Цитаты из книги «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики»

Указ Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

Указ Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства».

Федеральный закон Российской Федерации от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени. Дескрипторный и полнотекстовый поиск дают принципиально иные возможности поиска информации, хотя для более точных результатов на больших массивах документов желательно структурирование массивов информации. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам. Вместе с тем отпадает необходимость дублирования массивов информации для различных задач. Корпоративные информационные системы дают возможность поиска документов в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа пользователей в систему, исключая из результатов поиска непрофильную информацию.

Критичность времени доставки документа вызвала появление понятия «ускорение документооборота». Для бумажных документов эта характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т. п.). Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять секундами и минутами время передачи сообщения по информационно-телекоммуникационным каналам связи или доступа к файлу документа в базе данных информационной системы.

2. Время транспортировки (доставки) документа. Это одна из главнейших характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией и ее своевременное предоставление.

1. Требования к оформлению документов. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. В отдельных случаях (когда не подразумевается машинная обработка информации) допустимо некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа. Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.

На практике в определенных случаях может возникнуть необходимость в дубликате документа, под которым понимается «повторный экземпляр подлинника документа» [70]. Используемый в традиционном делопроизводстве термин «дубликат» применительно к ситуациям, связанным с применением технологий электронного документооборота, пока не конкретизирован и требования к электронным дубликатам документа и ситуациям их применения нормативно не закреплены.

Впоследствии в связи с изданием Постановления Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 г. № 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» термин «электронный образ документа» из Правил был исключен. При этом термин «электронная копия документа» определен как «копия документа, созданная в электронной форме» [42].

Понятие «электронный образ документа» в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» было определено как «электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе», а сканирование – как «получение электронного образа документа» [35]. Заметим, что на практике могут существовать электронные копии документов, полученные не только путем сканирования.