Цитаты из книги «Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера»

должно быть четко структурированным и содержательным: постоянным, регулярным, заранее запланированным, частым, с четким акцентом на исполнение, подготовленным с учетом конкретных особенностей собеседника и непременно двусторонним. Речь идет не о так называемых важных разговорах, которые ведутся, когда все уже пошло не так, а о регулярных проверках, позволяющих руководителю убеждаться, что в его команде все идет отлично, нормально или не так уж и хорошо. Т

Чтобы составить список, воспользуйтесь простой электронной таблицей. Введите имена в крайнем левом столбце. Справа от каждого имени сделайте следующие пометки: когда и где состоялся ваш последний разговор с этим человеком? О чем вы говорили? Теперь поставьте этой последней беседе отметку за структуру и содержательность. Какой балл вы бы поставили? 5? 4? 3? В следующей колонке ответьте на несколько вопросов относительно каждого включенного в список человека. О чем вам следует поговорить с ним в следующий раз? Когда и где вы намерены провести очередную беседу? Что нужно сделать, чтобы подготовиться к встрече заранее? Это и будет ваш «Список людей».

Отслеживайте, оценивайте и документируйте индивидуальную эффективность сотрудников в письменной форме. Постоянно контролируйте подчиненных, давайте им при этом регулярную, откровенную обратную связь как наставник. Отслеживайте реальные результаты и поощряйте людей, исходя из того, насколько их фактическая эффективность отвечает вашим ожиданиям. Задавайте правильные вопросы. Какой помощи вы от меня ожидаете? Каков ваш план? Что вы намерены предпринять? Сколько времени потребует этот этап? А следующий? Внимательно слушайте ответы. Оценивайте, насколько хорошо сотрудник понимает требования, предъявляемые к выполняемой им работе. Обращайте особое внимание на недочеты и недостатки его подхода. Продолжайте задавать вопросы. Помогайте сотруднику. При необходимости корректируйте первоначальный план беседы. Никогда не забывайте, что ваша главная задача — научить сотрудников понимать каждый свой шаг, каждое действие именно так, как от него ожидается, чтобы он точно знал, что должен делать и как.

Регулярно напоминайте каждому подчиненному об общих стандартах эффективности. На основе передовых методик разработайте стандартные операционные процедуры1 и обучите им всех членов своей группы. По мере возможности используйте планы и поэтапные контрольные списки. Сосредоточьтесь на конкретных действиях, входящих в сферу контроля человека, с которым вы разговариваете.

Итак, чтобы наладить личное общение с сотрудниками на должном уровне, нужно сделать несколько шагов. Выделите на это минимум час в день. Сконцентрируйтесь на трех-четырех сотрудниках в день. Подготовьтесь к общению заранее и убедитесь, что подчиненные тоже придут подготовленными. Беседуя с каждым, придерживайтесь постоянного формата, скорректированного

максимально четко доносить до сотрудников свои ожидания; отслеживать эффективность и обеспечивать постоянную и откровенную обратную связь; оказывать сотрудникам поддержку: направлять, инструктировать и помогать выявлять и устранять проблемы; сделать отчетность реальным процессом, а не лозунгом; признавать заслуги и вознаграждать подчиненных в соответствии с их реальными достижениями.

Что же объединяет всех этих руководителей? Неуклонное соблюдение основ управления, то есть постоянное и высококачественное общение с сотрудниками. Последовательное вовлечение каждого подчиненного в непрерывный, хорошо структурированный, содержательный диалог

Управление на автопилоте. → Ложное чувство защищенности. → У небольших проблем есть время разрастись и усугубиться. → Проблемы неизбежно раздуваются до опасных масштабов. → Менеджер и его подчиненные вынуждены работать в режиме «пожаротушения». → Ситуация нормализуется, и менеджер возвращается к управлению на автопилоте

Помимо описанных выше четырех наиболее распространенных пожирающих время занятий, большинство менеджеров вынуждены также тратить время и силы на периодические формальные оценки эффективности труда своих подчиненных. В одних организациях это ежегодный ритуал, в других он происходит гораздо чаще. В любом случае это занятие зачастую отнимает слишком много ценного управленческого времени и внимания.

О чем же следует говорить на этих встречах, чтобы максимально быстро и эффективно ввести нового сотрудника в курс дела? Идите по списку целей начального уровня обучения. Общие сведения об организации: ее идеология, миссия, ценности и культура. Место вашей команды в организации, работа, которую она выполняет. Общие стандарты эффективности, результаты, ожидаемые от подчиненных. Системы, практики и процедуры, действующие в компании.