Цитаты из книги «Тайм-менеджмент. Полный курс»

3-й способ. Можно оценивать любое дело не только количественно — по затраченному на него времени, но и качественно, учитывая свое эмоциональное отношение к данному виду работы, дополнительные условия, примечания и более подробную информацию, дающие представление о рациональности произведенных временных затрат (таблица 2.4). Это поможет определить, насколько эффективно расходуется время, а также выявить свои индивидуальные поглотители и то количество часов, которое они у вас «похищают».

1-й способ. Самый простой — фиксируем начало и окончание любого дела (таблица 2.2). С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня. 2-й способ. Фиксируем не только начало и окончание любого дела, но и его продолжительность (таблица 2.3). Этот способ стоит применять, когда уже выработалась привычка останавливаться и анализировать свою деятельность в течение дня. К уже известной нам таблице 2.2 добавляем еще один столбец.

Техника полного хронометража Техника полного хронометража состоит из трех основных шагов: в течение нескольких дней фиксируйте все выполняемые работы длительностью от 10 до 15 минут; выберите от одного до трех ключевых показателей; отследите их в динамике.

так и тайм-менеджмент начинается с хронометража.

Таблица 2.1. Капитал времени 1 Мой возраст 2 Примерное время (возраст) достижения цели 3 Мой капитал времени в годах (стр. 2 – стр. 1) 4 Мой капитал времени в сутках (3 × 365) 5 Количество часов в сутки, которое трачу на сон 6 Количество активных часов в сутках (24 – стр. 5) 7 Мой капитал времени в часах (4 стр. × 6 стр.)

Итак, любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени. Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни — вырабатывает навык, необходимый каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшать.

Это — сознательное содержание. Все зависит от того, каков ваш внутренний настрой на путь: это будет отдых («прогулка»), целенаправленное движение («маршрут»), спешка («галоп») или что-то другое. Определить типичные для себя состояния в движении и возможность их использования каждый может сам, нужно лишь сфокусироваться на этом. Если человек способен уйти в себя на время долгой поездки, он преодолевает и пространство, и время, а если он может только пялиться в окно и зевать от скуки, он вынужден пережить каждую минуту и каждый километр пути. К. Уилсон

по возможности предварительно договаривайтесь о встрече по телефону; старайтесь решать большинство вопросов по телефону или электронной почте; планируйте большинство встреч в офисе, без выездов (этот подход актуален для менеджеров); делегируйте выездные мероприятия службам доставки, курьерским службам и т.д.; координируйте свои перемещения с коллегами, друзьями, родными. Принцип прост, но максимально эффективен. Согласовывайте предполагаемые поездки: если кому-то по пути и он может решить ваш вопрос заодно со своим, поручите ему эту задачу. Время в пути должно приносить дополнительную выгоду, не связанную с целью перемещения. Принцип «вторичной выгоды» осуществляется за счет «наполненности» времени перемещения полезными процессами, не связанными с мероприятием, ради которого совершается поездка.

тщательная подготовка к поездке; оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта; наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т.д.). Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса: «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»; «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?» Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы. Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов. Нужно сократить до оптимума число перемещений. Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу — определить «выездные» дни. Совершать все необходимые поездки в четверг — такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды. Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ-сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за З ч. в пятницу вместо 5–7 ч. в обычные дни недели»17. Экономия времени — от двух до четырех часов. А это достаточный резерв для решения многих задач.

Поглотители времени: нечеткая постановка цели; отсутствие приоритетов в делах; попытки слишком много сделать за один раз; отсутствие представления о предстоящих задачах; плохое планирование дня; заваленный письменный стол; Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы; дорога; недостаток мотивации; телефонные звонки, отрывающие от дела; поиски записей, адресов, телефонов; недостаток кооперации; незапланированные посетители; неспособность сказать «нет»; неполная или запоздалая информация; отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе); неумение довести дело до конца; отвлечение на внешние факторы; затяжные совещания, собрания; недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам; телевизор, просмотр видео- и DVD-фильмов; болтовня на частные темы; излишняя коммуникабельность; чрезмерное количество деловых записей; синдром откладывания; желание знать все факты; длительное ожидание (очереди); спешка, нетерпение; слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие); недостаточный контроль за делегированием; нечеткая обратная связь или ее отсутствие.