Рассмотрим аспект использования ERP-системы в облаках.
Облака, cloud-сервисы, облачные технологии – модель обеспечения удобного сетевого доступа по требованию к некоторому общему фонду конфигурируемых аппаратных и/или программных ресурсов.
В такой облачной модели нет затрат на ERP-систему:
– Разовых:
● приобретение аппаратных серверов;
● услуги по пусконаладке аппаратуры серверов и серверной комнаты;
● приобретение лицензий на все ПО (сервер приложений, само ERP-решение, лицензии на пользователей, серверные операционные системы);
● резервное копирование;
● обновление (upgrade) серверов по необходимости (поломки, устаревание) или для масштабирования (рост компании и числа пользователей).
– Регулярных:
● оплата ИТ-специалистов по обслуживанию серверов;
● содержание серверной комнаты;
● годовая подписка поддержки на обновление ПО;
● процесс обновления ERP-системы на актуальную версию (тут не все просто, об этом ниже).
В свою очередь, появляются новые регулярные траты – месячная подписка на обслуживание по каждому пользователю или пакетно.
Экономия на стоимости разовых затрат будет существенной. Причем временная экономия тоже: не нужно ждать поставки и настройки оборудования. Оплата месячного обслуживания, даже если будет в итоге больше, чем затраты на поддержку работающей системы своими силами, все же распределена по времени, и бизнесу не нужно вынимать из оборота часть средств в момент запуска системы. Но, главное, не нужно организовывать внутри компании непрофильную для ее деятельности ИТ-службу по поддержке всего серверного аппаратного и программного обеспечения.
Рис. 1.5. Схема облачного сервиса
В случае проекта внедрения можно на первых этапах без приобретения дорогостоящего оборудования и самой ERP-системы «попробовать», как это будет на практике: готова ли компания к проекту внедрения вообще и подходит эта конкретная система бизнесу. Нужно отметить, что облачные сервисы возможны нескольких вариантов (и все они могут быть сопряжены с использованием ERP-системы):
– IaaS (инфраструктура как сервис) – клиент использует физические или виртуальные серверы, дисковые хранилища и прочее оборудование оператора облака для конфигурирования своей ИТ-инфраструктуры.
● Клиент не может определять, как указанные блоки физически соединены между собой, но может строить из них логические конфигурации в рамках ограничений, определенных оператором.
● Оператор несет ответственность за функционирование аппаратных блоков и их связь между собой.
● Обслуживанием ОС и программного обеспечения (включая ERP) занимается клиент.
● Резервное копирование СУБД и приложений настраивает и обеспечивает клиент.
– PaaS (платформа как сервис) – позволяет пользователю установить в облачной инфраструктуре необходимое приложение, использующее операционные системы, языки программирования, библиотеки, СУБД и другие сервисы, предоставленные оператором.
● Оператор обеспечивает функционирование платформы и ее масштабирование при необходимости.
● Клиент занимается только поддержкой и работой приложения.
● Резервное копирование настраивает и обеспечивает оператор.
– SaaS (программное обеспечение как сервис) – клиент использует приложение, запущенное внутри cloud-среды оператора.
● Пользователи подключаются к нему с помощью различных протоколов (HTTP, RDP или VPN) и разных устройств, состав которых определен оператором, возможностями приложения (например, вся работа через веб-браузер).
● Поддержка приложения и аппаратуры полностью осуществляется оператором.
● Клиент может влиять только на ограниченное число настроек (заведение пользователей, назначение прав, включение/выключение дополнительных опций).
● Резервное копирование настраивает и обеспечивает оператор.
Рис. 1.6. Отличие технологий
Особый момент с обновлениями. Как было сказано выше, чем больше модификаций в ERP-системе в процессе внедрения, тем сложнее ее обновлять. Это накладывает ограничения на доступный вид облачного сервиса:
● Если компанию устраивает штатный функционал «из коробки», бизнес-процессы компании покрываются возможностями системы (или подстраиваются под них), то хорошо подходит модель SaaS.
● Если предполагается серьезная модификация системы в процессе внедрения, то потребуется модель PaaS.
● Если же ERP-автоматизация будет из нескольких интегрируемых систем от разных поставщиков, под которую потребуется специальная настройка окружения, то, возможно, хорошим вариантом будет IaaS.
При серьезных доработках ERP-системы ее обновление на актуальную версию будет отдельным мини-проектом и происходить автоматически, как обновления в облачном сервисе, не сможет. Нужно иметь своих специалистов или договор на осуществление этих работ со сторонней организацией.
Понятно, что чем больше компании придется настраивать и делать самостоятельно, тем выше будет стоимость эксплуатации системы, но тем меньше может стоить услуга по самому облачному сервису.
Тут нужно решить для себя:
● Хотим ли мы всем управлять и менять систему гибко, как нужно нам для наших устоявшихся бизнес-процессов.
● Хотим ли мы не думать о поддержке, а работать в готовом решении, принимая все его методики и ограничения как есть, подстраивая бизнес под них.
И в зависимости от этого выбрать тот или иной способ и определить (заранее) стоимость владения ERP-системой.
Подробнее об облачных технологиях компании «1С» можно почитать здесь:
http://v8.1c.ru/overview/Term_000000803.htm
Рис. 1.7. Облачный сервис компании «1С»
Система 1C: ERP присутствует в облачном сервисе «1С: Предприятие 8 через Интернет» по модели SaaS. Подробнее об этом – по ссылке: https://1cfresh.com/solutions/erp.
Нужно отметить момент резервного копирования информации и выбора поставщика услуги облачного сервиса. Все поставщики услуг обычно пишут на своих сайтах общие слова о гарантии работы 24/7, резервных копиях и о том, что «вам ни о чем не нужно думать, кроме самих данных и работы с ними». Но на практике это могут оказаться рекламные слова. Базу можно потерять безвозвратно. Нужно уточнить правила создания резервных копий, с какой глубиной они хранятся, сколько времени нужно на восстановление по запросу.
Автор знает такой пример недобросовестного предоставления облачной услуги, когда предположительно бэкап базы делался с недостаточной глубиной резервных копий, и при аппаратном сбое в бэкап стали писаться уже испорченные базы, а версии, где проблемы еще не было, уже не оказалось для восстановления.
В серьезных дата-центрах все многократно дублируется (рейд-массивы дисков с горячей заменой), используется полноценное резервное копирование, что гарантирует заявленный сервис и качество услуги. Так, например, в дата-центре «1С» для облачного сервиса стоит соответствующая аппаратура и обеспечивается бесперебойный уровень работы для конечного пользователя.
Вопросам выбора конкретной ERP-системы предшествуют определенные процессы внутри компании: кто-то почему-то хочет ERP-систему. В компании есть группа лиц, заинтересованных в автоматизации своих процессов. Пусть даже это только итоговая финансовая отчетность и вычисление KPI по ней (цели финансового директора), а остальным сотрудникам «ничего от этой ERP не нужно, и так все хорошо». Либо причины иные – зачем ERP-система компании, рассматривалось в первой главе.
Кому-то система нужна, кому-то предстоит с ней работать. Это могут быть разные группы сотрудников, либо они пересекаются. Плохо, когда те, кому предстоит работать в системе, потребности что-то менять и автоматизировать не имеют. Возможны конфликты интересов внутри компании. В любом случае, если не рассматривать вопросы явного саботажа, а, наоборот, компанию рассматривать как единое целое, когда все сотрудники дружным коллективом работают на ее благо и в едином порыве, единогласно приветствуют процессы перехода на новую ERP-систему, тогда остаются практические вопросы: что и как должна уметь система, чем она поможет в работе за счет автоматизации. И как ее выбрать из представленных на рынке вариантов.
Проблемы конфликтов в коллективе будут рассмотрены ниже в главе про риски.
С системой предстоит работать разным подразделениям, от которых выделяются ключевые сотрудники (руководители подразделений или продвинутые исполнители бизнес-процессов). Эти специалисты формируют списки своих требований к системе, которые объединяются в общий сводный список требований к функциональности системы или, по-другому, список функциональных требований.
Ключевой сотрудник – это работник, от результатов труда которого зависит эффективная работа компании. Этот специалист четко понимает и выполняет бизнес-процессы внутри своего отдела (или функцию, за которую отвечает или является ее основным исполнителем).
Ключевые требования к ERP-системам:
● функциональность, соответствие уникальным особенностям бизнеса (отраслевая специфика);
● быстродействие, отказоустойчивость, масштабируемость системы;
● инструментарий для мониторинга системы, сбор статистики для анализа факторов, влияющих на быстродействие, аудит работы пользователей;
● возможность и инструментарий доработки функционала;
● разграничение прав доступа к данным и функциям;
● интеграция с существующими системами;
● наличие материалов для обучения пользователей и понятный интерфейс для их работы, предъявление низких требований к уровню квалификации пользователей;
● стоимость приобретения и владения ERP-системой;
● наличие проверенной методики внедрения (тиражирование готового решения).
Требования разделяются на функциональные и нефункциональные. Разница между ними простая: нефункциональные требования – это требования к характеристикам системы, а не к ее функциям. Функциональные требования отвечают на вопрос: «Что должна делать система?»
Критерии, которых нужно придерживаться при формулировании требований к КИС:
● полнота описания;
● правильность, точность и недвусмысленность формулировок;
● осуществимость (можно сделать в принципе);
● необходимость (только нужное, без лишних фантазий: «а давайте еще попросим…»);
● приоритет;
● проверяемость.
Формальное описание требований должно исключать использование «туманных» формулировок: «прозрачный», «гибкий», «быстрый», «приемлемый» и т. п. Проверяемость таких требований потребует указания четких критериев ожидаемых метрик. Иначе всегда можно не принять такую систему: «Получилось не прозрачно, не гибко и с неприемлемым временем работы». И нужно пойти и все переделать. Если уже понятно, что ожидается от системы, это нужно четко формулировать: «Отчет должен выводить такие-то аналитические разрезы и строиться не более 3 минут за месячный период по всем организациям». Впрочем, на начальном этапе сбора списка требований от заинтересованных сотрудников подойдут любые формулировки, они впоследствии будут уточняться и войдут в технические задания уже конкретными и формальными, иначе их просто нельзя будет сделать (программисту и настройщику системы сложно оперировать абстрактными понятиями).
Можно разделить требования к системе на три уровня:
● Есть глобальные цели автоматизации, которые, как правило, озвучивают спонсоры проекта (собственники бизнеса). Это что-то типа: повысить производительность/оборачиваемость, сократить запасы/издержки и т. д.
● Есть задачи линейных руководителей (снабжение, производство и т. д.), как правило, это какие-то функциональные блоки, глобальные консолидированные отчеты, доп. аналитика.
● Требования рядовых пользователей: интерфейсы, кнопки, отчеты, печатные формы, конкретные рабочие места.
При выборе системы крайне важно понимать цели и задачи руководителей, а детальные требования будут сформулированы уже на уровне ТЗ. К сожалению, часто встречаются предпроектные обследования или ТЗ, где большое внимание уделено мелочам («в системе необходима возможность вести справочник номенклатуры») и нет ключевых целей и задач самого проекта и системы автоматизации.
Сводный список требований должны составлять понимающие в вопросах автоматизации и бизнес-процессах компаний специалисты. Такого ответственного нужно еще найти. Возможно, что среди сотрудников компании его нет вовсе и нужно нанимать или привлекать внешних специалистов.
О проекте
О подписке