– узнать примерное количество участников;
– определить смету на проведение собрания;
– выбрать район для проведения собрания;
– выбрать отель (отели);
– обговорить условия контрактов;
– выбрать место для проведения выставки (при необходимости);
– подготовить документацию для экспонатов;
– разработать маркетинговый план;
– забронировать для участников авиабилеты в обе стороны;
– организовать наземный транспорт;
– организовать доставку грузов;
– организовать необходимое аудиовизуальное оборудование.
Действия на месте проведения мероприятия:
– провести инструктаж сотрудников перед началом мероприятия;
– подготовить рабочий план действий;
– руководить переходом участников из одного помещения в другое;
– устранять возникающие недоразумения и неполадки;
– подписывать счета-фактуры.
Действия после мероприятия:
– выслушать замечания участников;
– подвести итоги;
– поблагодарить сотрудников и коллег за совместную работу;
– организовать отъезд гостей;
– договориться о сотрудничестве на следующий год.