Оценка затрат и выгод

Прочитав предыдущие разделы, вы, возможно, решили, что если какая-то информация обладает перечисленными выше качествами и существенна, то ее обязательно следует предоставлять пользователям. К сожалению, надо преодолеть еще один барьер. Определенные соображения могут не позволить включить финансовую информацию в отчетность, даже если она и является полезной. Выполним задание 1.4.

Задание 1.4

Допустим, есть некая информация, которую можно включить в финансовую отчетность. Она вполне релевантна, достоверна, сопоставима, понятна и существенна.

Может ли что-то удержать вас от включения этой информации в отчетность?

Препятствием могут стать затраты на подготовку информации, которые превышают потенциальные выгоды от использования этой информации. Соотношение затраты/выгоды ограничивает объем предоставляемой бухгалтерской информации.

Теоретически тот или иной элемент бухгалтерской информации должен включаться в отчетность только тогда, когда затраты на его представление меньше выгод, или стоимости, от его использования.

Для пояснения практических проблем предположим, что кто-то помял и поцарапал дверь нашего автомобиля. Мы хотим устранить вмятину и покрасить дверь в местном автосервисе. Насколько нам известно, в ближайшем автосервисе за эту работу берут £250, но мы подозреваем, что в других местах она может стоить дешевле. Единственный способ выяснить цены – это объездить автосервисы и показать им масштабы повреждений. На посещение автосервисов нужно определенное количество бензина. Также на это требуется время. Стоит ли поиск более выгодной цены тех затрат, с которыми он связан? Ответ, как мы уже говорили, выглядит так: если стоимость выяснения цен меньше потенциальной выгоды, то получение такой информации имеет смысл.

Итак, чтобы оценить затраты, связанные с выяснением стоимости ремонта в разных местах, мы должны ответить на ряд вопросов.

• Сколько автосервисов нам нужно посетить?

• Во что обойдется бензин, потраченный на посещение автосервисов?

• Сколько времени потребуется на посещение всех автосервисов?

• Сколько стоит потраченное время?

Экономическую выгоду от получения информации о стоимости работы оценить сложнее – не забывайте, пока мы были только в одном автосервисе. Нам необходимо получить ответы на следующие вопросы.

• Какой может быть самая низкая стоимость работы?

• Какова вероятность того, что нам назовут стоимость ниже £250?

Понятно, что ответы на эти вопросы неоднозначны. При оценке стоимости бухгалтерской информации мы имеем дело с такими же проблемами.

Предоставление бухгалтерской информации может быть очень затратным, однако эти затраты нередко трудно поддаются количественной оценке. Хотя прямые затраты, такие как зарплата бухгалтеров, обычно известны, они составляют лишь часть общих затрат. Существуют еще и не такие явные – и более сложные в оценке – затраты, например стоимость времени пользователя, потраченного на анализ и интерпретацию информации из финансовой отчетности.

Оценить экономическую выгоду от обладания бухгалтерской информацией еще сложнее. Можно, конечно, подойти «по-научному» к проблеме взвешивания затрат и выгод, однако это связано с субъективными оценками. Никто, конечно, не хочет, чтобы компании вообще не предоставляли бухгалтерскую информацию. Но никто не выступает и за то, чтобы они включали в отчетность всю информацию, удовлетворяющую одному или нескольким упомянутым выше критериям, невзирая на связанные с этим затраты.

Характеристики, определяющие полезность бухгалтерской информации, представлены на рис. 1.2.

Бухгалтерский учет как информационная система

Мы уже видели, что бухгалтерский учет можно рассматривать как оказание услуги «клиентам». Также его можно рассматривать как часть общей информационной системы компании. Внутренние и внешние пользователи информации о компании должны принимать решения о распределении ограниченных экономических ресурсов, а чтобы эти решения были правильными, они должны основываться на соответствующей финансовой информации. Предоставлять такую информацию должна система бухгалтерского учета.

Бухгалтерская информационная система должна выполнять те же функции, что и все остальные информационные системы компании. В частности, она должна обеспечивать:

• выявление и извлечение релевантной (в данном случае финансовой) информации;

• регистрацию и систематизацию собранной информации;

• анализ и интерпретацию собранной информации;

• представление этой информации в форме, удобной для пользователей.

Взаимосвязь функций бухгалтерской информационной системы представлена на рис. 1.3.

Учитывая, что в этой книге нас интересует прежде всего информационное обеспечение принятия решений, мы сосредоточимся на двух последних процессах – анализе финансовой информации и ее представлении. Мы сосредоточимся не на сборе и регистрации информации, а на ее использовании и полезности для потребителей.

Эффективные системы бухгалтерского учета – существенный атрибут эффективной компании. Сбои в работе системы бухгалтерского учета могут приводить к катастрофическим последствиям. Во вставке «Реальная практика 1.1» приведен пример сбоя при объединении двух предприятий в процессе интеграции их систем бухгалтерского учета.

Реальная практика 1.1

Виновата система учета

Приобретение розничной сети Safeway за £3,35 млрд в марте 2004 г. позволило сэру Кену Моррисону практически удвоить размеры своей сети супермаркетов и превратиться из регионального оператора в национального. Его план был довольно простым. Часть сети Safeway он продал (184 магазина примерно за £1,3 млрд), а оставшиеся 230 магазинов перепрофилировал в Morrison's. Планируется продажа еще около полусотни магазинов. Вместе с тем спустя почти 15 месяцев становится ясно, что процесс интеграции на практике идет не так гладко, как на бумаге. Сеть Morrison's, славившаяся выдающимися финансовыми результатами, выпустила четыре предупреждения о снижении прибыли за последние 10 месяцев. И каждый раз виноватой оказывалась Safeway. В июле прошлого года в качестве причины было названо более резкое, чем ожидалось, падение продаж в магазинах Safeway. В марте, когда было выпущено целых два предупреждения, причиной стали недочеты в системе бухгалтерского учета Safeway, из-за которых Morrison's недосчиталась прибыли от поставок. В текущем месяце предупреждение было списано на более высокие, чем ожидалось, затраты, связанные с параллельным управлением двух систем магазинов. После выпуска первого предупреждения в июле прошлого года Саймон Проктер из брокерской фирмы Charles Stanley заметил, что эта новость «обратила в прах все прогнозы относительно прибыли и сделала перспективы очень мрачными». Но если тогда было трудно что-либо говорить относительно прибылей Morrison's, то сейчас это и вовсе невозможно. Сам Моррисон не может сказать, чего ожидать. «Никто не предполагал такого, – говорит г‑н Проктер. – Когда я рассуждал о перспективах в июле прошлого года, речь шла о 12-месячном горизонте, а не о двухлетнем». По словам Моррисона, из-за сложности сделки по приобретению Safeway он «упустил контроль» над системой управленческого учета. «Это повлияло на способность совета директоров прогнозировать тенденции изменения прибыльности, и теперь у директоров нет возможности достоверно предсказывать уровень прибыльности в целом», – признался владелец сети супермаркетов.

Источник: "Morrison in uphill battle to integrate Safeway", Elizabeth Rigby, FT.com, 26 May 2005.

Управленческий и финансовый учет

Различают два вида бухгалтерского учета:

• управленческий учет, обслуживающий потребности руководства компаний;

• финансовый учет, обслуживающий потребности всех пользователей финансовой отчетности (см. рис. 1.1).

Различия между двумя видами бухгалтерского учета определяются тем, что предоставляемая ими информация адресована разным группам пользователей. Эти различия касаются:

• характера составляемой отчетности. Финансовая отчетность – это обычно отчетность общего назначения. Она содержит финансовую информацию, которая представляет интерес для широкого круга пользователей и может понадобиться для принятия разнообразных решений. В ней нет информации, которая предназначена для определенной группы пользователей или решения каких-то узких задач. Управленческая отчетность, напротив, составляется, как правило, с конкретной целью, т. е. она предназначена либо для определенного руководителя, либо для принятия определенного решения;

• степени детализации. Финансовая отчетность дает пользователям общее представление о положении и результатах деятельности компании за тот или иной период. Поэтому при ее подготовке показатели агрегируются, какие-то подробности опускаются. Управленческая отчетность, напротив, нередко обеспечивает руководителей очень подробной информацией, чтобы им было легче принять то или иное производственное решение;

• регулирования. Финансовая отчетность для многих компаний является объектом регулирования, которое нацелено на обеспечение стандартного представления информации. Регулирование осуществляется законодательными органами и специальными регулирующими органами. Поскольку управленческая отчетность предназначена только для внутреннего пользования, ее форма и содержание произвольны и зависят лишь от потребностей того или иного руководителя;

• периодичности представления отчетности. Большинство компаний составляют только годовую финансовую отчетность, но некоторые крупные компании готовят полугодовые и даже квартальные отчеты. Управленческая отчетность составляется по мере необходимости – во многих компаниях определенные отчеты составляются ежемесячно, еженедельно и даже ежедневно, что позволяет руководителям постоянно контролировать состояние дел. Специальные отчеты могут составляться в связи с конкретными событиями (например, для оценки предложения по приобретению оборудования);

• временнóго горизонта. Финансовая отчетность отражает результаты деятельности и положение компании за прошлый период. По сути, она ориентирована на прошлое. Управленческая отчетность, напротив, нередко содержит информацию, касающуюся не только прошлого, но и будущего. Это не означает, однако, что финансовая отчетность никогда не отражает ожиданий в отношении будущего. Иногда компании предоставляют внешним пользователям прогнозную информацию, чтобы привлечь капитал или избежать нежелательных предложений о поглощении. Даже обычная финансовая отчетность (которая относится к прошлым событиям) содержит оценки некоторых будущих показателей, как показано в главе 3;

• полноты и качества информации. Финансовая отчетность содержит главным образом информацию о том, что поддается количественной оценке в денежном выражении. Управленческий учет помимо такой информации предоставляет отчеты, содержащие нефинансовую информацию, например данные о запасах или полученных заказах в натуральном выражении, о количестве новых продуктов и выработке на работника. В финансовую отчетность включают главным образом объективные, поддающиеся проверке данные. А управленческая отчетность может содержать информацию, которая не вполне объективна и трудно поддается проверке, но которая необходима руководителям.

Из сказанного видно, что в управленческом учете нет таких ограничений, как в финансовом. Он может черпать сведения из различных источников и использовать данные разной степени достоверности. Единственный критерий ценности подготовленной для руководителей информации – это ее способность повышать качество принимаемых решений.

Различия между управленческим и финансовым учетом указывают на то, что руководителям и прочим пользователям нужна разная информация. Вместе с тем, несмотря на все различия, информационные потребности этих двух групп в значительной мере совпадают.

Задание 1.5

Как мы видим, руководители получают не такую информацию, как другие пользователи. Означает ли это, что руководителям совершенно не нужна информация, предоставляемая другим пользователям, а этим пользователям, в свою очередь, неинтересна управленческая учетная информация?

Наш ответ выглядит так.