Цитаты из книги «Тайм-менеджмент»

Нередко бывает и так, что у собрания нет повестки дня и четкого направления развития. По его итогам не принимается никаких решений и резолюций. В конечном счете встреча, обошедшаяся компании в немалые деньги, заканчивается, а результаты равны нулю

Самые эффективные совещания — это совещания стоя. Скажите собравшимся: «Так как мы все — люди занятые, давайте в целях экономии времени проведем “стоячее” собрание. Таким образом, мы сможем обсудить вопросы и вернуться к своей работе быстрее». Поскольку у каждого сотрудника есть свои неотложные задачи, если вы проведете собрание стоя и особенно если выберете для него подходящее время и место, то все приглашенные оценят новую форму встреч

Старайтесь не доминировать Будет замечательно, если вы примете осознанное решение воздерживаться от того, чтобы доминировать во время собрания. Вы руководите им, но говорить будете не только вы, даже наоборот, вы будете поощрять других участников

К каждому собранию готовьте повестку дня и строго следуйте ей. Расставьте пункты в повестке по значимости и всегда начинайте с самых важных — на тот случай, если не хватит времени на все. Вы как ведущий собрания должны держать дискуссию в русле обсуждаемых вопросов и подводить итог под каждым пунктом, прежде чем перейти к следующему.

Если вы сами организуете собрание, спросите себя, чье присутствие вам по-настоящему необходимо, и пригласите только этих людей. Остерегайтесь приглашать тех, в ком нет надобности, просто чтобы сделать им приятное и дать почувствовать себя значимыми.

Убедитесь, что у вас есть достаточно веская причина созывать людей на собрание или самим на нем присутствовать. Смотрите на рабочую встречу как на бизнес-инвестицию. Посчитайте, во сколько оно обойдется с учетом стоимости времени руководителей и служащих, которые будут приглашены. Сложите почасовую оплату всех этих людей. Насколько такая инвестиция окажется рентабельной? Если вы готовы вложить подобную сумму в собрание, вам необходимо будет получить приличную прибыль.

Сделайте все возможное, чтобы вам не приходилось играть в телефонные «кошки-мышки». Назначайте время для разговоров по телефону так же, как вы назначаете личные встречи в офисе. Если не можете дозвониться кому-нибудь, оставляйте номер телефона и указывайте, в какое время вас можно будет застать. Если вам звонят, а вы не имеете возможности ответить, пусть ваш секретарь согласует с человеком удобное время, когда вы сможете ему перезвонить, то есть время, когда вы будете находиться в офисе или будете доступны по телефону.

Вы должны руководствоваться другим правилом: «Работать все рабочее время». Как только доберетесь до офиса, сразу же беритесь за работу. Не болтайте с окружающими, не читайте газет, не «разгуливайте» по интернету.

Еще один способ обеспечить себе возможность спокойно потрудиться над важнейшими проектами — это ежедневно в определенные часы закрывать дверь офиса и вешать на ней табличку «Просьба не беспокоить!». Многие руководители привозят из гостиниц такие таблички и периодически вывешивают их на ручках дверей своих кабинетов. Все сотрудники понимают, что, пока табличка висит, никому не позволено беспокоить шефа, если только не произошло какое-нибудь по-­настоящему серьезное, чрезвычайное происшествие.

Одна из аксиом офисной работы гласит: «Работу нельзя выполнить на работе». Примерно 75 процентов времени, которое мы проводим в офисной среде, «съедается» другими людьми, постоянно отвлекающими нас от дела, требующими уделить им внимание или удовлетворить их нужды.