Поставщики услуг и товаров для делового мероприятия – это «площадки» проведения: конференц-центры и отели для размещения делегатов; сервисные компании – поставщики конференц-обрудования, рекламно-производственные, кейтеринговые, транспортные компании, экскурсионные и переводческие бюро. В отдельную группу стоит вынести ивент-агентства, спикерс-бюро, маркетинговые и исследовательские агентства TMC компании.

Площадки: чаще всего деловые мероприятия проводятся в отелях – городских и загородных, второе место занимают конференц-центры, третье – академические площадки. Но если небольшие мероприятия часто не имеют специфических требований и могут разместиться на разных площадках, то крупным международным конгрессам необходима особенная инфраструктура. Конгресс-центр должен включать в себя качественную конференц-зону – пленарный зал, залы для секционных заседаний, зоны питания, регистрации делегатов, пространства для выставок и постерных сессий, комфортные переговорные площадки, зоны для организации кофе-брейков, фуршетов.

Отели: иногородние и зарубежные участники мероприятий размещаются в отелях. Оператор подбирает и предлагает отели, которые подходят по уровню комфорта, по месту расположения (недалеко от основной площадки проведения), по стоимости (доступность для делегатов, если они оплачивают свое размещение самостоятельно, и для инициатора, если расходы включаются в бюджет). Участники корпоративных, бизнес-мероприятий предпочитают жить в отелях 4—5*, для научных мероприятий более востребованы отели 3* и хостелы для молодых ученых и специалистов. Основная проблема, с которой сталкиваются организаторы мероприятий в Петербурге и в Москве – в целом недостаток отелей уровня 3 звезды, особенно это ощущается, когда отели требуются в непосредственной близости от конференц-центра, от места проведения мероприятия.

Ивент-агентства (Event agencies) – агентства по организации событий. В их обязанности обычно входит планирование событий, времени, ресурсов и контроль проведения мероприятия. Некоторые ивент-агентства специализируются на организации событий, происходящих во время конгрессов – гала-ужины, церемонии награждения, банкеты, торжественные программы. Они разрабатывают сценарий мероприятия, включая интерактивные элементы, осуществляют режиссуру, готовят и реализуют развлекательную программу, спецэффекты, приглашают ведущих, селебритиз и т. д.

Спикерс-бюро (Speakers bureau) – коммуникационные агентства, владеющие базами данных экспертов, которые могут быть приглашены в качестве спикеров на мероприятие. В России (по сравнению с международным сообществом) этот вид бизнеса, к сожалению, пока недостаточно развит как отдельное направление, хотя и существует несколько спикерс-бюро.

Маркетинговые агентства (Marketing & research agency) – специализированные маркетинговые и исследовательские агентства в индустрии встреч, агентства стратегических коммуникаций. Данное направление широко развито на Западе и в США, в России пока действуют небольшие представительства этих компаний. Услуги отраслевого консалтинга, сбора и анализа статистических данных именно в индустрии встреч также предоставляет российская компания – Выставочный научно-исследовательский центр R&C. Аналитическими данными в области конгрессно-выставочной деятельности в России в определенной степени располагает ТПП РФ, в области выставочной деятельности наиболее полной статистикой обладает Российский Союз Выставок и Ярмарок (РСВЯ).

ТМС (Travel Management Company) – компании, которые предоставляют услуги по организации выездных мероприятий. Существуют либо в форме независимых компаний, либо в форме отделов в крупных компаниях-туроператорах. К их услугам часто прибегают коммерческие компании для организации своих выездных мероприятий. Они отлично справляются с обеспечением группы участников авиабилетами, бронированием отеля как места проведения и средства для размещения делегатов, обеспечении выездного мероприятия транспортом. Как правило, TMC привлекаются, когда мероприятие финансируется одним плательщиком.

К участникам рынка встреч также можно отнести сервисные компании – организации, предоставляющие различные услуги для мероприятий и их участников: кейтеринговые службы, транспортные компании, компании-поставщики конференц-оборудования (например, видео, аудио, звукоусиление), рестораны, бюро переводов, турфирмы, типографии. Подробнее о роли этих компаний в проведении делового мероприятия мы поговорим в Разделе 2.

Бабушки и дедушки – профессиональные отраслевые организации, конгрессные бюро, офисы по туризму

Они далеко не всегда принимают непосредственное участие в судьбе мероприятия, но тесными «родственными» узами связаны с «родителями» – нашими инициаторами и операторами.

Сейчас, чтобы не возникло небольшой путаницы, постараемся сразу «развести» в стороны два омонимичных понятия. Омонимы, как мы помним, это слова, обозначающие разные понятия одним термином. Мы только что говорили об инициаторах мероприятия – научных и общественных ассоциациях, а сейчас говорим об отраслевых профессиональных ассоциациях. Важно сразу понять, что для рынка встреч это принципиально разные вещи. Существуют ассоциации, в которые объединяются организации по своим профессиональным интересам: Ассоциация риэлторов, Ассоциация коммерческих банков, Мировая ассоциация оленеводов, Европейская полимерная федерация и тысячи других федераций, объединений, ассоциаций и союзов – для рынка встреч это потенциальные инициаторы мероприятий. В своих ассоциациях они решают свои внутренние вопросы, проводят образовательные программы, разрабатывают внутриотраслевые документы. Много чего они делают, но наряду с этим также проводят и конференции, и конгрессы по своей профессиональной тематике – про недвижимость, трудности жизни банков, оленей, полимеров и так далее. Для этих ассоциаций мероприятие является инструментом достижения их внутренних целей, оно вторично. Эти ассоциации, инициаторы мероприятий, являются клиентами организаций индустрии встреч. В дальнейшем мы будем их называть «научными/общественными ассоциациями». В мире индустрии встреч – у операторов конференций и поставщиков конференц-услуг – существуют свои профессиональнее интересы, где мероприятие как таковое – первично, оно становится объектом изучения и обсуждения. Участники рынка объединяются в свои профессиональные ассоциации – Ассоциация конгрессных центров (AIPC), Федерация европейских конгрессных городов (EFCT), Международная ассоциация конгрессов и съездов (ICCA), Всемирная ассоциация выставочной индустрии (UFI) и др. Мы уже упоминали их, когда говорили об истории формирования индустрии встреч. Сейчас поговорим подробнее, и впредь, дабы не запутаться, будем называть такие объединения «отраслевыми профессиональными ассоциациями».

Любой развитый рынок характеризуется наличием профессиональных ассоциаций. Это говорит о том, что участники рынка уже дошли до той стадии своего профессионального развития, когда они готовы между собой взаимодействовать, будучи конкурентами. Когда конкуренция перерастает в сотрудничество и партнерство, когда коммерческие компании, занятые в одной и той же области, не боятся делиться информацией, опытом, учиться друг у друга и у экспертов всем вместе, хотят обсуждать вопросы дифференциации своих услуг – определять, кто и что будет делать, чтобы всем хватало клиентов и задач. Такая ситуация возникает, когда становится понятно, что вместе компании значительно сильнее, чем порознь. Разумеется, при этом они продолжают конкурировать, но в цивилизованной форме, стремясь стать лучше конкурента, предложить клиенту более высокий уровень сервиса, более качественные, технологичные продукты. Это конструктивный путь развития бизнеса. При таком подходе участники рынка и объединяются в профессиональные ассоциации. Какие же выгоды такие ассоциации предоставляет своим членам? Это возможность использования образовательных программ, совместное продвижение партнеров на международном рынке, получение доступа к ценным информационным ресурсам, помощь в организации креативных, уникальных событий, получение актуальной информации о тенденциях развития отрасли, участие в совещаниях, на которых можно получить информацию о результатах проведенных исследований рынка, об инструментах маркетинга и продаж, о перспективных клиентах и сегментации рынка, о тендерах, возможность сравнения себя с конкурентами, содействие в создании партнерских отношений между участниками, организации встреч с потенциальными клиентами – инициаторами деловых мероприятий и так далее.

– Конгресс DMAI – одно из крупнейших событий в мире маркетинга территорий, дестинаций, было ли в нем какое-то особенное американское «WOW!»?

– Это деловое мероприятие. Поэтому основной вау-эффект заключался в интересных выступлениях и полезных коммуникациях. Настроение на конгрессе весьма демократичное, на больших сессиях можно было наливать кофе, брать снеки прямо во время мероприятия. Все сессии были максимально интерактивны и практичны, выступающие делились личным опытом применения тех или иных стратегий, вплоть до конкретных подрядчиков по брендингу территорий, например. Участники вообще очень охотно делятся данными, которые у нас не очень принято раскрывать. Все говорят на одном языке, все друг друга понимают. Все занимаются одними и теми же задачами, все очень cooperative, т. е. нет противостояния между, например, Далласом и Хьюстоном. Их представители сидят за одним столом и откровенно рассуждают, у кого какие уникальные достоинства и преимущества, и каким образом они могут сотрудничать. Даллас – это air hub, юг Америки, куда съезжаются все, у них в основном travelers одного дня. А Хьюстон – это столица Техаса, нефтяная столица США, где есть и культурные достопримечательности. Они рассуждают, каким образом можно объединиться в решении своих задач, и в то же время они прекрасно знают, кто, у кого и сколько отнимает потенциальных клиентов. Но их цель – найти win-to-win решение. И это следствие поступательного развития. Нам к этому нужно стремиться.

Обязательно отводилось время на комментарии и вопросы из зала, которых было много. Организаторы предложили очень удобное мобильное приложение, где загружались, помимо расписания, биографии и презентации спикеров. Интересным решением было открытие «аллеи славы», куда вошли старейшие представители нашей отрасли – те, кто продвигал свои дестинации и внес существенный вклад в 20 веке. Соответственно, каждую дестинацию представлял действующий руководитель CVB, делал презентацию, получал почетный сертификат от президента DMAI.

Необычный формат докладов на пленарном заседании – например, выступал известный американский граффити художник Erik Wahl. Он во время своей лекции писал картину под музыку – очень впечатляет. В этом призыв к достижению бОльших результатов посредством принятия нестандартных решений, внедрения инноваций, выхода за рамки стандартных бизнес-процессов. Были представлены кейс-стадиз National Geographic о съемке качественных и интересных роликах о дестинации.

Из интервью Бойковой К. А., генерального директора АНО «Конгрессно-выставочное бюро г. Москвы», 2014

Вот таким нехитрым способом «бабушки и дедушки» заботятся о своих детях – инициаторах и операторах деловых мероприятий, о том, чтобы те становились лучше, чтобы жили дружно, долго и счастливо. Наиболее известны и уважаемы в международном сообществе следующие отраслевые профессиональные ассоциации:

ICCA — International Congress and Convention Association (Нидерланды). Международная ассоциация конгрессов и съездов. Членами могут стать любые компании, вовлеченные в индустрию встреч. 1100 компаний-членов ассоциации. Основной полезный ресурс: статистика сегмента встреч международных ассоциаций, база данных конгрессов. В России ICCA на 2017 год имеет 18 организаций-членов. #статистика и базы данных конгрессов

IAPCO – International Association of Professional Congress Organizers (Бельгия). Международная ассоциация профессиональных организаторов конгрессов, сравнительно небольшая по численности, но славящаяся высоким профессионализмом своих членов и сертификацией, пройти которую считается делом чести у каждого профессионала в области организации конгрессов и конференций. #качество работы РСО

UFI – The Global Association of the Exhibition Industry (Франция). Всемирная ассоциация выставочной индустрии – отраслевая организация выставочной индустрии, членами которой являются выставочные центры, операторы и другие компании и предприятия, вовлеченные в выставочную деятельность во всем мире (более 750 членов в 86 странах) #выставочная деятельность

ЕСM — European Cities Marketing – организация, которая занимается вопросами улучшения конкурентоспособности и производительности ведущих городов Европы, предоставляя платформу специалистам для обмена знаниями в сфере продвижения городов в туризме, индустрии встреч. #территориальный маркетинг #маркетинг дестинаций #продвижение европейских городов

DMAI — Destination Marketing Association International (США) – 600 организаций из 25 стран. Конгрессные бюро, национальные и региональные туристические агентства, destination marketing/management organisations. Корпоративное и индивидуальное членство. Имеет образовательные и аккредитационные программы с собственными стандартами (PDM, CDME), базу данных по дестинациям и конгрессным бюро США и Канады, программу подсчета эффективности мероприятий собственной разработки. #стратегии менеджмента территорий #территориальный маркетинг (США)

РСМА – Professional Convention Management Association #старейшая ассоциация профессионалов индустрии встреч США

SITE – Society of Incentive Travel Executives. SITE – это некоммерческая организация. Ее целью является повышение информированности об эффективности инсентив-туризма и мотивационных поездок, привлечение средств на финансирование таких мероприятий от частных лиц, корпораций, промышленных организаций. #деловой корпоративный туризм

MPI – Meeting Professional International (США) – ассоциация, объединяющая специалистов —профессионалов высокого уровня – организаторов мероприятий. В отличие от других ассоциаций имеет не корпоративное, а индивидуальное членство. #эксперты индустрии встреч

AIPC — International Association of Convention Centres (Бельгия) – Международная ассоциация конгресс-центров – ее членами, которых в настоящее время насчитывается 120, являются ведущие конгресс-центры мира из 43-х стран. #стандарты и качество конгресс-центров

Отдельное внимание необходимо уделить понятию конгрессное бюро. Конгрессное бюро – своего рода маркетинговое агентство, призванное продвигать возможности своего города или страны на региональном и международном рынках. Также такая структура может называться конвенционным бюро, конвеншн-бюро, конгресс-бюро, congress bureau, convention bureau, congress&visitor`s bureau – это чаще всего некоммерческая организация, которая является официальным представителем города/региона на рынке международных встреч. Часто для обозначения структуры с функциями развития территории используется термин DMO – destination management/marketing organization. Конгрессное бюро объединяет возможности определенного города/региона и запросы клиентов-инициаторов встреч (международных, национальных ассоциаций, бизнес-компаний и других). Миссия конгрессного бюро – представление и продвижение конгрессной индустрии города/региона (есть более общий термин – дестинация, от англ. destination – территория) на международном рынке деловых встреч. Непосредственная задача – стимулирование развития дестинации как качественной площадки проведения международных мероприятий. Цель более высокого порядка – это содействие социально-экономическому развитию территории, при этом привлечение международных значимых мероприятий является одним из инструментов.

Роттердам является хорошим примером того, как организации по маркетингу дестинаций (DMO) официально сотрудничают с другими представителями отрасли. Альянс Rotterdam Partners был создан при участии центра развития туризма, торгового представительства, экономического, а также образовательного и научного центра: the Rotterdam Partners Tourism Board & Convention Bureau, Rotterdam Economic Council и сеть the Rotterdam Knowledge Ambassadors.

«Сейчас мы больше сосредоточены на использовании сети научных центров и партнеров, чтобы охватить наших клиентов за рубежом для проведения конгрессов, – комментирует менеджер по работе с клиентами деловых мероприятий в Rotterdam Partners Барис Сойогул. – На рынке Европы высокая конкуренция и нам необходимо повышать профессионализм».

Сформированная в 2015 году Manchester Growth Company объединилась с Visit Manchester, ориентированной на клиентов, а организация по маркетингу дестинаций Манчестера – с деловыми структурами развития города. Это позволило использовать опыт города, научных организаций для создания новых конференций. Теперь Манчестер может предложить новые возможности для участников мероприятий и экспонентов на различных площадках.

«Организации по маркетингу дестинаций в курсе всех последних событий и действительно знают больше об инфраструктуре города для проведения конгрессов и встреч. Но не может быть, чтобы 50 наших сотрудников знали все компании, работающие в городе, – говорит директор по туризму Marketing Manchester Ник Брук-Сайкс. – Поэтому сегодня такая структура – это не совсем классическое конгресс-бюро, которое занимается проектами в одиночку. Работа с нашими коллегами из инвестиционных фондов и компаний, работа с коллегами из исследовательских центров позволяет создать новую структуру. Это открывает возможности для проведения конференций на более высоком уровне. Мы глубже погружаемся в проблемы города, можем работать с большим количеством специалистов в области науки, образования и бизнеса, которые имеют крепкие корни и знания в тех или иных областях».