А зачем?

Мой совсем не крошка сын как-то произнес буквально следующее: «Маманя, ты кадровик, жена у меня кадровик, сестра тоже, а я понятия не имею, чем вообще занимаются кадры. Раз уж ты вышла на пенсию и не желаешь работать, то, может, хоть книжку для людей напишешь? Такую – чтобы нормальным человеческим языком, чтобы даже непосвященным стало понятно, на фига вы там вообще нужны.»

Написанная мной ранее книга «Я руководитель Отдела» его совершенно не впечатлила, потому что она хоть и написана на примере Отдела кадров, но в большей степени ориентирована на тех, кто сталкивается с проблемами взаимоотношений «начальник – подчиненный». Дитятко настаивал, что необходима книга, рассказывающая о жизни рядовых кадровиков.

После некоторого размышления я поняла, что он прав. После более двадцати лет работы в кадровом делопроизводстве, мне пришлось столкнуться с тем, что большинство людей, в том числе мой собственный сын, слабо представляет, для чего нужен Отдел кадров – в простонародье Кадры. Хотя каждый, кто хоть раз устраивался на работу, никак не мог пройти мимо кадровиков.

Народные поверья говорят, что Кадры – это сварливые тетки, которые не понятно чем занимаются, вечно ворчат и явно не хотят работать – справок от них не дождешься, в документах идиотские ошибки, объяснить толком ничего не могут, а скорее всего не хотят. Им бы только чаи гонять, да печеньками закусывать.

Ну да, возможно, бывает и так. Но, поверьте, далеко не всегда.

Наверно поэтому я и взяла на себя труд просветить некадровое сообщество о деятельности небольшого подразделения, которое, вроде, у всех на слуху, но реально мало кто интересуется, а зачем оно вообще нужно.

Пара слезинок о тяжкой доле Отдела кадров

Теоретически, Отдел кадров занимается юридическим оформлением взаимоотношений работника и его работодателя. Наверное, лучше перевести на нормальный язык. Отдел кадров делает документы для приема, перевода на другое место, а также для отпуска, учета рабочего времени и увольнения. Так, пожалуй, лучше. Конечно, деньги (и отпускные, и командировочные, и зарплатные, и больничные пособия) рассчитывает и выплачивает бухгалтерия. Но чтобы правильно рассчитать бухгалтерии необходимо знать, кто с какого числа работает, с каким окладом; кто и когда уходит в отпуск или заболел; кто, когда и на каких условиях увольняется. Всю эту информацию, весь этот учет ведут кадры и на бумаге, и в общей с бухгалтерией программе.

Это, так сказать, база общая для всех отделов кадров и отдельных кадровиков. Дальше начинаются расхождения, которые зависят от размера Компании и фантазии руководства.

Небольшие, но претендующие на официальность, компашки выделяют отдельного кадровика, который помимо основной чисто кадровой работы часто еще ищет людей на образовавшиеся вакансии, организует мероприятия, занимается социальными вопросами (материальная помощь, путевки), премиями, выговорами, благодарностями, обучением. Но в совсем мизерных фирмочках, случается, нет самостоятельного кадровика, его обязанности выполняются офис-менеджером, бухгалтером, юристом или Генеральным директором. Возможны различные вариации. Как известно, народ наш неистощим на выдумки. Общее одно – кадровые дела для них вторичны.

К нам часто приходили устраиваться с испорченными трудовыми книжками. Бывало, что в качестве трудовой книжки приносили какие-то блокноты, купленные в переходах, и лишь отдаленно напоминающие официальный документ, являющийся, кстати, бланком строгой отчетности. Нам приносили книжки без печатей, с непонятными записями. Когда было возможно, то мы отправляли людей на их прежнее место работы с краткой консультацией, что именно должно было быть в книжке у них написано. Если ошибки были в прошлых «затертых» годах, то предупреждали, что при оформлении пенсии могут быть проблемы.

Честно говоря, я рада, что трудовые книжки начали переводить в электронный формат. С одной стороны, работы кадровикам несколько прибавилось, а с другой – порядка будет больше, а проблем людям меньше.

Я немного отвлеклась, на свое на «девичье». Продолжаю.

В крупных компаниях, как правило, Отдел кадров – это небольшая часть большого подразделения. Там существует условно Департамент персонала, состоящий из отдела, занимающегося поиском персонала, отдела, занимающегося социалкой и премиями, отдела обучения, возможно, еще парочки каких-нибудь отделов типа охраны труда и/или организации внутренних мероприятий и, наконец, Отдела кадров.

Именно так. В самом конце.

Что поделать, Отдел кадров – нелюбимое дитя, причем не только у руководства Компаний, но даже и у руководства Департамента персонала. Почему? На то есть несколько причин. Все достаточно прозрачно.

1. Отдел кадров абсолютно бесполезен для бизнеса. Возьмем рекрутеров. Чем быстрее и чем более профессиональных людей найдут рекрутеры, тем лучше будет работать бизнес. Логично? Полезно? Да! Или, например, мотивационщики. Чем более качественные схемы премирования придумают те, кто занимается премиями, тем сильнее люди будут мотивированы на бизнес, и тем лучше этот самый бизнес будет работать. Тоже логично? Тоже полезно? Естественно! А обучение?! Чем лучше отдел обучения научит людей работать, тем лучше будет их результат в бизнесе. Логичность и полезность данного утверждения также не подвергается оспариванию.

А что же Отдел кадров? Чем лучше работает Отдел кадров, тем меньше его видно, тем меньше о нем думают. Это как воздух. Мы дышим и не думаем о нем. Вспоминаем, когда чувствуем, что дышать невозможно. Тогда начинаем метаться и думать, что делать.

Деятельность кадровиков никак не влияет на бизнес. Точнее, конечно, влияет. На хороший Отдел кадров не надо отвлекаться, и Генеральный может быть абсолютно уверен, что его тылы законодательно прикрыты. Но, к сожалению, чтобы это понять, руководителю надо сначала пройти через проблемы, штрафы и суды. Не у каждого руководства есть такой опыт.

Незадолго до моего ухода из одной околостроительной организации, в которой работало чуть менее ста человек, Директор нехорошо расстался с одним из начальников отдела. Предприятие это было бюджетное (то есть финансировалось из государственных средств), и его деятельность заключалась в распределении и контроле за осваиванием бюджетных средств строительными компаниями. Поэтому когда директор понял, что его сотрудник, увольняясь, не предоставил ему кучу документов, а речь шла, напоминаю, о государственных средствах, то он (директор) не нашел ничего лучшего, как придержать трудовую книжку увольняющегося. Естественно, я была против, объясняла, как могла, все риски. Но у шефа страх перед государством за расход бюджетных средств был гораздо сильнее. Не слушая меня, он забрал из моего сейфа трудовую книжку работника, добавив, что всю ответственность берет на себя.

Каюсь, я тогда уже планировала уходить, поэтому достаточно спокойно смотрела на выкрутасы начальника, хотя по разговорам с самим работником я четко представляла последствия. А в его обращении в суд вообще не сомневалась.

Короче, работник вынужден был уйти без трудовой книжки. А вскоре уволилась и я. Сменившая меня женщина сначала была в ужасе от предстоящего судебного разбирательства, но выбора у нее не было, к тому же всегда все можно свалить на уволенного предшественника, то есть на меня.

Суд состоялся месяца через три. Поскольку мы со сменившим меня кадровиком были на связи, и я по доброте душевной помогала ей, чем могла, то и она держала меня в курсе событий. Компания была небольшая, юриста в штате не было, а потому на заседания суда пришлось ходить самому Директору. Мало того, что это огромная трата времени, плюсом сыпались насмешки уволенного работника, в пользу которого, естественно, и был решен вопрос, а также плюсом шли денежные потери. В общем, лучше опустить все, что мой бывший босс по этому поводу говорил, однако через мою коллегу он передал мне свои извинения и сказал, что теперь всегда будет прислушиваться к кадровикам.

Это был рассказ про небольшую компанию. Там же, где есть юристы, в суды ходят они и за приличную зарплату отдуваются за нарушения начальства, которое в большинстве своем свысока смотрит и на трудовое законодательство, и на кадровиков.

И поэтому при хорошей работе Отдела кадров, когда все процессы отлажены как часы, у руководства сразу же возникает вопрос, а зачем вообще они нужны, что они там делают? Надо бы их подсократить или подзагрузить. А дальше знаете что? Дальше либо убирают человека из отдела, либо добавляют околокадровый функционал. В любом случае Кадры начинают задыхаться, плодить ошибки, ворчать, превращаться в тех теток, которых все знают. И тогда руководство, а вслед за ними остальные работники, утомленно вздохнув, со спокойной совестью говорят: «Ох, уж эти кадры, опять они что-то там напортачили».

2. Отдел кадров мешает работать. Да-да, именно так. Отдел кадров не просто бесполезен для бизнеса, он еще и вставляет палки в колеса летящего вперед паровоза. Наверно, каждый хоть раз в жизни сталкивался с ситуацией, когда начальник, вне себя от бестолковости/нерасторопности/разгильдяйства своего сотрудника, восклицает: «Уволен! Чтобы ноги твоей здесь больше не было!». Это может звучать так, а может быть сказано раздраженным тоном Генерального директора: «Мне без разницы, как Вы это сделаете, но чтоб больше я этого … здесь не видел».

Я в течение своей кадровой карьеры слышала такие позывы в разных вариантах. Особенно мне нравилось, когда работник приходил в Отдел кадров с вопросом, заплатят ли ему деньги за отработанное время и можно ли получить свою трудовую книжку. Обычно нормальный кадровик пожимал плечами и объяснял, по каким числам выплачивается заработная плата и что трудовую книжку можно получить только при увольнении. На что работник удрученно сообщал, что начальник его уволил и отправил в Кадры за трудовой. Первая наша реакция была: «Раз начальник сам уволил, так пусть сам платит и сам выдает трудовую».

На всякий случай для информации. Компания не может просто так уволить работника. В Трудовом кодексе строго прописаны все основания для увольнения – собственное желание (заявление об увольнении), соглашение сторон (обычно с работником договариваются о деньгах за «спокойное» расставание), однократное грубое нарушение (в ТК РФ есть уточнение, к чему это может относиться), неоднократное нарушение (после пары-тройки замечаний или выговоров, оформленных по всем правилам приказами) и т.д. Оснований для увольнения много, но не буду ими утомлять – остальные достаточно специфичны (здоровье, переезд Компании в другую местность, изменение условий труда, призыв в армию и прочее).

Так вот! Обычно начальники, когда хотят избавиться от нерадивого товарища, любят объявлять неоднократные нарушения. Они же по первости не догадываются, что для оформления дисциплинарки, которую потом не сможет никто оспорить в суде, надо перелопатить КУЧУ бумаг! Хотя об этом потом. В голове у неопытных «рукамиводителей» Замечание – это когда он высказал работнику ФИ; Выговор – это когда он сильно поругался на работника.

На деле безграмотность бизнесового начальства приходилось разгребать Отделу кадров. И что характерно – всегда под недовольные вопли: «Эти Кадры, как всегда, ничего не могут сделать!»

Такова участь Отдела кадров. Так и хочется нарисовать грустный смайлик для тех, кто мечтает топать по этой тропе. Государство силами кадровиков пытается удержать злостных эксплуататоров от третирования бедных работников. Громко сказано? Да только зарплату Отделу кадров платят сами эксплуататоры. И им очень не нравится, когда кадровики напоминают, что даже Генералитет не может делать некоторые вещи в своей почти собственной Компании. Вот и бухтит Генералитет на бедные Кадры, что те мешают ему работать.

3. Отдел кадров плодит тонны бумаги. Страсть кадровиков к бумагам – это совсем отдельная песня. К счастью, наше законодательство тихо-тихо поворачивается в сторону модной нынче цифровизации. Ряд отчетов в государственные органы сдается в электронном виде. Уже начался постепенный переход на электронные трудовые книжки, поговаривают об электронных подписях.

А пока законодательство обязывает на каждый чих – прием, любое изменение условий, отпуск, увольнение – иметь «живую» подпись работника. Причем документы (приказы, трудовые договоры со всеми допниками) в массе своей хранятся несколько десятков лет! За исключением приказов на ежегодные отпуска – те всего лишь пять лет.

Наверно стоит немного отвлечься и пояснить, что после зверского нападения на нас Ковида и массового перехода на удаленку кадровики стали довольствоваться сканами живых подписей с надеждой, что пандемия – это достаточно весомый аргумент, и их никто не накажет за отсутствие оригиналов.

Но до всех этих напастей самым любимым развлечением кадровиков было отвлечение от работы других. Вредные тетки настаивали, чтобы люди перлись в Отдел кадров поставить закорючку на очередном приказе или допнике.

А что было делать?! Я в свое время весьма успешно одолела некоторые документы. Например, документы о приеме подписывали при оформлении; об увольнении – при получении трудовой книжки (кстати, переход трудовой книжки в электронный формат делает необязательным приход работника в Отдел кадров при увольнении и подписи на приказах об увольнении повисают в воздухе); в отпуска мы отправляли только тех, кто принес подписанный приказ на отпуск. Нет приказа – нет отпуска. Такую постановку вопроса люди понимают прекрасно!

Проекты приказов мы рассылали из программы из Графика отпусков. Человек, собирающийся в отпуск, распечатывал приказ, подписывал и приносил. Кто не хотел идти в отпуск по графику просто игнорировал присланный проект приказа. Это было наше «know how». Пытались совместить отпуска строго по графику с системой заявлений. В итоге все заявления заполнялись на Портале, согласовывались в электронном виде и автоматически вносились в График отпусков. Просто и изящно.

Я опять немного отвлеклась. Об отпусках подробно будет ниже. Данный пункт про обилие бумаг. Итак, я одолела приемы, увольнения и отпуска, но остались разные изменения. Вот с ними приходилось и приглашать людей, отрывая их от работы, и гулять по отделам самим, и договариваться с руководителями, чтобы они сами организовывали подписание документов подчиненными.

В любом случае высокоинтеллектуальная деятельность по генерированию, подписанию и хранению бумаг привлекает внимание абсолютно всех работников Компании, начиная от рядовых и заканчивая Генеральным директором, который емко охарактеризовал свой взгляд на работу кадровиков: «А что они там делают? Сидят, бумажки перебирают!»

4. Отдел кадров не может разобраться в законодательстве. И это правда: Отдел кадров опирается на путанное законодательство. Я уже писала про государство, которое действует руками кадровиков. Так вот если бы это государство хотя бы дало нам нормальный четкий закон. Так нет! Я не буду здесь вгрызаться в сам Трудовой кодекс – это слишком скучная и специфичная для непосвященных тема. Гораздо веселей региональное законодательство, связанное с минимальным размером заработной платы, праздниками, процентными надбавками.