Видео на колесах

Как только видеомонтаж стал возможен на месте проведения мероприятия, мы начали делать видео для заключительного этапа мероприятия. Интервью с участниками были частью этих видео с самого начала. Вскоре мы уже делали ежедневный новостной выпуск о предыдущем дне – отличный способ пробудиться ото сна и начать новый день. Еще одно практическое применение монтажа на месте проведения заключалось в том, что представитель каждой страны мог записать 30-секундное видео рекламного характера, «продающее» маркетинговые материалы этой страны другим странам. Такое совместное творчество и взаимное обучение было экстраординарным явлением в дни, когда среднестатистический спикер, использующий слайды, отводил на вопросы-ответы 3 минуты, и на этом весь интерактив заканчивался.

«Клуб продвижения продукта» стал еще одним замечательным способом вовлечения и мотивации аудитории, поощрения совместного обучения и стимулирования неформального делового общения. В рамках «клуба продвижения» каждая страна получала стол и панель для демонстрации своих промо-материалов. Через небольшой промежуток времени каждый присутствующий мог открыть для себя замечательные идеи других стран и познакомиться с людьми из той или иной страны. Таким образом реализовывались все ключевые цели:

Обучение: знакомство с интересными идеями других стран и их обсуждение

Нетворкинг: знакомство с коллегами из других стран

Мотивация: возможность для специалистов продемонстрировать свой продукт, поделиться им и быть услышанным.

Это был один из самых ценных моментов мероприятия.

Эти и еще многие другие яркие и креативные идеи были представлены в логотипе мероприятия, который лишь немного трансформировался год от года, сохраняя цвета и основные формы и превращаясь в узнаваемый бренд. Основной целью был определенный уровень продаж к 2000, году и, поскольку первое мероприятие было проведено на Кипре, встречи назвали Olympus 2000 в честь греческого бога и горы.

Основным посылом в течение всех этих лет неизменно оставались «4 C»³: (культура, креатив, целостность, приверженность). Эти четыре слова присутствовали всегда и служили основой при обсуждении всех тем.

Серии деловых мероприятий

Это приводит нас на более стратегический уровень. Дирк организовывал эти съезды как серию мероприятий. У этой серии была конечная цель и даже дата завершения. По каждому съезду создавался отчет о ходе работы, и каждый съезд создавался с четкой ориентацией на конечную цель. Каждый съезд был плацдармом для следующего – так достигался постепенный прогресс. Такое по-настоящему перспективное виденье при создании серии мероприятий до сих пор редко встречается. Само собой, долгосрочное сотрудничество с поставщиками и поддержка руководства были жизненно важными моментами.

Дирк Рейн добился запланированных результатов еще до планируемой даты, а мы горды тем, что были частью процесса, в котором деловые мероприятия действительно были движущей силой и цементом, на котором все держалось. Он совершил переворот в моем сознании, хотя я и осознал это несколько лет спустя. Целеустремленность, энергия и творческие способности Дирка – вот что посеяло зерно концепции обеспечения делового мероприятия, матрицы целей делового мероприятия® и, в конечном итоге, архитектуры делового мероприятия. Если кого и можно назвать самым настоящим архитектором контента делового мероприятия, так это Дирка. И поныне редко можно встретить «инициатора» делового мероприятия, который был бы так вовлечен – всесторонне вовлечен – в анализ, проектирование и реализацию делового мероприятия.

Акцент на деловые мероприятия

В мае 1998-го Abbit организовала свое первое внутреннее деловое мероприятие под названием X-tra («Экстра»), темой которого стала «Акцент на деловые мероприятия». Это было в тот год, когда мы официально решили полностью сконцентрироваться на рынке деловых встреч и конференций. У нас появилось нечто стоящее, что мы могли предложить, нам нравился продукт, и мы чувствовали, что это жизнеспособный рынок.

Незадолго до этого я решил встретиться с агентствами в районе Брюсселя, который числились среди организаторов конференций в желтых страницах. Одним таким агентством было Nikitra и, ожидая в приемной, я листал бельгийские журналы о деловых мероприятиях и встречах. До этого я понятия не имел о том, что такие журналы существуют, поэтому я тут же подписался, и вскоре был приглашён владельцем журнала Эриком де Риддером (Eric De Ridder) в фокус-группу, посвященную направленности и будущему журнала. Поскольку я был убежден, что деловые мероприятия – это будущее нашей компании, я без колебаний согласился. Там я познакомился с президентом бельгийского отделения ассоциации MPI. MPI (Meeting Professionals International) означает «международное объединение специалистов по организации деловых мероприятий»; это ассоциация, которая в то время насчитывала около 16 000 членов, а на данный момент (2008 год) – более 23 000. Я сразу же вступил в нее, стал членом совета, а три года спустя стал президентом бельгийского отделения. Сейчас я являюсь активным членом, сторонником и спонсором бельгийского отделения. MPI – это крупнейшая международная ассоциация прекрасной индустрии, молодой индустрии. К настоящему моменту MPI функционирует уже около 40 лет, и за это время индустрия существенно выросла, став по-настоящему профессиональной отраслью.

Эффект MPI

С этого момента дело пошло по-настоящему. В 1999 году Abbit выросла на 72%, а в 2000 году более чем на 40%. Я сверился с данными – этот рост был полностью вызван эффектом ассоциации MPI, с помощью которой я мог общаться с координаторами деловых мероприятий, становящихся моими клиентами. Некоторые из них – крупные организации как из Европы, так и из США, организующие ежегодные деловые встречи и мероприятия во многих европейских странах.

Как принимающая сторона европейской конференции MPI в течение пяти лет подряд, наша компания получила возможность слушать и общаться со специалистами по организации деловых мероприятий, и многое почерпнула из такого общения.

В 2002 мы стали искать способ описать наши услуги. К тому времени мы делали почти все, что возможно, по обеспечению мероприятий для достижения их ключевых целей. Мы не были типичной компанией, предоставляющей аудиовизуальные услуги; мы не были производственной компанией, и мы не являлись профессиональными организаторами конференций или event-агентством. После внутреннего совещания одному из нас пришла в голову идея назвать это «поддержкой делового мероприятия», и мы одобрили этот термин. Теперь наша компания называется «Abbit поддержка деловых мероприятий». Мы предоставляем поддержку мероприятиям наших клиентов, и у нас есть менеджеры по поддержке деловых мероприятий.

Ассоциация MPI также дала мне возможность много разговаривать со специалистами и выступать перед аудиторией до 2 000 человек. Это заставляло меня думать, обсуждать и готовить презентации, записывать и обдумывать снова и снова свои мысли в отношении индустрии – отличная репетиция идей и концепций, которая помогла мне фокусироваться на главном, и на самом деле разработать стратегию компании и содержание этой книги.

Оболочка и содержимое деловых мероприятий

Курс CMM (сертификация по управлению деловыми мероприятиями) был еще одним прорывным моментом, связанным с ассоциацией MPI, когда мне пришлось продумывать и организовывать свою карьеру на стратегическом уровне. Это также заставило меня написать бизнес план того, что сейчас является Институтом проектирования деловых мероприятий⁴. В дополнение ко многим моим друзьям из ассоциации MPI, я особо хотел бы поблагодарить Дидье Скайе (Didier Scaillet), который проработал в ассоциации много лет, за его поддержку и советы.

За 25 лет мы сильно выросли. В течение последних нескольких лет я продолжал работать и думать о том, чем мы занимаемся и в чем заключается наша ценность. Поддержка деловых мероприятий не была вершиной всего – я думаю, вершина виднеется на горизонте лишь сейчас. Следующий важный этап – это архитектура делового мероприятия, и я готов стать частью этой истории в последующие 25 лет. В следующих главах я расскажу об этом пути шаг за шагом.

Путь к написанию этой книги был начат с 18-летнего парня, создавшего свою собственную компанию по производству видео в 1982 году. Пять лет выживания, 10 лет концентрации и 10 лет инноваций – вот что дало мне возможность осознать, что пришло время для следующего шага. Наблюдать за эволюцией индустрии от оболочки до оболочки и содержимого – это мечта. Я буду горд, если смогу внести свой скромный вклад в осуществление этой мечты.

СЛЕДУЮЩИЕ ГЛАВЫ

В следующих главах я поделюсь своим мнением об индустрии деловых мероприятий с точки зрения стороннего наблюдателя, а затем расскажу о том, чего, по моему мнению, явственно не хватает, и как мы можем поддержать и поспособствовать развитию отсталой «содержательной» стороны деловых мероприятий. В заключительных трех главах я опишу, каким образом архитектура делового мероприятия, как профессия, может стать катализатором такого развития.