Цитаты из книг автора «А. Бобровников»

Можно разделить требования к системе на три уровня: Есть глобальные цели автоматизации, которые, как правило, озвучивают спонсоры проекта (собственники бизнеса). Это что-то типа: повысить производительность/оборачиваемость, сократить запасы/издержки и т. д. Есть задачи линейных руководителей (снабжение, производство и т. д.), как правило, это какие-то функциональные блоки, глобальные консолидированные отчеты, доп. аналитика. Требования рядовых пользователей: интерфейсы, кнопки, отчеты, печатные формы, конкретные рабочие места. При выборе системы крайне важно понимать цели и задачи руководителей, а детальные требования будут сформулированы уже на уровне ТЗ. К сожалению, часто встречаются предпроектные обследования или ТЗ, где большое внимание уделено мелочам («в системе необходима возможность вести справочник номенклатуры») и нет ключевых целей и задач самого проекта и системы автоматизации. Сводный список требований должны составлять понимающие в вопросах автоматизации и бизнес-процессах компаний специалисты.

Если уже понятно, что ожидается от системы, это нужно четко формулировать: «Отчет должен выводить такие-то аналитические разрезы и строиться не более 3 минут за месячный период по всем организациям». Впрочем, на начальном этапе сбора списка требований от заинтересованных сотрудников подойдут любые формулировки, они впоследствии будут уточняться и войдут в технические задания уже конкретными и формальными, иначе их просто нельзя будет сделать (программисту и настройщику системы сложно оперировать абстрактными понятиями).

Требования разделяются на функциональные и нефункциональные. Разница между ними простая: нефункциональные требования – это требования к характеристикам системы, а не к ее функциям. Функциональные требования отвечают на вопрос: «Что должна делать система?» Критерии, которых нужно придерживаться при формулировании требований к КИС: полнота описания; правильность, точность и недвусмысленность формулировок; осуществимость (можно сделать в принципе); необходимость (только нужное, без лишних фантазий: «а давайте еще попросим…»); приоритет; проверяемость.

Ключевые требования к ERP-системам: функциональность, соответствие уникальным особенностям бизнеса (отраслевая специфика); быстродействие, отказоустойчивость, масштабируемость системы; инструментарий для мониторинга системы, сбор статистики для анализа факторов, влияющих на быстродействие, аудит работы пользователей; возможность и инструментарий доработки функционала; разграничение прав доступа к данным и функциям; интеграция с существующими системами; наличие материалов для обучения пользователей и понятный интерфейс для их работы, предъявление низких требований к уровню квалификации пользователей; стоимость приобретения и владения ERP-системой; наличие проверенной методики внедрения (тиражирование готового решения).

С системой предстоит работать разным подразделениям, от которых выделяются ключевые сотрудники (руководители подразделений или продвинутые исполнители бизнес-процессов). Эти специалисты формируют списки своих требований к системе, которые объединяются в общий сводный список требований к функциональности системы или, по-другому, список функциональных требований. Ключевой сотрудник – это работник, от результатов труда которого зависит эффективная работа компании. Этот специалист четко понимает и выполняет бизнес-процессы внутри своего отдела (или функцию, за которую отвечает или является ее основным исполнителем).

Кому-то система нужна, кому-то предстоит с ней работать. Это могут быть разные группы сотрудников, либо они пересекаются. Плохо, когда те, кому предстоит работать в системе, потребности что-то менять и автоматизировать не имеют. Возможны конфликты интересов внутри компании. В любом случае, если не рассматривать вопросы явного саботажа, а, наоборот, компанию рассматривать как единое целое, когда все сотрудники дружным коллективом работают на ее благо и в едином порыве, единогласно приветствуют процессы перехода на новую ERP-систему, тогда остаются практические вопросы: что и как должна уметь система, чем она поможет в работе за счет автоматизации.

чем больше модификаций в ERP-системе в процессе внедрения, тем сложнее ее обновлять. Это накладывает ограничения на доступный вид облачного сервиса: Если компанию устраивает штатный функционал «из коробки», бизнес-процессы компании покрываются возможностями системы (или подстраиваются под них), то хорошо подходит модель SaaS. Если предполагается серьезная модификация системы в процессе внедрения, то потребуется модель PaaS. Если же ERP-автоматизация будет из нескольких интегрируемых систем от разных поставщиков, под которую потребуется специальная настройка окружения, то, возможно, хорошим вариантом будет IaaS. При серьезных доработках ERP-системы ее обновление на актуальную версию будет отдельным мини-проектом и происходить автоматически, как обновления в облачном сервисе, не сможет. Нужно иметь своих специалистов или договор на осуществление этих работ со сторонней организацией. Понятно, что чем больше компании придется настраивать и делать самостоятельно, тем выше будет стоимость эксплуатации системы, но тем меньше может стоить услуга по самому облачному сервису.

облачные сервисы возможны нескольких вариантов (и все они могут быть сопряжены с использованием ERP-системы): - IaaS (инфраструктура как сервис) – клиент использует физические или виртуальные серверы, дисковые хранилища и прочее оборудование оператора облака для конфигурирования своей ИТ-инфраструктуры. Клиент не может определять, как указанные блоки физически соединены между собой, но может строить из них логические конфигурации в рамках ограничений, определенных оператором. Оператор несет ответственность за функционирование аппаратных блоков и их связь между собой. Обслуживанием ОС и программного обеспечения (включая ERP) занимается клиент. Резервное копирование СУБД и приложений настраивает и обеспечивает клиент. - PaaS (платформа как сервис) – позволяет пользователю установить в облачной инфраструктуре необходимое приложение, использующее операционные системы, языки программирования, библиотеки, СУБД и другие сервисы, предоставленные оператором. Оператор обеспечивает функционирование платформы и ее масштабирование при необходимости. Клиент занимается только поддержкой и работой приложения. Резервное копирование настраивает и обеспечивает оператор. - SaaS (программное обеспечение как сервис) – клиент использует приложение, запущенное внутри cloud-среды оператора. Пользователи подключаются к нему с помощью различных протоколов (HTTP, RDP или VPN) и разных устройств, состав которых определен оператором, возможностями приложения (например, вся работа через веб-браузер). Поддержка приложения и аппаратуры полностью осуществляется оператором. Клиент может влиять только на ограниченное число настроек (заведение пользователей, назначение прав, включение/выключение дополнительных опций). Резервное копирование настраивает и обеспечивает оператор.

Рассмотрим аспект использования ERP-системы в облаках. Облака, cloud-сервисы, облачные технологии – модель обеспечения удобного сетевого доступа по требованию к некоторому общему фонду конфигурируемых аппаратных и/или программных ресурсов. В такой облачной модели нет затрат на ERP-систему: - Разовых: приобретение аппаратных серверов; услуги по пусконаладке аппаратуры серверов и серверной комнаты; приобретение лицензий на все ПО (сервер приложений, само ERP-решение, лицензии на пользователей, серверные операционные системы); резервное копирование; обновление (upgrade) серверов по необходимости (поломки, устаревание) или для масштабирования (рост компании и числа пользователей). - Регулярных: оплата ИТ-специалистов по обслуживанию серверов; содержание серверной комнаты; годовая подписка поддержки на обновление ПО; процесс обновления ERP-системы на актуальную версию (тут не все просто, об этом ниже). В свою очередь, появляются новые регулярные траты – месячная подписка на обслуживание по каждому пользователю или пакетно. Экономия на стоимости разовых затрат будет существенной. Причем временная экономия тоже: не нужно ждать поставки и настройки оборудования. Оплата месячного обслуживания, даже если будет в итоге больше, чем затраты на поддержку работающей системы своими силами, все же распределена по времени, и бизнесу не нужно вынимать из оборота часть средств в момент запуска системы. Но, главное, не нужно организовывать внутри компании непрофильную для ее деятельности ИТ-службу по поддержке всего серверного аппаратного и программного обеспечения.

Можно ли как-то оптимизировать затраты на ERP-систему? Можно, если посмотреть в сторону облачных решений и SaaS (Software as a Service) предложений аренды аппаратного и программного обеспечения.