2. Система управления проектом

Совокупность процесса управления проектом, инструментов управления проектами (подразделяются на организационные, нормативно-методические, информационно-технические и др.) и ресурсов (финансовые, человеческие и материально-технические), необходимых для управления проектом, образует систему управления проектом.

Для реализации и управления проектом создается временная организационная структура (организационная структура проекта), которая включает:

1) уполномоченных представителей от всех заинтересованных лиц (заинтересованных сторон) проекта (вместе образуют круг заинтересованных лиц проекта);

2) команду проекта (проектную команду);

3) проектный офис (офис проекта).

Вместе все члены данной организационной структуры проекта называются участниками проекта. Каждый участник проекта выполняет определенную роль (роли) (т.е. установленный набор функций, обязанностей, полномочий и ответственностей) в проекте (проектная роль). Совокупность всех проектных ролей образует ролевую модель проекта.

Круг заинтересованных лиц является уникальным для каждого проекта и может изменяться в зависимости от фазы управления проектом и/или фазы его реализации. К заинтересованным лицам проекта относится любое лицо (физическое или юридическое), которое имеет безусловный интерес в достижении цели проекта. Например, к заинтересованным лицам проекта относятся: акционеры, клиенты, менеджеры, инвесторы и др. Заинтересованных лиц проекта подразделяют на следующие категории:

1) Инвестор (Спонсор) – лицо, предоставляющее собственные, заемные или иные привлеченные финансовые средства для управления и реализации проекта;

2) Заказчик – лицо, уполномоченное Инвестором для реализации проекта;

3) Функциональный заказчик – лицо, являющееся потребителем (пользователем) результатов проекта и предъявляющее требования к планируемым результатам проекта;

4) Надзорный (контролирующий, регулирующий) орган – лицо, осуществляющее контроль и надзор за соблюдением требований к результатам проекта в определенной функциональной области (сфере);

5) Эксплуатирующая организация (Оператор) – лицо, осуществляющее эксплуатацию, поддержку и сопровождение результатов проекта;

6) Исполнитель (Генеральный проектировщик/подрядчик) – лицо, реализующее проект.

7) Эксперт/консультант/аудитор – лицо, оказывающее определенные консалтинговые услуги в интересах достижения цели проекта.

Команду проекта (проектную команду) образуют те участники проекта, которые принимают непосредственное участие в реализации и управлении проектом. Команда проекта состоит из команды управления проектом и рабочих групп проекта. Команду управления проектом образуют те участники проекта, в чьи проектные роли входят функции по управлению проектом. Рабочая группа проекта состоит из тех участников проекта, в чьи роли входят функции по реализации проекта.

Команда управления проектом может быть иерархической и состоять из нескольких уровней управления: стратегического, тактического, оперативного и операционного.

Стратегический уровень управления проектом образует Координационный комитет (совет) (Проектный комитет, Комитет по реализации проектов и программ) (КК). В состав КК входят: председатель, сопредседатель, секретарь и члены. КК формируется из представителей Инвестора (Спонсора) проекта: собственников, руководителя исполнительного органа и представителей высшего руководства.

Тактический уровень управления проектом образует Управляющий комитет (УК). В состав УК входят: председатель, сопредседатель, секретарь и члены. УК формируется из представителей высшего руководства Заказчика (Функционального заказчика) (как правило занимает должность Председателя), представителей высшего руководства от основных заинтересованных лиц и Руководителя проекта. Представитель Инвестора (Спонсора), как правило, является Сопредседателем УК.

Оперативный уровень управления проектом образует Оперативный совет (ОС). ОС состоит из председателя, сопредседателя, секретаря и членов. В ОС входят Руководитель проекта (Председатель ОС), представители ключевых заинтересованных лиц (как правило, исполняющие роли Куратора проекта) и руководители рабочих групп проекта. Представитель от Заказчика, как правило, является Сопредседателем ОС.

Операционный уровень управления проектом образуют руководители рабочих групп проекта.

Модель типовой организационно-ролевой структуры проекта представлена на офис проекта.

Ролевая модель проекта включает следующие проектные роли:

1. Руководитель проекта. Отвечает за результаты проекта в целом и выполняет следующие основные функции по управлению проектом: обеспечивает соответствие хода реализации проекта и получаемых результатам поставленным целям; контролирует объем, сроки и качество выполняемых работ по проекту; управляет ресурсами проекта; управляет рисками и проблемами проекта; разрабатывает и поддерживает в актуальном состоянии План-график реализации проекта.

2. Куратор проекта. Отвечает за контроль соблюдения интересов в проекте заинтересованного лица, которого от представляет, а также выполняет следующие основные функции: организует взаимодействие проектной команды с заинтересованным лицом; принимает участие в решении проблемных ситуаций в зоне своей ответственности; согласует ключевые решения и результаты проекта.

3. Администратор проекта. Осуществляют организационно-документарную поддержку рабочих групп проекта и выполняет следующие основные функции: организационная поддержка процесса ведения проекта; ведение архива официальной переписки по проекту, поддержка документооборота по проекту; организация регулярных проектных совещаний; выполнение текущих поручений Руководителя проекта.

4. Руководитель рабочей группы проекта. Отвечает за получение требуемых результатов в запланированные сроки и выполняет следующие основные функции: планирует, организовывает, координирует и контролирует деятельность рабочей группы; по указанию Руководителя проекта выполняет другие задачи по управлению группой в интересах проекта.

5. Ответственный исполнитель (Исполнитель). Отвечает за решение поставленных ему в рамках проекта задач в требуемые сроки и с требуемым уровнем качества.

Все проектные роли должны быть описаны в Уставе (Паспорте) проекта (см. Приложения 11—12) и Матрице ответственностей проекта (см. Приложение 7.) Описание проектной роли должно содержать: функции, обязанности, полномочия и ответственности.

Для повышения эффективности управления проектом организуется офис проекта (проектный офис), имеющий, как правило, отдельное помещение и обеспеченный всеми необходимыми ресурсами и программно-техническими средствами. В проектном офисе размещаются рабочие группы проекта, Руководитель проекта (осуществляет общее руководство офисом) и Администратор проекта (отвечает за всестороннее обеспечение офиса). Офис проекта может быть организован на территории Заказчика, на территории Исполнителя, а также одновременно и у Заказчика, и у Исполнителя.

Рисунок 2.2. Типовая структура офиса проекта

3. Процесс управления проектом

3.1. Управление содержанием проекта

Целью операций группы управления содержанием проекта является обеспечение нахождения проекта в определенных рамках. Рамки проекта задаются совокупностью предъявляемых к проекту и продукту проекта требований, имеющиеся ограничений, принимаемых допущений и исключений. Цель и рамки проекта определяют совокупность действий (работ), которые необходимо выполнить для достижения цели проекта (получения результатов проекта), которая называется объем проекта. Объем проекта, как правило, подразделяется на: системно-функциональный объем, организационно-географический объем, технический объем и нормативно-методологический объем. Объем проекта вместе с перечнем ограничений, допущений и исключений проекта (Описание объема проекта (см. Приложение 10.)) фиксируется в Уставе проекта.

На основе описания объема проекта формируется иерархическая структура работ (ИСР) проекта (структурная декомпозиция работ (СДР) проекта) – структурированный по фазам, этапам и задачам (пакетам работ) перечень всех работ и вех (планируемых результатов и контрольных событий) проекта (вместе – элементы ИСР), выполнение которых необходимо для достижения цели проекта. Путем определения зависимостей между элементами ИСР формируется План реализации проекта. На основе плана реализации проекта разрабатывается Календарный графикпроекта (см. п. 2.). План реализации проекта подлежит регулярному уточнению и детализации в рамках процесса управления интеграцией проекта (см. п. 4.). В соответствии с действующей процедурой проведения комплексного план-факт анализа (см. п. 3.4.) осуществляется регулярный мониторинг и контроль результатов проекта.

Описание основных операций группы управления содержанием проекта (сгруппированные по фазам управления) приводится в Табл. 3.2.

Таблица 3.2. Операции группы управления содержанием проекта

3.2. Управление сроками проекта

Целью операций группы управления сроками проекта является обеспечение реализации проекта в требуемые (отведенные, целевые) сроки. Требуемые (целевые) сроки реализации проекта (промежуток времени от момента старта проекта до момента достижения его цели) могут задаваться Инвестором директивно (являются одним из ограничений проекта), либо могут определяться исходя из объема проекта, либо исходя из наличия необходимых ресурсов.

На основе Плана реализации проекта и данных о требуемых сроках реализации проекта формируется Календарный график (расписание) проекта – календарный график, содержащий структурированные по фазам, этапам и задачам (пакетам работ) перечень всех работ и вех (планируемых результатов и контрольных событий) проекта с зависимостями и привязкой к календарным датам их начала и завершения (для вех даты начала и окончания совпадают). На основе календарного графика проекта формируется План-график проекта. Календарный график проекта подлежит регулярному уточнению и детализации в рамках процесса управления интеграцией проекта (см. п. 4.).

В соответствии с действующей процедурой проведения комплексного план-факт анализа (см. п. 4.) осуществляется регулярный мониторинг и контроль сроков реализации проекта.

Описание основных операций группы управления сроками проекта (сгруппированные по фазам управления) приводится в Табл. 3.3.

Табл. 3.3. Операции группы управления сроками проекта

3.3. Управление человеческими ресурсами в проекте

Целью операций группы управления человеческими ресурсами в проекте является обеспечение проекта человеческими ресурсами (персоналом) требуемой квалификации и в необходимом количестве. Требования к квалификации персонала определяются в первую очередь объемом проекта, а количество привлекаемого персонала – требуемыми сроками реализации проекта.

Исходя из объема проекта и круга заинтересованных лиц формируется организационная структура проекта, которая включается в Устав проекта. В соответствии действующими процедурами Процесса управления персоналом и организационной структурой проекта определяется персональный состав участников проекта (вносится в Устав проекта) и выявляются требуемые вакансии проекта.

На основе данных об объеме проекта, о персональном составе участников проекта и Плане реализации проекта формируется Ресурсный план проекта. Ресурсный план содержит укрупненный (по должностям или компетенциям) и/или детальный (по фамильный) перечень привлеченного в проект и требуемого персонала с привязкой к задачам (пакетам работ) и вехам из Плана реализации проекта. На основе ресурсного плана проекта формируется План-график проекта. Ресурсный план проекта подлежит регулярному уточнению и детализации в рамках процесса управления интеграцией проекта (см. п. 4.).

Привлечение требуемого персонала в проект и его освобождение от участия в проекте осуществляется в соответствии с действующими процедурами Процесса управления персоналом по решению Руководителя проекта по результатам оценивания результатов их работы. На всех участников проектной команды заполняются табели учета фактических трудозатрат в соответствии с действующими процедурами учета трудовых ресурсов (см. Методику ресурсного планирования и учета трудозатрат в проектах).