Интеллект-карты находят полезное применение в качестве средства, помогающего председательствующему должным образом организовать работу в ходе группового мероприятия. Руководителю собрания нужно заранее оформить повестку мероприятия в виде базовой интеллект-карты и использовать ее для решения целого ряда задач одновременно, как-то: делать заметки, руководить обсуждением, отмечать ключевые моменты в ходе выступлений и прений, закладывая основу того, что позднее станет подробным протоколом мероприятия. Можно использовать цветовое кодирование для обозначения различных аспектов работы в ходе мероприятий, проблемные и заслуживающих особого внимания вопросов. Ведение группового мероприятия подобным образом можно сравнить с ролью капитана межзвездного корабля, умело направляющего его сквозь галактики идей.
Другой вариант подобного подхода предусматривает наличие лица, назначенного протоколистом-майндмапером, и занимающего место, например, рядом с председательствующим, что позволяет последнему непосредственно участвовать в работе собрания и одновременно наблюдать за его ходом со стороны.