Цитаты из книги «Тайм-менеджмент. Полный курс»

Для эффективной работы с Outlook нужно знать всего два слова и пять кнопок. Два волшебных слова — «Пользовательское представление» и «Пользовательское поле». О пяти кнопках — чуть позже. Пользовательское представление — это некий взгляд на ваш список задач, возможность представить их именно так, как хотите вы, т.е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате и т.д. Поскольку для Outlook вы — пользователь, то и настроенное вами представление называется «пользовательским», в отличие от стандартных представлений, уже заложенных в Outlook. Возможность увидеть наши приоритетные задачи раскрашенными и отображенными крупным шрифтом — это как раз пример пользовательского представления. Давайте разберемся, как его настроить таким образом, чтобы вам было удобно им пользоваться. Кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» в панели задач (стрелка 1, как показано на рис. 8.7). В появившемся меню выберите пункт «Изменить текущее представление» (стрелка 2, как показано на рис. 8.7). Мы вошли в то место, где можно менять текущее представление панели задач (рис. 8.8). Здесь находятся те самые пять кнопок, которые нам потребуются для эффективного управления Outlook. Настроим отображение приоритетных задач красным цветом. Автоформат 1. Выберите в меню пункт «Автоформат» (рис. 8.9, стрелка 1). Появится меню «Автоматическое форматирование». Вы видите список правил, которые говорят Outlook, какие задачи как раскрашивать. Это стандартные правила — «завершенные и непрочитанные отображать серым полужирным перечеркнутым», «просроченные задачи — красным» и т.п. К стандартным мы можем добавлять свои, пользовательские.

Встречи дают удобный обзор жесткой, связанной с линейным временем («хроносом») части вашего плана дня или недели. Задачи — обзор всех гибких, привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать множество дел.

Считай время, как деньги. Будь готов к тому, что за ошибку во времени лишишься денег. Телефоном — срочное, остальное — почтой. Все, что можешь, делай сам. Приходи не с вопросом, а с вариантами решения. Не пытайся переложить свою проблему на другого. Будь готов услышать твердое «нет». Отправляя e-mail, обязательно укажи актуальную тему письма и его важность. Перед тем как дернуть коллегу, подумай. Запиши вопросы и задай их сразу. Опоздание — зло. Но если уж опаздываешь — предупреди. Готовься к планерке заранее. Приноси мысли на бумаге. Получив от коллеги информацию (регламент, презентацию) — прочитай ее и храни. Второго раза не будет. Активное внимание твоего слушателя длится 1,5 минуты. Практикуй краткость. Она — сестра таланта. В любом запросе указывай реальные сроки исполнения. Не завышай их, как цену на базаре. Критикуешь — предлагай свой вариант решения. Без него критика не принимается. Приходи редко. Проси мало. Уходи быстро.

Корпоративный тайм-менеджмент объединяет два подхода — личный тайм-менеджмент и корпоративную организацию труда. Задачей внедрения тайм-менеджмента в этом случае становится ответ на вопрос: «Как повысить управляемость компании и ее сотрудников, не потеряв при этом преимуществ, которые дают свобода и инициатива людей?» Решение достигается за счет использования всей совокупности технологий и методов, начиная от обучения сотрудников, ТМ-диагностики и аттестации до внедрения корпоративных стандартов и разработки действенных инструментов их эффективного использования.

стандарт планирования рабочего дня (в ежедневнике или MS Outlook). Основой такого стандарта может быть «жестко-гибкий» алгоритм планирования дня, позволяющий, не прибегая к слишком жесткой привязке ко времени, тем не менее успевать выполнить ключевые задачи.

«Жесткие» встречи выделяются в календаре синим цветом, бюджетируемые — зеленым, категория «День» содержит задачи на сегодня, а категория «7-контроль» просматривается раз в неделю.

Вещи, инструменты — доски планирования, готовые пустографки, бланки и т.п., «воплощающие» в себе грамотные техники работы. Важнейший инструмент воплощения корпоративных стандартов — готовые настройки в корпоративной системе личного и командного планирования; как правило, это MS Outlook либо Lotus Notes. В настройках «Календарь» и «Задачи» применяются принципы и техники тайм-менеджмента.

Регламенты — договоренности, исполнение которых подкреплено санкциями (как формально-корпоративными, так и игровыми). «Получивший e-mail без заполненного поля “Тема” имеет право стереть его, не читая; вина за нерешенный вопрос будет на отправителе сообщения» либо «Ведущие ежедневник по заданному стандарту планирования имеют преимущественное право на элементы гибкого графика в работе».

Договоренности — общие «правила хорошего тона» в отношении времени. Возник вопрос к коллеге — не звони сразу, запиши и потом задай несколько вопросов одним блоком. Такие правила могут быть устными или закрепленными в письменной форме, в форме плакатов, табличек и т.п.

Язык, глоссарий тайм-менеджмента. Слова «срочность», «важность» и аналогичные могут пониматься совершенно по-разному.