1.2. Автоматизация торговли: значение, основы построения автоматизированных систем и автоматизированных рабочих мест, классификация программного обеспечения и электронных устройств

Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности и полноте информации, без которой немыслима эффективная торговля. Роль информации в торговле на современном этапе существенно изменилась. Информация приобрела преобразующий и определяющий характер. Рост объемов информации вызывает необходимость широкого использования информационных технологий в управлении торговлей. Для осуществления эффективной коммерческой деятельности торговым организациям необходима такая информационная база, которая бы содержала нужные оперативные и нормативные данные. Оперативные данные отражают текущее состояние коммерческой деятельности организации и требуют частого обновления в соответствии с реальной обстановкой. Поэтому эффективный учет и обработку поступающей информации в торговые организации можно осуществить лишь с помощью автоматизированной информационной системы.

Автоматизированная информационная система (АИС) – представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений с помощью ПЭВМ.

Создание АИС способствует повышению эффективности коммерческой деятельности и обеспечивает высокое качество управления. Тенденция к усилению децентрализации управления влечет за собой распределенную обработку информации и создание автоматизированных рабочих мест специалистов.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) можно определить как совокупность информационных, программных и технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области. Автоматизированные рабочие места должны создаваться строго в соответствии с их предполагаемым функциональным назначением. Однако общие принципы создания АРМ остаются неизменными. К ним относят системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Системность подразумевает следующее: автоматизированное рабочее место должно представлять собой систему взаимосвязанных компонентов. При этом структура АРМ должна четко соответствовать тем функциям, для выполнения которых создается данное автоматизированное рабочее место.

Гибкость имеет огромное значение при создании современных и эффективно работающих автоматизированных рабочих мест. Данный принцип означает возможность приспособления АРМ к предполагаемой модернизации как программного обеспечения, так и технических средств. В настоящее время, когда скорость устаревания программных и технических средств постоянно растет, соблюдение данного принципа становится одним из важнейших условий при создании АРМ.

Для обеспечения принципа гибкости автоматизированного рабочего места все подсистемы отдельно взятого АРМ выполняются в виде отдельных модулей. Чтобы при замене не возникало проблем несовместимости, все элементы должны быть стандартизированы.

Принцип устойчивости заключается в выполнении заложенных в АРМ функций, независимо от воздействия как внутренних, так и внешних факторов. При возникновении сбоев работоспособность системы должна быстро восстанавливаться, неполадки отдельных элементов должны легко устраняться.

При создании АРМ надо учитывать, что его эффективность будет во многом определяться правильным распределением функций и нагрузки между работником и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ПЭВМ. Только тогда АРМ становится средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

Практический опыт использования АРМ позволяет выделить следующие требования к эффективно и полноценно функционирующему автоматизированному рабочему месту:

• своевременное удовлетворение информационных потребностей пользователя;

• минимальное время ответа на запросы пользователя;

• адаптация к уровню подготовки пользователя и специфике выполняемых им функций;

• возможность быстрого обучения пользователя основным приемам работы;

• надежность и простота обслуживания;

• понятный интерфейс;

• возможность работы в составе вычислительной сети. Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а пользователь выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля торговой деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач и анализа функций управления.

По степени комплексности решения автоматизации управления торговой организацией автоматизированные рабочие места делятся на:

• автоматизированные рабочие места, не являющиеся частью единой системы управления организацией. Это наиболее простой, но и менее эффективный вариант автоматизации рабочего места для коммерческих работников, так как не позволяет минимизировать затраты на обработку информации. Такое АРМ рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы. Пользователь сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации;

• автоматизированные рабочие места, входящие в единую систему управления организацией. Более сложный, но и более эффективный вариант автоматизации, при котором используется удаленный доступ к ресурсам центрального (главного) компьютера и (или) внешней сети.

Следует учитывать, что автоматизации поддается только часть информационных потребностей коммерческих работников (расчеты показателей, группировка информации по различным критериям и др.). Персональный компьютер на рабочем месте коммерсанта выполняет функции высокопроизводительного помощника (организация файлов, поиск, сортировка, составление отчетов, воспроизведение данных на экране), но не может полностью заменить человека на его рабочем месте.

Проекты автоматизации торговли отличаются от проектов автоматизации иных видов деятельности и видов учета по следующим причинам:

• системы автоматизации торговли достаточно часто требуют интеграции с разнообразным компьютеризированным торговым оборудованием: сканерами штрих-кодов, принтерами этикеток (штрих-кодов), терминалами сбора данных и т. д.;

• при автоматизации торговли возрастает значимость факторов производительности и надежности системы автоматизации вследствие больших объемов данных, которыми оперирует торговая организация, а также высокого уровня оперативности ввода данных в систему и их анализа;

• при автоматизации торговли акцент всегда делается на автоматизации значительного количества формализованных бизнес-процессов (закупки, хранение, обработка заказов и т. д.), в то время как, например, бухгалтерский учет в торговой компании достаточно простой;

• практически всегда при внедрении новой системы автоматизации торговли или сложных функций существующих систем автоматизации вопрос о «ручном» вводе данных в новую систему не стоит – большой объем данных требует максимального использования автоматических средств;

• непрерывный цикл работы торговой организации существенно усложняет планомерное внедрение системы автоматизации.

Программное обеспечение для автоматизации торговли делится на следующие виды:

• торговые системы центрального офиса (head-office);

• торговые системы магазина (back-office);

• кассовые программы (front-office).

Кассовые программы (front-office) позволяют организовать взаимодействие между торговым оборудованием, предназначенным для продажи товаров, и торговой системой магазина (back-office). Кассовые программы могут обеспечивать передачу информации в торговую систему магазина двумя принципиально различающимися способами.

Первый способ – off-line. Данный способ работы означает, что кассовая программа в дискретные промежутки времени получает данные (целиком или только изменения) от торговой системы и помещает их на локальный диск кассового аппарата. При обслуживании продаж она пользуется только этими локальными данными. Также дискретно в торговую систему передаются результаты работы кассы. Обмен может проходить и через дискеты, модемную связь. Достоинством этого решения является надежность. Даже если произошел сбой локальной сети, кассовый аппарат продолжает работать;

Второй способ – оn-line. Этот способ применяется именно для оперативного получения в торговой системе данных о работе каждой кассы, мгновенного контроля остатков, резервирования товара, торговли со склада и т. п. В этом случае кассовая программа постоянно обменивается с торговой системой через локальную сеть.

Торговая система в магазине (back-office) занимается поддержанием ассортимента, заказами, управлением ценами и др.

Торговую систему центрального офиса (head-office) можно рассматривать как логистическую. Она может быть как оптовая, так и розничная, распределять товар и в собственные магазины, и сторонним организациям. Логистическая система может быть централизованной и децентрализованной в зависимости от того, кто делает заказ в дистрибьюторский центр. Если организация состоит из одного магазина, ее торговая система будет объединять функции магазина и центрального офиса.

Поддержка электронного торгового оборудования входит в штатный функциональный набор всех торговых систем. В табл. 1.1 приведены основные виды электронных устройств, используемых для автоматизации торговли на основе применения штрихового кодирования.

Таблица 1.1

Основные виды электронных устройств, используемых для автоматизации торговли на основе применения штрихового кодирования

POS-терминалы в торговом зале должны быть объединены в сеть с персональными компьютерами, которые могут быть установлены как у администратора магазина, так и на складах, в бухгалтерии, коммерческом отделе и т. д. При поступлении партии товаров на склад работники магазина с помощью сканера вводят в компьютерную базу данных их штрих-код, количество, цену и иную информацию. При поступлении на склад товаров без универсальных штрих-кодов, на них наносят идентификационные ярлыки. Всеми кассовыми аппаратами управляет центральный компьютер (сервер), который формирует и пополняет прайс-лист каждой кассы, а также получает отчет о продажах.

Существуют три основных варианта организации передачи информации между отдельными элементами автоматизированной системы:

• Сеть, построенная на основе оптоволоконных линий связи. В этом случае удается создать полностью онлайновую систему, когда центральный офис выполняет функцию магазина, а все магазины сети работают как его торговые секции. Такое решение имеет две отрицательные стороны. Первая – дороговизна оптоволоконных линий. По этой причине значительно удаленные друг от друга магазины зачастую объединять в сеть с помощью подобной технологии порой нерентабельно, так как создание и обслуживание оптоволоконных и радиоканалов достаточно дорого. Другой минус оптоволокна состоит в том, что если связь прервется, то остановится работа всей сети.

• Использование механизма репликации. Этот вариант недорогой, но скорость передачи данных невысокая. Репликация – это копирование изменений в таблицах базы данных и их пересылка на удаленные серверы. Недостатком репликации является наличие таких ситуаций, когда, например, новый товар уже поступил в систему удаленного магазина, а новой цены еще нет. Если требуется оперативный обмен информацией между офисом и магазинами, механизм репликации будет явно неудовлетворительным. Этот механизм уместно использовать в тех случаях, когда достаточно обмениваться информацией не чаще одного раза в день. Кроме того, следует предупредить, что в случае повреждения линии связи сеть, работающая по принципу репликации, вынуждена простаивать.

• Связь на основе базы документов. Данный вариант передачи информации основан на том, что никаких изменений в магазине не может произойти, пока туда не пришел какой-либо новый документ из центрального офиса, то есть все виды связи между магазинами представляют собой пересылку одного или нескольких документов, а также полной информации по всем содержащимся в них товарам. Надежность системы, построенной на таком способе связи, очень высока, а область применения практически не ограничена.

Оценка эффективности процесса автоматизации торговли это достаточно сложный вопрос даже для специалистов. Дело в том, что эффект от применения системы автоматизации комплексный и имеет как экономическую составляющую, так и организационную, имиджевую и т. п., что также имеет большое значение для развития организации и что в деньгах, особенно в краткосрочной перспективе, посчитать трудно или вообще невозможно. Например, повышение оперативности и качества управления позволяет избежать дорогостоящих промахов и ошибок, сработать быстрее и эффективнее конкурентов. Следует также иметь в виду, что положительный эффект, как правило, проявляется не сразу, а спустя некоторое время. Например, рост культуры обслуживания приводит к повышению товарооборота и формированию положительного имиджа, что в свою очередь сказывается на рыночных позициях субъекта хозяйствования. Необходимо также анализировать эффект от системы на каждом этапе ее внедрения и эксплуатации. По оценкам специалистов на разработку и внедрение проекта комплексной автоматизации (охватывающего все подразделения организации и большинство задач выполняемых сотрудниками организации) необходимо будет потратить до 5 % годового товарооборота торговой организации.

Таким образом, многовариантность автоматизации торгово-технологических процессов требует от торговых организаций четкого их описания, определения конкретных целей и задач автоматизации.