Как наладить оперативное управление

Представим теперь работу директора, который занимается исключительно оперативным управлением, и ему нет нужды беспокоиться о том, чтобы пытаться выполнять часть работы, которая относится к собственнику. То есть ему не нужно принимать на себя стратегическое управление.

Конечно, это не приходит сразу. Сейчас наша задача – представить картину того, как должно быть при оптимальном положении дел, как организация должна работать после её оптимизации.

Итак, вы как собственник обозначаете цели и полностью расписываете видение будущего организации. Вы предоставляете директору структуру компании, согласно которой она должна развиваться, и в эту структуру уже интегрированы все необходимые процессы.

Давайте рассмотрим пример. Допустим, вы создали предприятие, которое производит ручной инструмент для труда. У вас уже есть определённый ассортимент, и вы понимаете, что поставляете на рынок конкурентные⁴⁰ сварочные аппараты, дрели и электропилы.

В какой-то момент вы решаете, что вполне способны на рентабельном⁴¹ уровне производить и электродвигатели. Однако этот сегмент может найти совершенно новую клиентуру. Ваши заказчики теперь – не только мелкие розничные сети, но уже другие производители. Так что идея создать свой отдел продаж для этого сегмента показалась вам интересной. Таким образом, вы решаете открыть второй производственный цех и под него создать ещё один отдел продаж. Конечно, эти новые подразделения будут иметь какую-то структуру, и они должны работать по какому-то заданному алгоритму.

Так вот, вы должны дать директору полную разработку того, как должно работать новое подразделение.

Прежде чем мы продолжим рассматривать этот пример, на минутку давайте посмотрим на полное название вашего директора. Какое у него полное название?

Правильно. Исполнительный директор. Слово «исполнительный» в названии должности употреблено не случайно. Оно там не для красоты и не для солидности. Оно означает, что ваш директор должен взять нечто и в точности это исполнить. Остаётся только выяснить, что же он должен исполнить.

А исполнить он должен то, что поручит ему орган стратегического управления. В малом и среднем бизнесе мы смело можем отнести стратегическое управление к законодательному уровню, а оперативное – к исполнительному. Тогда всё встанет на свои места.

Вернёмся к нашему примеру. Для нас очевидно, что решение развить два новых отдела в организации директор сам принять не может. Принятие такого решения – функция⁴²собственника. Более того, собственник должен проработать, какие именно электродвигатели будет выпускать новый цех. Какие будут использоваться технологии производства. Технологии продаж – тоже забота собственника. Также он должен позаботиться о таких нюансах, как программное обеспечение для управления клиентами, финансирование проекта, возврат инвестиций, общая стратегия, инструкции или бизнес-процессы, по которым будут работать новые подразделения. Всё это относится к стратегическому управлению.

Теперь представьте себя в роли исполнительного директора, который всё это получил. Просто попробуйте представить: вот вы директор, к вам приходит собственник и говорит: «Смотри, вот полный пакет документов. Здесь всё

просчитано, есть все описания и все шаги. Вот экономический расчёт, штатное расписание и все необходимые инструкции. Кроме того, вот чёткий пошаговый план того, в какой последовательности всё это внедрять»⁴³.

Будучи директором, вы возьмёте всё это, изучите и скажете: «Легко!»

Конечно, собственник будет тесно взаимодействовать с директором при реализации этого плана, так как выяснится, что в нём содержится множество недоработок. Но собственник будет при этом выполнять свою работу, а директор – свою.

Если директор упрётся в недостаток инструкций или отсутствующий необходимый ресурс, собственник сможет вмешаться и сделать дорогу вперёд более ясной. Директор же сумеет провести по ней всю команду. Так это работает. Никто в этом случае не будет чувствовать себя перегруженным.

Если посмотрим на обязанности директора именно так, то они окажутся не такими уж сложными. Не требуется супер-руководитель, чтобы занимать должность исполнительного директора.

Получается, что все обязанности директора сводятся лишь к нескольким. А именно:

Взять от собственника цели компании и план движения к этим целям, и хорошенько их понять. Исполнительный директор должен при помощи коллектива компании реализовать этот план и таким образом приблизить компанию к целям, поставленным собственником.

Заставить организацию производить. Слово «производить» – ключевое. Зачастую руководители говорят, что они должны заставить компанию работать. Это ошибочное мнение. Компания может работать, но ничего не производить. Важно, чтобы сотрудники не просто присутствовали на своих рабочих местах по расписанию и были заняты. Важно, чтобы они выдавали требуемый от них продукт. У каждой должности есть продукт, который имеет определённую ценность, и у всей организации есть продукт. Если продукт хороший, организация обменивает его на деньги, остаётся прибыль, происходит дальнейший рост и развитие. Директор заставляет крутиться все механизмы в настоящем времени. Эффективность⁴⁴ работы организации в настоящем времени в большой степени зависит от него.

Делать организацию стабильной. Это относится к каждой её части. Говоря просто, директор работает над укреплением подразделений, должностей и организации в целом. Можно привести аналогию. Если посмотрим на живой организм, то он развивается в соответствии с кодами ДНК и РНК, заложенными на уровне клеток. Эти коды – стратегический инструмент развития организма.

Однако организму для развития нужен не только заложенный в него код. Ещё нужны физические упражнения, правильное питание и достаточно сна. Тогда организм вырастет здоровым и крепким. Всё это будет относиться к оперативному развитию – в настоящем времени.

Что может делать директор по отношению к организации? Он может контролировать знание сотрудниками своих должностных обязанностей, может наладить систему ученичества, организовать тренировки для всей команды, инспектировать, совершенствовать, устранять слабости.

Директор тоже строит организацию, но это строительство относится к первому пункту, потому что оно происходит по планам, ведущим по направлению к цели.

Теперь, если посмотрим на все функции исполнительного директора, то окажется, что это в общем-то всё. Больше ему ни о чём беспокоиться не нужно. У него всего три основные обязанности. У руководителя любого подразделения есть те же самые три обязанности, но уже для его конкретной области.

Все инструменты, действия и алгоритмы работы директора сводятся к трём вышеперечисленным пунктам. Можете как-нибудь взять и проверить это самостоятельно. Директор координирует организацию для того, чтобы выполнять эти три функции. Он занимается тактическим⁴⁵ планированием, инспекциями, порядком⁴⁶ в документах и совершенствованием сотрудников исключительно для того, чтобы приблизить организацию к её целям, заставить её производить, а также сделать её стабильной. Любой нормальный директор без труда справится с этими тремя обязанностями. Это и есть главные задачи оперативного управления.