Договаривайтесь на берегу, чтобы потом, отплыв, не выяснять отношений, – плот может перевернуться. Ставьте точки над «а», чтобы не ставить их над «i». Необязательно на бумаге (впрочем, если все сугубо официально, то лучше именно так). Но хотя бы повторите неоднократно и убедитесь, что все друг друга поняли правильно, чтобы нельзя было потом сослаться на то, что «мы об этом не говорили».