, заглянули в раздел «Места» – увидели задачу «Заехать в парикмахерскую», выходя из кабинета, заглянули в раздел «Офис» – там задача «Подписать договор у шефа», решили устроить на работе перерыв, заглянули в раздел «Внутренние обстоятельства» и вспомнили про «Позвонить маме». Заглядывать в ежедневник в подходящий момент войдет в привычку, если делать это постоянно.

Систему контекстного планирования можно создать при помощи обычного ежедневника. Для этого необходимо сделать следующее. 1. Выявить подходящие для вас контексты (достаточно пяти-семи). 2. Создать в ежедневнике разделы, соответствующие этим контекстам. 3. При приближении контекстов (подходящих случаев, благоприятствующих обстоятельств) заглянуть в ежедневник и увидеть необходимую для решения задачу.

Например, в плане могут быть такие дела, как заплатить за квартиру

Для грамотного планирования сделайте обзор текущих и ближайших целей и задач (об этом уже говорилось ранее). Обязательно придайте им осязаемый вид – запишите на бумаге или в компьютере. Владение ситуацией позволит провести грамотное планирование без дополнительного стресса.

Однако именно умение планировать поможет вам не только завершить необходимые дела в срок, но и закончить их эффективно. Планировать нужно разумно. Рассчитывая свой день, планируйте не более 60 % рабочего времени. Оставляйте так называемые буферные зоны

Время, потраченное на планирование, – это время решений. Любое планирование следует осуществлять в два этапа. Сначала составьте список и определите приоритеты, то есть те дела, которые важнее остальных. Для этого сначала напишите черновой вариант, а затем – чистовой, которому вы и будете следовать. В первом списке все дела будут для вас равноценными. Путем нумерации распределите пункты в порядке значимости в настоящее время. Затем перепишите все заново. Помните: ни один список не является полным, пока он не отражает порядок важности дел. Это и есть азбука планирования.

чем больше порядка, тем лучше результаты.