Цитаты из книги «Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий»

План и тайминг работы должны быть составлены с учетом возможностей и условий всех сторон. Эти документы также должны быть подписаны, и их соблюдение должно легко контролироваться.

Ступенчатое повышение цен или одна цена на протяжении всего периода продаж. Низкая цена на старте часто помогает организаторам получить оборотные деньги на первичные расходы (дизайн, предоплата площадки), чтобы потом уже в спокойном режиме заниматься подготовкой. Есть как сторонники, так и

посетители по тегу, геотегу или в соцсетях мероприятия обычно честно пишут о том, что было хорошо и что плохо, оправданна ли цена билета и так далее. Если посидеть и проанализировать нишу и случившиеся в ней за последний год события, можно сделать много выводов, полезных для организатора, – вплоть до идей новых ивентов. Не питайте иллюзий: если вы проводите примерно такое же событие, как у соседей по рынку, но не имеете в портфолио успешных кейсов, делаете это впервые или у вас все организовано попроще, то вам надо привлекать людей чем-то новым, а вот цену сделать ниже, чем у конкурентов.

не стесняйтесь и подпишите договор. Потому что в противном случае вы очень рискуете как своими нервами, деньгами и временем, так и репутацией. Не говоря уже о самом мероприятии. Правило № 2: внимательно читайте, что подписываете. Не надо думать, что вы общаетесь с доброй феей, которая заботится в первую очередь о вас и все подробно расписала в вашу пользу. Читайте о штрафах, пени, неустойках, условиях, согласованиях, сроках, а также приложения. Не стесняйтесь задавать вопросы, уточнять, вносить поправки, консультироваться с компетентными специалистами (юридическая консультация, которая стоит пару тысяч, может сэкономить вам впоследствии миллионы). Под регулярные задачи можно заказать свои шаблоны договоров, это удобно и на раз оправдывает затраты. Правило № 3: утверждайте и подписывайте приложения, макеты и планы в производство очень внимательно!

Правило № 1: не договаривайтесь устно. Даже с проверенными и любимыми подрядчиками.

Срываются сроки, не выполняются обязательства, площадка оказывается занята другим мероприятием, оборудование привозится не то или не доставляется вообще… Так можно продолжать долго. Виной всему этому – наплевательское отношение к официальным договоренностям между подрядчиком и организатором.

просто белые футболки с логотипом мероприятия – мы, например, всегда раздаем их волонтерам на всех событиях.

Если вы хотите, чтобы гостям было просто идентифицировать волонтеров и обратиться к ним за помощью, то стоит подумать об общем знаке – кепке, футболке, костюме. Униформа позволяет отличить волонтеров от гостей мероприятия.

Структура должна отражать следующее: кто, кому и по каким вопросам подчиняется и отчитывается. Чтобы не получилось потом, что нервный организатор отправил всех волонтеров разгружать стулья, поэтому оформлять зал было просто некому. Вы должны прописать, что волонтеры Маша и Катя выполняют задания организатора Светы, если таковые появляются, в то время как у Маши есть и своя основная задача – звонить спикерам за час до выступления и подтверждать, что они не опоздают, а Катя должна следить, чтобы не заканчивались стаканчики у кулера с водой. Чтобы все это не стало в час «Х» хаосом и четко уложилось в головах, т

Волонтеры – это люди, которые верят в ваш проект и на добровольных началах согласны помогать на этапах подготовки и непосредственно на событии. Чем могут быть полезны волонтеры на самом мероприятии? Они могут: • встречать гостей, показывать, куда пройти; • вести регистрацию или проверку билетов, если это предполагает формат события; • отслеживать тайминг и присутствие на площадке ключевых участников в нужное время; • раздавать промопродукцию; • следить за чистотой и порядком на площадке; • рассаживать гостей, если аншлаг и нет билетов с указанием мест;