Глава 4 Методика разработки корпоративной системы управления документами

В рамках очередной главы рассмотрим примерную методику разработки корпоративной системы управления документами. Основные этапы разработки, предусмотренные методикой в составе Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, представлены на рис. 1.4.

Рис. 1.4.

Предварительное обследование потребностей предприятия в документированной информации включает:

а) сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;

б) изучение и целей и задач предприятия, ее структуры, правовой, регулирующей, деловой и политической среды, критических факторов и критических недостатков, связанных с управлением документами.

Анализ деловой деятельности предприятия, обеспечиваемой документированной информацией, предусматривает:

а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования, касающейся идентификации и документирования каждой функции, вида деловой деятельности и операции;

б) установление их иерархии;

в) моделирование процессов и составляющих их операций.

Определение требований к документам, подлежащим включению в

систему, предполагает следующее:

а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования о каждой функции, виде деловой деятельности и операции, реализуемых при помощи документов;

б) определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;

в) четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;

г) выбор структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

Оценка существующих (аналогичных) систем управления документами представляет собой идентификацию и анализ существующих информационных систем аналогичного назначения в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.

Определение стратегий соблюдения требований к документам, подлежащим включению в систему, включает^[9]:

а) стратегию соблюдения требований к документам, установление политики, стандартов, процедур и практических действий;

б) проектирование новых систем и внедрение систем таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.

Проектирование системы управления документами предусматривает:

а) стратегию, процессы и практику, описываемые в настоящем стандарте;

б) обеспечение того, чтобы система поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им;

в) оценку и, в случае необходимости, перепроектирование (оптимизацию) процессов деловой деятельности, применяемых в деловой деятельности систем, а также действующих коммуникационных систем для включения в них управления документами.

Внедрение системы управления документами должно проводиться системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы ее подсистем с процессами деловой деятельности и связанными с ней иными системами (подсистемами).

Обследование (мониторинг) состояния системы управления документами после внедрения представляет собой:

а) неотъемлемый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы;

б) проверку и оценку работы системы;

в) инициирование и последующий мониторинг корректирующих действий;

г) установление режима регулярной оценки состояния системы (с последующим проведением в необходимых случаях мероприятий, направленных на оптимизацию ее состояния).

Основные вопросы организации управления документами, включенными в систему, рассматриваются в следующем параграфе пособия.

Глава 5 Организация управления документами

Организация управления документами, подлежащими включению в систему, предусматривает выполнение следующих мероприятий (управляющих действий):

1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему.

2. Определение сроков хранения документов.

3. Включение документов в систему.

4. Регистрация документов в системе.

5. Классификация документов.

6. Обработка документов.

7. Организация доступа к документам.

8. Организация контроля за функционированием системы.

9. Отбор и передача документов с истекшими сроками хранения (либо более не представляющих практической ценности) на последующее хранение или уничтожение.

10. Документирование процессов управления документами.

Рассмотрим содержание этих мероприятий (управляющих воздействий) подробнее.

5.1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему

Проведение экспертизы документов, подлежащих включению в систему, предполагает, как следует из положений Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, определение состава документов, подлежащих включению в систему на основе:

анализа регулирующей среды и требований деловой деятельности и отчетности предприятия:

анализа рисков, связанных с возникновением необходимости в использовании документов, не включенных в систему.

При проведении предварительного анализа принимаются во внимание следующие обстоятельства^[10]:

1. Документы создаются предприятием и поступают к нему извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий.

2. Документальная информация является динамичной, т. е. она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени.

3. Информацию, зафиксированную на материальном носителе, следует включать в документную систему в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает предприятие к выполнению определенных действий, служит для подготовки отчетности либо документальной фиксации управляющих действий, решений или процесса (процессов) принятия решения.

5.2. Определение сроков хранения документов

Определение сроков хранения документов, включаемых в систему, основывается на оценках:

регулирующей среды (соответствующей нормативной базы);

требований деловой деятельности и подотчетности;

риска утраты (повреждения, искажения) документированной информации.

Отметим, что в настоящее время сроки хранения документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, определяются в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле»^[11], а иных документов, образующихся в деятельности предприятий, организаций, учреждений, – соответствующими Перечнями документов^[12]. При определении сроков хранения документов непосредственно на предприятии должны учитываться права и интересы всех заинтересованных лиц. Основные задачи, решаемые в интересах надлежащей организации хранения документов, представлены на рис. 1.5.

5.3. Включение документов в систему

Включение документов в систему осуществляется для: установления взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;

размещения документа и его взаимосвязей в системе; установления связей каждого отдельно взятого документа с другими документами.

Включение документа в систему может осуществляться путем присвоения документу подробных метаданных, включенных в документ (присоединенных к нему или связанных с ним).

Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое определенное время, а также для показа его связей с другими документами. Основные методы, обеспечивающие включение документа в систему представлены на рис. 1.6.

5.4. Регистрация документов в системе

Регистрация документов в системе производится с целью обеспечения доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему, а также для упрощения и повышения надежности последующего поиска документа. Регистрация, как правило, включает: краткое описание документа (запись метаданных о документе); присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы.

Рис. 1.5.

* В том числе в случаях, когда документные системы, в которых они хранятся, прекратили существование или подверглись существенным изменениям.

Рис. 1.6.

* В том числе времени доступа к документу и произведенных с ним операций: модификация, перемещение, удаление и т. п.

Регистрация документов в системе производится (централизованно или децентрализовано, см. далее) с соблюдением следующих основных правил:

документ регистрируется при включении в систему;

до завершения регистрации не допускаются какие-либо действия, влияющие на документ.

5.5. Классификация документов

Классификация документов, включенных в систему, может производиться по нескольким ключевым признакам, в том числе:

1. По принадлежности документа к определенной составляющей деловой деятельности:

для обеспечения связей между отдельными документами, которые накапливаются для обеспечения непрерывного документирования деятельности;

для обеспечения согласованного присвоения имен документам в течение длительного времени;

для оказания помощи при поиске всех документов, относящихся к определенной функции или виду деловой деятельности;

для определения подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничения доступа;

для разграничения прав пользователей на доступ или проведение действий с определенными группами документов;

для распределения ответственности по управлению определенными группами документов;

для распределения документов по отдельным процедурам в рамках деловой деятельности;

для определения соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение.

2. На основе классификаторов, отражающих деятельность предприятия, в котором они созданы, и обычно базирующихся на анализе деловой деятельности этого предприятия. Классификаторы могут также использоваться для поддержки различных процессов управления документами.

3. На основе контрольных словарей, дополняющих применяемые предприятием классификаторы. Функциональное назначение контрольных словарей состоит в разъяснении специфических терминов и правил их использования в деловой деятельности (в процессе ее документирования).

4. На основе индексирования, позволяющего охватывать объединенные в системе документы, формально относящиеся к различным видам (функциональным группам).