Польза

Любое обсуждение – это время. Чем масштабнее сессия, чем дольше её продолжительность и чем больше вовлечено участников, тем больше времени было израсходовано.

Необходимо сделать так, чтобы это время стало полезной инвестицией, а не пустыми затратами.

Польза может определяться по-разному, но в общем случае выгода каждого участника обсуждения, равно как и совокупная выгода, должна превышать такую же, полученную участниками, если бы они не отвлекались на обсуждение от своей текущей деятельности. Это означает, что любая сессия должна давать участникам новое качество, новый уровень производительности.

Конструирование и подготовка сессии

Что такое конструирование сессии?

Конструирование сессии – это определение, что, как, как долго, в каком составе, каким способом, в какой последовательности будет обсуждаться. Фактически при конструировании сессии закладываются условия, которые позволят достичь желаемой пользы.

Подготовка сессии – это проведение работ, которые позволяют реализовать условия, заложенные в конструкции сессии.

Видимым результатом конструирования и подготовки сессии являются:

• программа сессии;

• организационный райдер;

• требования к составу участников сессии;

• требования к предварительной подготовке участников сессии;

• список команды модераторов;

• список ожидаемых результатов.

Самым важным результатом является постановка для модераторов сессии (устная или письменная): детальное описание, как сессию проводить.

Контекст

Каждое обсуждение должно проводиться в одном контексте.

Без определения контекста участники не просто не поймут друг друга (формально может показаться, что понимание достигнуто), а предположат самое разное. Значит, и действовать потом будут рассогласованно.

Даже обсуждая вроде бы единую для всех участников тему, во вроде бы однородной по составу группе (например, руководство предприятия обсуждает способы совершенствования процессов), контекст необходимо предварительно обсуждать и задавать. Тем более если участники обсуждения представляют разные заинтересованные стороны, разные виды деятельности (например, при обсуждении перспектив развития региона, отрасли, городской среды, образовательного учреждения).

Самым понятным примером является яблоко. Его можно рассматривать как сельскохозяйственную культуру, а можно как культурный феномен. А обсуждая сельскохозяйственную культуру, можно концентрироваться на агротехнике, можно на организации садов, а можно на производственных цепочках переработки и сбыта.

До и после

Любое обсуждение может быть полезным, только если оно является элементом деятельности и направлено на его качественное изменение.

Конструируя обсуждение, необходимо максимально полно представлять себе текущую ситуацию:

• кто является заинтересованными сторонами;

• как организована текущая деятельность;

• какие проекты реализуются или не были реализованы;

• что в текущей ситуации не позволяет двигаться вперед.

Также следует заранее определить, кто и в какой деятельности будет применять те итоги обсуждения, которые были достигнуты в ходе сессии.

Проблема

Проблема – это ситуация, которая не имеет решения при имеющихся и доступных компетенциях и ресурсах, в рамках текущих представлений.

Следовательно, решение проблемы требует изменения границ рассматриваемого объекта, или способа его описания, или нового технологического, организационного или какого-либо иного подхода.

В конструкцию сессии необходимо заложить условия, которые спровоцируют «иной взгляд» у участников. Например, в методике Rapid Foresight одним из универсальных способов является вынесение объекта обсуждения вперед, в будущее, рассмотрение его в динамике, что и позволяет самым разным людям не критиковать мнения друг друга, а договариваться о будущем состоянии объекта.

Дополнение

Для сессии, в ходе которой требовалось сформулировать перспективные темы для конкурсов по прорывным технологическим разработкам, технологический барьер, который необходимо выявить и преодолеть, формулировался через вопросы:

• Мотивация – какую значимую задачу решает? (Пользовательскую, государственную?)

• Какие «закритичные» режимы работы становятся «нормальными» при преодолении барьера? (Что меняется на порядок?)

• Что решит (изменит) преодоление барьера? Что произойдет, если барьер не будет преодолен?

• Какие возможности открываются при преодолении барьера?

• Наличие квалификации и компетенций для преодоления барьера?

• Кто потребитель результата? Востребованность?

• Цена разработки? (Порядок.)

• Готовность финансировать разработки частными компаниями?

• Как решение (по преодолению барьера) ускоряет развитие класса/кластера технологий?

• Соответствие принципам Национальной технологической инициативы: сетевость, b2с, гигантский мировой рынок и т. д.

Объект, предмет и рамка обсуждения

Объект – то, что мы обсуждаем.

Предмет – фокус внимания.

Рамка обсуждения – то, что мы определяем как внешние условия и ограничения нашего обсуждения.

Определить эти характеристики предстоящего обсуждения далеко не просто. Например, в ходе форсайт-навигации «ядерные группы» организаторов значительную часть времени подготовки своих флотов и кэмпов занимались именно определением повестки как всего мероприятия, так и отдельных тематических групп.

Для определения объекта, предмета, рамок обсуждения могут помочь следующие вопросы:

• Можем ли мы обозреть то, что обсуждаем (описать, охарактеризовать, охватить взглядом)?

• Можем ли мы определить или описать состояния объекта (до изменений, текущее и желаемое, «идеальное»)?

• Можем ли мы этим управлять, то есть изменять характеристики, границы, свойства того, что обсуждаем (хотя бы потенциально)?

• Что нам дает такой или другой фокус внимания? Что является наиболее важным для дальнейших действий?

• Какие внешние условия для нас являются критичными? Можем ли мы выдвигать встречные требования или эти ограничения не поддаются влиянию?

Заказчик

У каждой сессии есть заказчик.

О взаимодействии с заказчиком подробно описано в любой книге об оказании услуг.

Выгодополучатели

Модератор должен стремиться к тому, чтобы выгодополучателей было как можно больше. В пределе каждый участник обсуждения (сессии) должен получить свою выгоду.

Более того, есть обсуждения (сессии), в которых выгодополучателем может стать любой субъект определенного типа. Например, при обсуждении перспектив развития региона выгодополучателем становится каждый житель.

Модератор при конструировании сессии должен определить круг потенциальных выгодополучателей и тот способ представления результатов обсуждения, которым они смогут воспользоваться.

Подбор участников обсуждения

Для большинства сессий, которые мы проводим, состав участников является самым сложным и важным вопросом. Качество результата во многом зависит от глубины знаний участников по обсуждаемому вопросу, широты подходов к нему, мотивации на разрешение вопроса. Важны все три составляющие. Не уговаривайте человека избыточно, если понимаете, что хотя бы одной из трех характеристик не хватает.

При определении круга участников мы пользуемся следующими приемами:

• описание категорий людей, которых мы хотим видеть среди участников обсуждения. Желательно, чтобы они представляли все заинтересованные стороны;

• указание на требования и ограничения к участникам, чтобы не только отсечь тех, кто, по мнению организаторов сессии, не принесет пользы, но и показать приглашаемым серьезность намерений;

• «снежный ком», когда уже приглашенные или те, кого мы знаем как экспертов в обсуждаемой теме, называют других возможных участников;

• аналогии, когда списки участников составляются на основе данных похожих и смежных обсуждений (докладчики, специально приглашенные лица и т. д.);

• индекс цитирования, когда потенциальных участников выявляют по их популярности или числу ссылок на их работы у других участников.

Составив список потенциальных участников, необходимо правильно составить для них текст приглашения. Не важно, будет ли это персональная устная беседа, или письменная рассылка, или публикация. Текст должен четко показывать, в чем возможный интерес и выгода для участников. Подробности – в многочисленных книгах и статьях по коммуникации. Здесь только одна рекомендация: после каждой встречи и беседы разбирайте реакцию собеседника и обновляйте свой текст.

Чем заблаговременнее приглашение, тем лучше. Для многих приглашение за месяц – уже слишком поздно. Не стесняйтесь приглашать заранее, даже если все ваши организационные вопросы: место, время начала и т. д. – еще до конца не определены.

Вместе с тем в ходе самого мероприятия (сессии) мы руководствуемся принципом: кто здесь собрался, те самые нужные люди и есть.

(Бес)Человечность

Есть два типа сессий:

• те, в которых первично само достижение договоренности между участниками;

• те, в которых принципиально важно получить новое содержание.

В соответствии с этим планируйте время на отдельные элементы сессии: знакомство, договоренности по терминам и т. п.

Модели

Модели помогают структурировать обсуждение. Их достоинство в том, что для многих объектов/предметов можно легко подобрать подходящую модель, в рамках которой участникам легко обсуждать ситуацию и искать решение:

• модель жизненного цикла для продуктов или для сообществ;

• модель системы разделения труда для индустрии;

• различные матрицы для анализа рынка, бенчмаркинга и сопоставления стратегий;

• оптимизационная задача для бизнес-процессов и другие.

Недостаток моделей в том, что их применение может подтолкнуть участников в сторону заранее запрограммированного решения вместо поиска нового.

Формы коллективной работы

Сессия собирается (конструируется) из небольшого числа форм коллективной работы:

• доклад;

• обсуждение в малой или большой группе;

• общее обсуждение;

• игропрактика.

Само обсуждение может быть структурированным или неструктурированным.

• Первое предполагает поиск ответов на заранее заготовленный набор вопросов, работу с шаблонами и пустографками для заполнения, жесткие формулы (нормы) высказываний.

• Второе предполагает свободную дискуссию по предложенной теме без четкого определения границ обсуждения и способа представления его результатов.

А вот модификаций построения обсуждений может быть множество.

Например, презентация результатов обсуждения в группах может быть без вопросов из зала или с вопросами:

• от любого участника обсуждения;

• от представителей других групп;

• от приглашенных экспертов;

• от людей, выбранных из числа участников в качестве представителей позиций заинтересованных сторон.

Вопросы могут быть на уточнение и прояснение, а могут быть на критику предложений. Кроме того, само время, выделенное на вопросы, может быть регламентировано или нет.

Обсуждение может быть организовано как представление и защита разных позиций.