Цитаты из книги «Тайм-менеджмент»

Ведите себя вежливо и профессионально Позвонив кому-нибудь, всегда спрашивайте, удобно ли ему сейчас говорить. Такое начало телефонного разговора звучит очень вежливо и профессионально. Руководители высокого ранга часто ведут себя подобным образом даже в случаях, когда разговор был запланирован заранее обеими сторонами. Не исключено, что за прошедшее время могла возникнуть какая-нибудь непредвиденная ситуация и момент окажется не очень подходящим для беседы. Если вы в такой ситуации продолжите говорить, то собеседник не сможет уделить вам должного внимания. Поэтому всегда задавайте вопрос: «Удобно ли вам сейчас поговорить?» Получив отрицательный ответ, предложите перезвонить позже или спросите, в какое время лучше это сделать. Таким образом вы продемонстрируете любезность и уважение к собеседнику, и это будет им оценено. Никогда не принимайте как данность, что человеку на другом конце провода в настоящий момент удобно говорить с вами, какие бы у вас с ним ни были предварительные договоренности.

Берите быка за рога. Не тратьте время попусту. Если вы сами собираетесь позвонить Биллу, сначала составьте краткую повестку разговора: перечислите основные пункты, которые хотите обсудить с ним. Связавшись с коллегой, скажите: «Я знаю, что ты очень занят. У меня есть три вопроса, которые мне нужно обсудить с тобой, после этого я сразу же оставлю тебя в покое». Таким образом вы продемонстрируете одновременно и вежливость, и профессионализм. По-настоящему занятые деловые люди оценят то, что вы сразу перешли к делу и, обсудив волнующую тему, положили трубку.

Если кто-нибудь позвонит вам, сразу же переходите к сути разговора. Скажите что-нибудь в духе: «Привет, Билл. Рад слышать твой голос. Что я могу для тебя сделать?»

Работайте все рабочее время Вы должны руководствоваться другим правилом: «Работать все рабочее время». Как только доберетесь до офиса, сразу же беритесь за работу. Не болтайте с окружающими, не читайте газет, не «разгуливайте» по интернету. Поскольку вечером вы уже составили себе план на день, незамедлительно приступайте к его реализации: начните с главной задачи и далее по очереди — продолжайте выполнять задуманное, пока не переделаете все самые важные дела.

Контролируйте перерывы Неожиданные и незапланированные перерывы — одна из основных статей расхода времени в бизнесе, да и в любом другом деле. Перерывы принимают самую разную форму: то телефон зазвонит, то придет текстовое сообщение, то колокольчик входящей почты зальется трелью, то люди в кабинет заглянут, потому что им нужно поговорить. Как известно, люди — самые большие «пожиратели» рабочих минут. Примерно 50 процентов времени, проводимого на работе, тратится на неспешные разговоры с коллегами. Многие приходят утром в офис и сразу же начинают болтать с сослуживцами — и так на протяжении двух-трех часов. Во многих компаниях серьезная работа начинается только после 11 часов утра, когда до обеденного перерыва остается совсем чуть-чуть. После обеда люди возвращаются в офис и снова начинают сплетничать с коллегами. К настоящей работе они возвращаются опять-таки лишь через час-полтора.

Превратите самолет в летающий офис Еще одна продуктивная стратегия предусматривает более рациональное использование времени, которое уходит на перелеты по делам из одного места в другое. Превратите самолет в свой летающий офис. Несколько лет назад одна крупная авиакомпания, стремясь повысить продажи билетов в первый класс, выделила деньги на исследование «продуктивности в воздухе». Как выяснилось, один час непрерывной работы во время полета первым классом равняется целым трем часам работы в загруженной офисной среде. Что это значит? Да то, что если вы в течение трехчасового полета сможете использовать свое время с умом, вам удастся сделать столько, сколько вы выполнили бы за целый день на рабочем месте. Чтобы извлечь максимальную пользу из времени, проведенного в крылатой машине, полезно его распланировать заранее. Составьте перечень задач и укажите в нем все то, что нужно иметь с собой для их выполнения в воздухе. Как только самолет взмоет в небо, сразу же открывайте портфель и начинайте работать. Работайте без остановки все время полета. Вы удивитесь, как много успеете сделать. Помните: вы потенциальный гений. Одна из областей, в которых можно проявить свои креативные способности, — это область организации времени блоками, которые помогут вам сделать больше и продвинуться в карьере быстрее.

Выиграйте дополнительные часы Еще одной прекрасной методикой пользуются буквально все быстро продвигающиеся по службе менеджеры и руководители. Она настолько простая и действенная, что ее стоило бы запретить. Необходимо всего лишь встать чуть раньше и приехать в офис за час до приезда всех остальных сотрудников. Используйте этот один час для того, чтобы организовать свой день и погрузиться в работу, пока вас никто не отвлекает. Затем поработайте в обеденный перерыв — так вы выиграете еще один час продуктивного времени. И наконец, задержитесь в офисе на часок после работы, когда все остальные разъедутся по домам, чтобы завершить дела за день и довести до конца выполнение самых важных задач. Это удивительная методика! К тому же она позволяет избегать пробок по дороге из дома и домой в часы пик. Так вы получите три ценных часа для продуктивной работы ежедневно. Можете не сомневаться: вам удастся выполнить вдвое, втрое и даже в пять раз больше работы, чем среднестатистическому сотруднику компании, приходящему в офис в обычные рабочие часы. Эта стратегия позволит вам удвоить свои достижения и преобразит вашу карьеру.

Выделяйте ничем не нарушаемые временные блоки Как я уже говорил, умение делить рабочее время на отрезки, в течение которых вас никто и ничто не будет прерывать и отвлекать, имеет огромное значение для повышения эффективности и производительности. Далее я поделюсь с вами некоторыми рекомендациями, как развить это умение. Для начала приучите себя работать по утрам, когда вы наиболее свежи и бодры. Многие высокопродуктивные люди привыкают ложиться спать рано и вставать в пять или шесть часов утра, чтобы поработать часик-полтора до отъезда в офис. Даже если вы легли вечером спать немного позднее обычного, за эти 90 минут ничем не прерываемой работы вы сможете добиться гораздо большего, чем обычные люди за три часа пребывания в офисе. Другой отрезок времени, который легко приспособить для своих нужд, — это время обеда. Оно открывает широкие возможности для того, чтобы отключить телефон, интернет и другие гаджеты и спокойно поработать, пока все остальные находятся за пределами офиса. Так вы получите целый час непрерывной тишины и спокойствия, чтобы сосредоточенно и целенаправленно поработать над некоторыми самыми важными задачами.

Думайте о времени, посвящаемом творческим задачам, как о своем внутреннем прайм-тайме, а о времени, выделяемом на офисные дела, как о внешнем прайм-тайме. Никогда не смешивайте их. Нельзя решать серьезные креативные вопросы, требующие концентрации внимания, в стандартной офисной среде, если только вы не закроете дверь в свой кабинет и не повесите на нее табличку «Просьба не беспокоить!». В противном случае вам придется проявить некоторую изворотливость и найти место, куда можно сбегать из офиса, чтобы выполнять те задачи, от которых на самом деле зависит ваша карьера.

Нередко лишь от способности преодолевать естественную для человека склонность к промедлению и откладыванию дел, от умения выполнять свою работу строго по графику зависит, что вас ждет — успех или провал. Но если за всеми водится такой грех — медлить и оттягивать, то чем различаются высокоэффективные и низкоэффективные работники? Ответ прост: высокоэффективные работники откладывают те задачи и виды деятельности, которые имеют небольшой приоритет. Низкоэффективные работники, наоборот, тянут с выполнением задач, имеющих большое значение для компании и их карьеры. Если вы хотите продемонстрировать и реализовать на работе весь свой потенциал, то должны принять решение: с сегодняшнего дня и впредь заниматься только «креативным отлагательством». Что это означает? Заниматься «креативным отлагательством» означает сознательно и намеренно решать, с выполнением каких задач вы будете медлить. Вы не будете откладывать работу случайно или бессистемно, а сверитесь со своим перечнем дел и выберете из него те пункты, которыми не станете заниматься до тех пор, пока не выполните другие, гораздо более важные задачи. Вы будете оттягивать некоторые виды работ сознательно и целенаправленно, а не случайно, механически.