06 Этапы закупочного процесса

Закупочный процесс – это как собирание пазла. Важны терпение и последовательность!

Закупочный процесс – важнейшая бизнес-функция и ключ к финансовой стабильности компании, несмотря на то что в деловом мире до сих пор бытует скептицизм касательно эффективности закупочной деятельности и ее стратегической роли. А ведь четко выстроенная закупочная система способна принести экономические выгоды для компании, которые невозможно создать без надлежащей организации процесса закупок.

Последовательность мер, которые компания предпринимает для приобретения товаров и услуг, необходимых для достижения ее операционных целей, известна как процесс закупок.

Не существует универсального алгоритма закупочного процесса. Он должен быть полностью адаптирован к конкретной компании для обеспечения максимальной эффективности. Этапы процесса закупок организации будут зависеть от таких факторов, как:

● бизнес-модель;

● размер компании;

● локация бизнеса;

● структура компании;

● размер бюджета для закупок;

● человеческие ресурсы.

Кроме того, деятельность некоторых компаний (например, государственных компаний и государственных предприятий) регулируется строгим законодательством и нормативными отраслевыми правилами, которые могут также влиять на процесс закупок.

Независимо от имеющихся различий в той или иной компании, успешно реализованный закупочный процесс имеет очевидные плюсы:

1. Обеспечиваются условия для увеличения прибыли;

2. Выявляются слабые и сильные стороны поставщиков;

3. Внедряются конкретные закупочные инициативы для повышения производительности;

4. Повышается лояльность заинтересованных сторон;

5. Улучшается прозрачность закупочной деятельности и скорость выполнения заявок;

6. Соблюдаются закупочные процедуры и стандарты;

7. Сокращается цикл поиска и отбора поставщиков;

8. Снижаются финансовые, операционные и юридические риски;

9. Снижаются затраты и повышается контроль за расходами;

10. Предотвращаются сбои в цепочке поставок.

Цель закупочного процесса – обеспечить наибольшую ценность для компании, сократить расходы и гарантировать своевременную доставку качественных товаров и услуг.

Закупки – индивидуальный процесс, однако снабженческая наука выделяет конкретные этапы, характерные для компаний с высокой степенью зрелости закупочной функции.

Этап 1. Определение потребности в товарах и отправка заявки на закупку

Закупочный цикл начинается с момента, когда у бизнес-подразделений компании возникает потребность в приобретении определенных товаров или услуг. Например, это может быть письменный запрос на закупку очередной партии ноутбуков для сотрудников офиса со стороны отдела информационных технологий или заявка на поиск дополнительного складского помещения для отдела логистики в связи с расширением бизнеса.

Первый шаг закупочного процесса – определение и консолидация потребностей всех отделов компании. Тем самым обеспечивается высокий уровень прозрачности будущих расходов, который часто отсутствует в российских компаниях. В зависимости от структуры и размера компании этот этап может контролироваться как руководителем отдела закупок, так и топ-менеджментом.

Этап 2. Поиск, оценка и выбор поставщиков

Следующий шаг – поиск, оценка подходящих поставщиков и выбор партнера, который соответствует ключевым требованиям компании. Это важная часть процесса, поскольку перед принятием окончательного решения отделу закупок необходимо изучить репутацию, расценки, производственные возможности, уровень клиентоориентированности и надежность «идеального» поставщика. В противном случае сотрудничество с неверно выбранным поставщиком может вызвать так называемый эффект домино^[3] для всей бизнес-структуры. В связи с этим следует помнить, что при выборе поставщика закупочная цена не должна быть единственным определяющим фактором. Например, в сфере электронной розничной коммерции несвоевременная доставка товара может привести к потере репутации компании как надежного провайдера, а следовательно, к снижению общей выручки.

На этом этапе необходимо руководствоваться золотым правилом: надежный поставщик способен обеспечить для компании существенную экономию средств и максимальную ценность в долгосрочной перспективе.

Этап 3. Обсуждение условий контракта с выбранным поставщиком

После принятия решения о работе с подходящим поставщиком отдел закупок переходит к обсуждению условий контракта. Для компании этот этап крайне важен, поскольку вы ведете переговоры не только о цене, которая должна быть справедливой и взаимовыгодной для обеих сторон, но и о сроках поставки и условиях оплаты, соответствующих ожиданиям компании.

Не стоит забывать об оценке условий предыдущих контрактов, чтобы определить возможности для их улучшения и использовать полученную информацию в будущем. Например, если вы обнаружили, что ранее компания соглашалась на приобретение дорогих электродвигателей на невыгодных условиях оплаты, вы как представитель отдела закупок обязаны устранить подобные ошибки в ходе переговоров.

Этап 4. Размещение заказа на закупку

После того как отдел закупок завершил переговоры и согласовал с поставщиком контракт на привлекательных условиях, начинается этап размещения заказа на закупку. В современных компаниях заказ оформляется в специализированных информационных системах предприятия^[4] и проходит утверждение со стороны уполномоченных лиц^[5]. После этого специалист по закупкам подписывает официальный документ с поставщиком, в котором указываются:

● наименование товара или услуги;

● общая сумма затрат;

● количество;

● условия оплаты;

● сроки поставки.

Подписанный обеими сторонами контракт – официальное обязательство по выполнению коммерческих условий размещенного заказа.

Этап 5. Администрирование и доставка заказа

После размещения заказа на закупку начинается следующий важный этап работы, часто игнорируемый многими закупщиками. Речь идет об администрировании заказа с момента его размещения у поставщика. На протяжении всего времени исполнения заказа ответственный сотрудник регулярно контактирует с поставщиком в целях соблюдения утвержденных сроков поставки. В некоторых компаниях отдел закупок несет ответственность за качество и приемку полученного товара, поскольку подписывает сопроводительную документацию для последующей оплаты.

Этап 6. Оплата поставленного товара

Как только отдел закупок подтвердил, что поставленный товар соответствует качеству и условиям контракта, завершается последний этап закупочного процесса – подготовка платежных документов и проведение оплаты. В зависимости от коммерческих условий подписанного контракта между заказчиком и поставщиком оплата может производиться до и после поставки товара.

В условиях непрерывного совершенствования и оптимизации закупочной деятельности эффективный закупочный процесс обеспечивается за счет реализации следующих шагов.

● Шаг 1. Обеспечение постоянного повышения квалификации ваших закупщиков

● Шаг 2. Утверждение официальной закупочной стратегии

● Шаг 3. Определение расходов в соответствии с одобренным бюджетом

● Шаг 4. Установление единого «контактного окна» для связи с поставщиками

● Шаг 5. Разработка единой закупочной политики и стандартных операционных процедур

● Шаг 6. Учреждение совещательного комитета, состоящего из заинтересованных лиц и представителей закупочной команды

● Шаг 7. Инвестиции в информационные технологии

Темпы развития закупочной деятельности в компаниях неравномерны. Есть организации с традиционным бумажным документооборотом, в которых по-прежнему используются устаревшие методы закупок. В то же самое время появились компании, где отделы закупок перешли на цифровые решения. Они могут использовать возможности искусственного интеллекта для так называемых умных закупок. Кроме того, продвинутые технологии минимизируют нарушения закупочных процессов и устраняют проблему несанкционированных закупок в компании. Тем не менее независимо от уровня технической оснащенности любая компания может столкнуться с необоснованными расходами, раздутым бюджетом и вопиющей неэффективностью в случае ненадлежащего соблюдения стандартного процесса закупок. Как показывают мои исследования в области закупок, рецепт финансового благополучия компании тесно связан с внедрением регламентированного закупочного процесса, который ведет к снижению затрат, улучшению отношений с поставщиками и высокому уровню удовлетворенности внутренних заинтересованных сторон.

Структурированный закупочный процесс превращает отдел закупок в стратегическое преимущество, способное оказать значительное влияние на долгосрочное развитие компании и укрепить ее конкурентные позиции на рынке.

07 Закупочная стратегия

Правильно выбранная стратегия обозначит ваш успех на годы вперед.

Успешная компания всегда занимается долгосрочным планированием и прогнозированием. Деятельность такой организации невозможна без официально утвержденной корпоративной стратегии, в которой описаны структура управления, конкретные измеряемые цели, регламенты, процессы и методы реализации. Самые продвинутые компании участвуют в разработке и внедрении закупочной стратегии, которая не только имеет решающее значение для закупочной деятельности, но и оказывает прямое воздействие на бизнес-процессы всей компании.

Итак, что же такое закупочная стратегия?

Закупочная стратегия – официально разработанный и регламентированный план действий, определяющий бизнес-цели и развитие компании в области закупочной деятельности.

Утвержденная высшим руководством стратегия закупок закладывает основы, в которых содержится дорожная карта по реализации закупочной деятельности и детально описан комплекс мер, направленных на устойчивое развитие закупочных функций.

Официальная, принятая в виде документа стратегия закупок значительно повышает эффективность стратегического планирования, аналитические возможности и управленческую оперативность компании. При этом уровень детализации документа определяется руководством с прямым участием руководителя по закупкам, имеющим широкие полномочия.

Пересмотр закупочной стратегии производится минимум один раз в 12 месяцев. Любые изменения – отклонения от заданных параметров, неудачи и успехи, влияние внутренних и внешних факторов – необходимо фиксировать для последующей адаптации и коррекции своих действий. Иными словами, закупочная стратегия – гибкий документ, который может подвергнуться изменению с учетом сложившейся в компании ситуации.

Какие цели ставит перед собой закупочный блок при разработке стратегии?

● Устранение несанкционированных закупок

● Минимизация внеплановых расходов

● Определение роли, прав и обязанностей отдела закупок в компании

● Повышение прозрачности закупочной деятельности

● Укрепление доверия и повышение лояльности со стороны внутренних клиентов

● Сокращение снабженческих ошибок

● Снижение затрат

● Более рациональное сотрудничество с поставщиками и подрядчиками

● Значительное сокращение несвоевременных поставок

Закупочная стратегия – инструментарий с долгосрочной реализацией. Однако стратегия закупок зависит от ряда факторов: бюджета компании, существующих рисков, совокупной стоимости владения, экономических условий, индустрии и квалификации персонала. Есть компании, усилия которых сосредоточены на снижении затрат. А есть организации с прекрасными финансовыми возможностями, усилия которых направлены на снижение рисков поставок. Мой опыт доказывает, что две трети коммерческих компаний считают сокращение затрат самой важной задачей при внедрении закупочной стратегии. Ввиду того что фокус компании может быть обращен на несколько направлений в зависимости от поставленных задач, предлагаю рассмотреть основные типы стратегий, которые могут иметь место в закупочной деятельности.

Во-первых, это стратегия снижения затрат

Как я уже отмечал, самым популярным типом стратегии закупок является снижение затрат.

Снижение затрат – сложный и многоступенчатый процесс, который используется для увеличения прибыли. Любая организация в обязательном порядке должна погрузиться в свою текущую операционную закупочную активность для сбора данных. Более того, сбор данных должен быть не сиюминутным, разовым процессом, а последовательным и аккуратным, с определением ежемесячных и годовых итогов. Такой мониторинг помогает компаниям фиксировать закономерности и тенденции, выявлять возможные сезонные колебания данных и предпринимать успешные шаги по долгосрочному уменьшению затрат. Продуктивность сбора данных по затратам и своевременное принятие мер по снижению издержек особенно успешно реализуются в компаниях с централизованной системой закупок. Они оперативнее анализируют свои расходы и успешнее внедряют комплекс мер по минимизации затрат.

Во-вторых, это стратегия управления поставщиками

Сущность закупочной деятельности во внешней среде заключается во взаимодействии с партнерами – подрядчиками и поставщиками. Грамотный и осознанный выбор того или иного поставщика, его развитие и управление могут стать для компании решающим фактором в конкурентной рыночной борьбе. Эта стратегия предполагает более широкий взгляд на снабжение. Бизнесу необходимы подходящие товары наилучшего качества по умеренным ценам в нужное время и в нужном месте. Такой подход возможен только при тесном сотрудничестве с поставщиками и углубленном взаимодействии с внутренними заказчиками. С одной стороны, это подразумевает, что проблемные точки в цепочке поставок могут быть профессионально устранены, с другой – постоянный поиск, изменение и обновление базы поставщиков для нужд бизнеса обеспечат приток свежих и инновационных идей.

В-третьих, это стратегия управления рисками

Стабильно функционирующие компании полагают, что для дальнейшего устойчивого развития необходимо сконцентрироваться на управлении рисками в закупочной деятельности. Как вы знаете, управление рисками – это процесс, при котором производятся оценка и определение возможных рисков и неблагоприятных событий. Сбор и анализ данных позволят закупочному блоку минимизировать угрозы и отслеживать потенциальное возникновение негативных сценариев. Таким образом, стратегия управления рисками помогает разрабатывать превентивные меры для их минимизации. Ведущие компании считают целесообразным использование прогнозной аналитики и имитационного моделирования. Например, вы можете проанализировать сложную логику работы снабженческой цепи – пополнения запасов, производства и перевозок – и рассчитать показатели использования ресурсов (транспорта, персонала, производственных мощностей). Такой аналитический инструментарий защищает закупочный блок и всю компанию от неожиданных сюрпризов и обеспечивает эффективное функционирование всей корпоративной системы.

В-четвертых, это стратегия поиска иностранных торговых партнеров

Компании, намеренные усилить свои конкурентные преимущества, должны обратить внимание на зарубежных партнеров. Возможные плюсы от международной деятельности закупочного блока очевидны:

● низкая себестоимость производства;

● увеличение объема производства;

● применение международного опыта;

● использование иностранных передовых технологий;

● узнаваемость бренда.