Мы уже выяснили, что первый, кого видит клиент, зайдя в клуб, это администратор. Администратор – это человек, который контролирует все процессы в клубе, внимание к клиенту, умение решать спорные вопросы, конфликты и наладить коммуникацию. Профессия администратора создана для того, чтобы грамотно руководить коллективом и координировать действия сотрудников. И работает администратор в режиме многозадачности. Его основная функция – общение с родителями, педагогами и руководителем. Поэтому я считаю, что самое основное качество, которым должен обладать администратор, это эмоциональный интеллект. Это значит, что он должен не просто быть милым, вежливым и предупредительным. Он должен чувствовать клиента тонко и попадать в самое «сердце» его основной потребности. Чувствование – с одной стороны, попадание – с другой, – это то, что подводит нас к важной задаче администратора – продать услугу, которая удовлетворяет клиента.
Сможете ли вы стать хорошим и востребованным специалистом? Да, конечно, если зададитесь целью. Администратор – это должностное лицо, работа которого связана с управлением организацией. Такой сотрудник по праву считается главным помощником руководителя. Он в курсе всех дел компании. Поэтому требования к его умениям, навыкам и личностным качествам предъявляются высокие.
Хороший администратор – это тот, кто:
– является профессионалом в области менеджмента;
– разбирается в документоведении;
– умеет обрабатывать информацию на компьютере;
– искусно владеет навыками общения;
– имеет высокие организаторские способности;
– обладает такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, толерантность, способность убеждать.
Администратор – ответственный, общительный, вежливый, пунктуальный, исполнительный, аккуратный, хозяйственный, внимательный. Администратору характерны такие навыки, как стрессоустойчивость и системность в работе.
Как это выглядит на практике:
Администратор приветствует клиента, когда тот приходит в детский клуб. Он – лицо детского заведения.
Он улыбается, знает и называет клиентов по имени, спрашивает, как у них дела, в курсе разных событий из жизни клиентов, сочувствует и поддерживает, рассказывает о том, как ребёнок провёл время.
Администратор общается с текущими и потенциальными клиентами по телефону, назначает встречи, продаёт услуги.
Администратор контролирует время начала и окончания занятий, налаживает коммуникацию с педагогами.
Доброжелательно и мягко разрешает спорные вопросы и конфликты.
Администратор умеет продавать, доносить ценность услуги до каждого родителя и доводить клиента до покупки абонемента.
Контактирует с руководителем бизнеса, управляющим (если в вашем центре есть такой) и является ключевым звеном между руководителем и сотрудниками команды.
Учить администратора можно и нужно. Но есть качества, которые должны быть присущи человеку на этой должности априори, и им невозможно научить. Самое главное – это эмоциональный интеллект и любовь к людям. Ответственность – тоже немаловажная черта, ведь родители доверяют сотрудникам дошкольного учреждения самое ценное – своих детей.
Ещё обязательно в характере администратора должны присутствовать «хозяйственная жилка» и умеренная строгость, ведь порядок в центре – его забота.
Для каждого детского клуба руководитель устанавливает свои регламенты и правила, которые фиксируются документально. Я уже упоминала о «Книге продаж», которую написала для детских центров в г. Мытищи. В неё входят такие главы:
1. Информация о центрах, история.
2. Правила работы с руководителем и правила работы внутри центра.
3. Описание курсов.
4. Прайс (перерасчёт по пропускам), пробное занятие.
5. Целевая аудитория.
6. Скрипты (телефон, личный контакт, сообщения).
7. Возражения.
8. Правила работы в Instagram (Контент-план).
9. Правила работы в Excel, работа в Google таблицах.
10. Акции.
11. Правила работы в СРМ программе.
12. Регламент работы администратора.
13. Общие правила.
14. Педагогический состав.
Вы можете сделать такую книгу сами со своим руководителем. Можно поручить это управляющему или опытному администратору. Поверьте, она облегчит работу вашего администратора во многом. И каждый раз, когда возникнут вопросы (по перерасчётам, по программам клуба), администратору не придётся отвлекать руководителя, он сможет сам решить возникшую ситуацию. Такая книга должна быть на столе в каждом детском центре.
Сейчас очень много детских учреждений с разными направлениями: с мини-садиком, с изучением иностранных языков, подготовкой к школе и другими дополнительными секциями и кружками. И, исходя из вашего направления, можно устанавливать функции и правила для администратора. Особенно полезна такая книга для новеньких администраторов: им легче будет познакомиться со спецификой работы, войти в курс дела. Ещё вариант обучения и ознакомления администратора с должностью – это записать обучающие видео, после чего вам не придётся каждый раз вводить в дело нового администратора и тратить на это время. Открыли книгу – прочитали, посмотрели запись на Google диске – выучили, и можно применять в работе. Всё это скрепили подписью в регламенте и должностной инструкции администратора.
Администратор детского центра – это управленец, представительское лицо, на котором лежит ответственность за качество услуги клиентов. Администратор должен контролировать три направления: помещение центра, работников, клиентов – и следить, чтобы все выполняли правила, установленные руководителем.
Чек-лист того, что должен уметь и знать администратор:
• Знать все нюансы рабочего процесса в центре.
• Встречать и провожать гостей, обеспечивать им необходимую помощь и комфортное пребывание.
• Отвечать на входящие звонки.
• Получать деньги, выписывать абонементы.
• Своевременно рассказывать клиентам о новых предложениях, акциях, мероприятиях, а также обо всех изменениях и нововведениях.
• Вести клиентскую базу и учёт посещаемости детей, делать отчёты для руководителя или управляющего.
• Организовывать обмен необходимой информацией внутри коллектива.
• Контролировать сохранность документации, кассы и материальной базы.
• Контролировать чистоту помещения и заниматься хозяйственными закупками.
• Немедленно сообщать руководителю о возникновении непредвиденных ситуаций.
В этих пунктах и заключается работа администратора как менеджера, как профессионала. И не нужно бояться продаж. Напротив, вы должны понимать, что за проделанную работу (результат) получите отличный бонус в денежном эквиваленте. По окончании месяца, подведя итоги, за выполненный план вы получаете премию, размер которой устанавливает руководитель.
Встреча клиентов, общение, приём входящих и исходящих звонков, ведение таблиц, знание программ Word и Excel, ведение Instagram, умение пользоваться электронной почтой – это и есть делопроизводство в центре. В каждом центре используется своя СРМ система, по которой вы работаете. Это может быть как программа «Беркана», кому-то удобнее 1С, либо ваша другая программа. Навыки работы в таких системах приветствуются, это очень облегчает и помогает в каждодневном использовании. Например, напоминания о поздравлениях с днём рождения детей, подготовке отчётов за месяц или квартал или даже за год. Администратор отвечает за всю документацию, подготовка которой входит в его обязанности: например, запрос напечатать справку о посещаемости центра, объявления, списки канцелярии, списки детей.
Администратор следит за порядком в центре, все ли бахилы на месте, есть ли они в наличии, все ли комнаты готовы к занятиям, все ли лампочки работают, работает ли принтер, оплачен ли телефон, чисто ли в центре, убрались ли педагоги после своих занятий, убралась ли хорошо уборщица. Администратор контролирует наличие канцелярских и хозяйственных товаров в центре. Чтобы не получилось так, что закончилась бумага или плёнка для ламинирования в самый неподходящий момент, нужно в течение месяца собирать информацию от педагогов и записывать в тетрадь или журнал (как вам удобно – делать это в электроном или бумажном виде), создавая список необходимого. И производить закупку канцелярских и хозяйственных товаров заранее. Обычно это должно происходить в начале месяца.
Администратор контактирует с педагогами, и это играет важную роль в работе центра. Взаимодействие должно быть налажено так, чтобы работало как система «единое целое». Здесь не должно быть никаких личных претензий друг к другу – это работа! Продажа абонемента во многом зависит и от педагога. Ваша задача – довести клиента до занятий, а задача педагога – сделать всё возможное, чтобы этот ребёнок остался у вас. Для того чтобы ваша услуга была качественной, всегда контактируем с педагогом – сообщаем количество детей в группе до начала занятия, сколько ожидается новых детей на пробное занятие, кто заболел и не пришёл, кому отправить домашнее задание, делаем фото и видео с занятий, предупреждая педагога. Контактируя с педагогом, вы будете узнавать информацию о курсе, какие темы проходят ребята, чтобы в дальнейшем можно было рассказать родителям. Администратор всегда должен контролировать работу педагогов (пришёл ли вовремя, подготовился ли к занятию, вышел ли к родителям после урока, есть ли необходимость в отмене занятий, нужна ли помощь в подготовке к занятиям – что-то вырезать, приклеить, заламинировать, куда-то позвонить). И если что-то пошло не так, нужно своевременно сообщить управляющему либо руководителю, так как это может повлиять на дальнейший ход работы (если педагог регулярно опаздывает – незамедлительно сообщаем об этом руководству для принятия необходимых мер, не нужно прикрывать и скрывать). Особенно любят опаздывать шахматисты (мужчины) – я это говорю не просто так, а потому что уже убедилась много раз. Они то проспят, то забудут, то в пробке, а это всё сказывается на вашей репутации. Поэтому берём «на контроль».
Администратор в каком-то смысле заменяет ребёнку, который к вам пришёл, и маму, и няню. Нужно проявить свою нежность и заботу. Ведь дети это чувствуют. Многие детишки, придя впервые, боятся зайти в клуб. У кого-то возникает ассоциация с поликлиникой, кто-то просто не может расстаться с мамой (особенно малыши), поэтому администратор должен чем-то заинтересовать малыша, чтобы все страхи у него развеялись. Возможно, стоит сделать игровую зону в холле, чтобы предложить ребёнку игрушку, машинку, раскраску, книжку. Нужно заинтересовать малыша: если понравится ребёнку у вас в центре и это увидит мама – всё, клиент ваш. Так приятно, когда дети не хотят уходить из центра. Это значит, что вы организовали правильный подход и демонстрируете свой профессионализм. Администратор должен быть начеку и смотреть, чтобы ребёнок зашёл на занятия, перешёл в другой кабинет, не вышел на улицу, не ушёл домой один. Вы понимаете, какая ответственность ложится на вас и на центр?
Как ни странно, родители так же, как и дети, требуют к себе внимания. Многие из них – многодетные, они устают дома от рутинных будней, некоторые просто приходят к вам пообщаться, рассказать о своих проблемах и обсудить насущные темы. Для комфорта и безопасности в центрах могут быть установлены камеры видеонаблюдения, чтобы родители и ожидающие видели, как их чадо занимается на уроке. В некоторых центрах предлагают чай или кофе; можно установить книжный уголок, чтобы ожидание ребёнка проходило с пользой и интересом.
Если у администратора не стоит очередь из людей на оплату, если есть свободная минутка и вы видите, что родитель очень хочет пообщаться, доставьте ему такое удовольствие. Это очень важно – внимание, которое вы ему уделите. Выслушайте его (даже если эта тема вам неинтересна). Поверьте, это может сыграть определённую роль. Всегда нужно поддерживать индивидуальный контакт с родителями (но главное – не переборщить).
Разговор должен быть правильным:
* Общаясь с родителями, подчёркивайте успехи их ребёнка. В дальнейшем они будут приходить к вам с мыслью: «Наверное, я узнаю что-то новое и хорошее о своём ребёнке». Ваш контакт с родителями становится приятным и полезным и говорит о вашей включённости, внимательности, профессионализме.
* Будьте искренни и честны. Важно говорить о том, что действительно удаётся замечать.
* Но не бойтесь обозначить трудности, с которыми сталкивается ребёнок и вы сами. Если говорить только о хорошем, это может вызвать недоверие. Поэтому нужно быть осторожным в высказываниях.
* Цените и подчёркивайте заслуги родителей, их заботу и внимание к детям.
Помимо всех этих функций администратор – это ещё и «продажник», он должен уметь продавать услуги. Многие боятся этого слова – «продажи», но в дальнейших главах мы разберёмся подробно и раскроем секреты правильных продаж в детском центре.
О проекте
О подписке