Цитаты из книги «Профессия – помощник руководителя. Приемы высшего пилотажа»

Комфорт не буквальном смысле, а в более широком: в смысле полноценной подготовки любого мероприятия, обеспечения всех нужных материалов к нему, просчета всевозможных вариантов развития событий. И у вас автоматически выстроится путь — как действовать.

На мой взгляд, неправильно считать свою профессию помощника или секретаря «промежуточной». Прекрасно, если вы быстро продвинетесь по служебной лестнице не в сторону администрирования или управления делами, а в сторону более содержательную — например, работая в министерстве образования, возглавите департамент методологии, а работая в бизнесе, станете топ-менеджером. Но, пока вы помощник — а это такая же полноценная профессия, — вы должны уделять внимание созданию своего доброго имени. Если страдает ваша репутация — без специальных указаний, самостоятельно придумывайте компенсацию. Например, вы ошиблись и купили руководителю авиабилет не на ту дату. Вы приезжаете в аэропорт и понимаете, что самолет улетел месяц назад. Покупайте новый билет за свои деньги. Нет денег — работайте сверхурочно. Из подобных положений можно найти выход. Но если вы понимаете, что не можете обеспечить качество работы — тогда лучше уйти. Уходить нужно и в том случае, если вы чувствуете свою ненужность. Например, если вы не просто помощник, а генеральный директор фирмы, но собственники бизнеса не подпускают вас к процессу принятия решений, а лишь используют ваше имя или вашу подпись на отчетных документах. При этом «уходя — уходи». Не шантажируйте руководителя: «Если не будет по-моему, то я уйду». По-вашему не будет. Сначала решение: «Я ухожу». А потом, если вас не отпускают, обсуждение новых условий работы. И если вас критикуют, то думайте о том, что вас так воспринимают, а не о том, что как вы воспринимаете себя.

Помните о том, что вы — помощник руководителя, а не руководитель — ваш помощник.

Если часто путешествуете, остается вспомнить, какой сегодня день и в каком ты городе.

Вы пришли не любить друг друга, а работать.

Основные функции, которые выполняет секретариат — не важно, в бизнесе или в ведомстве, — это: документационное, аналитическое, информационное, организационно-техническое и даже правовое обеспечение деятельности руководителя; ведение делопроизводства, прием, учет, хранение и обработка поступающей корреспонденции, подготовка ее к докладу; подготовка проектов поручений, контроль их исполнения; обеспечение деловых встреч и мероприятий; подготовка распорядка рабочего дня (графика); осуществление рабочих контактов.

Вы держите в руках книгу, в основу которой положен мой 13-летний опыт сотрудничества с известным политиком, общественным деятелем, писателем Ириной Хакамадой. Мы начали работать вместе в 1997 году в Государственном комитете Российской Федерации по поддержке и развитию малого предпринимательства. В 1998 году, когда в связи с дефолтом правительство В.С. Черномырдина было отправлено в отставку, комитет расформировали. Ирина вновь включилась в политическую деятельность и приняла участие в создании партии «Союз правых сил». Партия победила на выборах в Государственную думу III созыва, и Ирина стала заместителем председателя Госдумы, а мне досталось руководство ее секретариатом.

Он не уверен, что сейчас удобно вас побеспокоить, поэтому, когда вам будет удобно, может быть, вы сами ему позвоните?»

Как вам, вероятно, известно, госпожа Хакамада и ее взгляды очень популярны в стране N, и с начала 2004 года господин посол лично хотел бы встретиться с Ириной Муцуовной, но сверхплотный график госпожи Хакамады не позволил ему даже просить о встрече. Господин посол осознает огромную занятость госпожи Хакамады, однако выражает надежду на то, что, учитывая то чувство глубокого уважения, которое испытывает господин посол к госпоже Хакамаде и ее взглядам по многим вопросам, она сможет найти короткое время для испрашиваемой встречи. Господин посол приглашает госпожу Хакамаду в резиденцию посольства страны N, однако его устроит любая форма встречи в резиденции госпожи Хакамады или в любом другом месте по выбору госпожи Хакамады. Во время испрашиваемой беседы господин посол хотел бы услышать точку зрения госпожи Хакамады на современную общественно-политическую ситуацию и перспективы развития России в ближайшем будущем. Секретариат будет признателен, если помощники госпожи Хакамады смогут известить секретариат о решении Ирины Муцуовны по телефону (такому-то). Секретариат пользуется случаем, чтобы возобновить лично госпоже Ирине Муцуовне Хакамаде и службе ее помощников уверения в своем самом высоком уважении.

Секретариат посольства страны N свидетельствует свое уважение лично госпоже Хакамаде Ирине Муцуовне и службе ее помощников и имеет честь просить помощников госпожи Хакамады оказать содействие в организации встречи чрезвычайного и полномочного посла страны N господина посла с ее превосходительством госпожой Хакамадой в ближайшее время в любой удобный для нее день и час.