Цитаты из книги «Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать»

рабочий день по блокам. Например, утром – блок исходящих и входящих звонков, днем – общение, к вечеру – работа с документами. Если вы будете планировать день блочным способом, меньше времени будет потеряно на адаптацию и переключение.

Составьте свою формулу. Например, 70:20:10, где 70 % времени не расписано, 20 % – планируемое время, 10 % – получение новой информации и обучение. Могут быть и другие варианты: 50:30:20 или 80:10:10. Даже если вы по объективным причинам не можете планировать все свое рабочее время, не отказывайтесь от тайм-менеджмента совсем. Найдите свою формулу, выбирая цифры в соответствии со своей занятостью.

Справа – список гибких задач, наиболее приоритетные из них выделены. Для двух из трех приоритетных задач забронировано время. Благодаря наглядности левой части плана сразу заметны участки времени, в которые можно выполнять забронированные задачи. При этом хорошо видно, достаточно ли на них времени. Обратите внимание: в этом плане дня много свободного места, не нужно расписывать по времени все задачи. Благодаря этому план без потерь готов изменяться. При появлении нового задания просто допишите его в гибкий список, оцените приоритетность и запустите в работу.

На свободном пространстве (в ежедневниках – справа от сетки времени) составьте полный список задач, не привязанных к определенному моменту. Выделите ярким маркером две-три приоритетные и выполнение гибких задач начинайте именно с них. В сетке времени запланируйте встречи, привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих большого ресурса времени, забронируйте его в ежедневнике. Время между жесткими встречами в течение дня заполняйте начиная с выполнения задач, отмеченных цветом.

жесткие встречи – привязанные к конкретному моменту времени (пресс-конференция в 12:00); – гибкие задачи – не привязанные к определенному времени (уточнить время начала пресс-конференции); «гибкие» не означает необязательные и не имеющие срока исполнения – у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны ее решать; – бюджетируемые – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого момента исполнения, но которые требуют большого ресурса времени (подготовиться к пресс-конференции (три часа)). Такая классификация поможет вам оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Алгоритм планирования дня следующий (табл. 8.1).

При планировании дня вы сталкиваетесь с тремя типами задач:

любом случае к плану не стоит относиться как к закону. Он должен постоянно корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется совсем немного: в общей сложности минут 10 в течение дня, а экономия при грамотном планировании составит часы, а иногда и недели, освобожденные от ненужной работы.

четкой картины предстоящих дел. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности. Планирование дня с утра хорошо сочетается с согласованием (или подтверждением) времени встреч с клиентами или партнерами по бизнесу, распределением поручений и необходимой информации среди подчиненных и т. д.

Как уже говорилось, правильных ответов в тайм-менеджменте не существует. Для одного правильно одно, другому же это совершенно не подходит. Однако одна непреложная истина тайм-менеджмента такова: план дня должен быть.

вложение времени в тайм-менеджмент – это не затраты, а инвестиции.