Цитаты из книги «Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя»

Задачи распределения и упорядочения времени Первые 90 % работы отнимают 10 % времени, а последние 10 % работы – 90 % времени. «Правило сроков выполнения проекта» Задача распределения обычно характеризуется следующими условиями: • Существует ряд операций (дел, занятий), которые должны быть выполнены. • Предположительно, имеется недостаточное количество ресурсов (времени) для выполнения всех операций. • Некоторые операции допускается выполнять различными способами, используя различные комбинации ресурса времени. При распределении обычных ресурсов задача может сводиться к такому распределению, чтобы общая стоимость выполнения операций была бы минимальна или прибыль максимальна. При распределении личного времени мы стремимся, например, к быстрейшему достижению целей.

Решение проблемы нехватки времени Необходимо бороться с «поглотителями времени – хронофагами», основными из которых по списку Лотара Зайверта («Ваше время в ваших руках») являются: • нечеткая постановка цели; • отсутствие приоритетов в делах;

Правило 80/20 Правило 80/20, или принцип Парето, предложил Вильфредо Парето: «20 % усилий дают 80 % результата, остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата». Таким образом, если верить этому правилу, нужно уметь выявить 20 % главных задач и сосредоточиться на их решении, остальные дела могут подождать. Хронометраж Анализ затрат времени – это прежде всего – хронометраж. 1. Начинается с письменного учета своего времени[6]. Фиксировать каждые 30–40 минут расходы времени с точностью, например, до 6 минут (одной десятой часа). 2. Форма учета личного времени может быть, например, такой: Начало работы – Окончание – Что сделано. 3. По результатам хронометража, проведенного в течение месяца, делается собственный анализ потерь времени. Определяются участки в расписании, требующие повышения эффективности. 4. 4. Создается персональная экономная система управления временем. План распределения времени (недельное расписание) План распределения времени, как пишет Юлия Моргенстерн, – это структурированное расписание, где все виды деятельности размещены в порядке, как в вещевом шкафу. Это простая таблица, в которой по горизонтали проставлены дни недели, по вертикали – часы дня. В образовавшихся клетках отмечаем предстоящие дела. Примеры можно найти в различных компьютерных программах типа Календарь, Записная книжка. Подробнее о составлении недельного расписания с учетом бюджета активного и пассивного времени см. в Разделе 3.4

Для определения приоритетности задач используется часто матрица Эйзенхауэра. A: Важные, Срочные B: Важные, Несрочные C: Неважные, Срочные D: Неважные, Несрочные • Задачи категории – A: Важные, Срочные (критические ситуации, проекты с горящим сроком) – необходимо выполнять без промедления. • Задачи категории – B: Важные, Несрочные (стратегическое планирование) – устанавливаются временные рамки. • Задачи категории – C: Неважные, срочные (мелкие поручения) – по возможности отказаться или перепоручить. • Задачи категории – D: Неважные, Несрочные (перекуры, болтовня, телевизор) – желательно такие дела из жизни исключить.

Брайан Трейси, строгий список по вопросу выбора целей[5]: 1. Решить, чего желательно достичь в разные периоды жизни. 2. Записать свои решения. 3. Установить крайний срок. Для большой цели – промежуточные сроки. 4. Составить список дел для достижения, намеченного. 5. Превратите список в план, определив первоочередные дела и менее важные. 6. Каждый день делать что-нибудь приближающее главную цель. Определение приоритетов

Постановка целей Выбрать цель – значит определиться, что желательно достигнуть и в какое время. • Стратегические цели – на срок 3-15 лет; • Годовые цели; • Месячные цели; • Ежедневные задачи. Долгосрочные стратегические цели иначе называются жизненными целями. В каждой области деятельности (Работа, Семья, Образование, Творчество) желательно иметь свою стратегическую цель. При большом разнообразии интересов выбор целей представляется непростым делом. Поэтому, советует Джулия Моргенстерн, начинать надо с того, что приносит радость, здесь и сейчас[4].

План дня должен быть изложен в письменном виде. • Список задач необходимо разметить по приоритетности. • Умение говорить «нет» делам, не соответствующим вашим целям или принципам. • Первый вопрос при получении любой задачи: нужна ли она вообще?

Ритмичность отдыха в течение рабочего дня. Эффективный сон. • Мотивация для решения сложных задач. • Найти свои, а не идти к чужим целям. • В классическом менеджменте рекомендуют ставить цели в технике SMART – от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound – конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени.

Дальнейшее развитие предлагает Г. Архангельский[3] Его комплексная система организации времени имеет следующие основные ступени: 1) Философия (зачем ехать?); 2) Стратегия (куда ехать?); 3) Технология (на чем ехать?); 4) Эффективность (как идти?). Основательную систему организации своего времени человек может разработать только сам; • анализ данных личной практики тайм-менеджмента, выявление резервов повышения эффективности;

Основные принципы управления временем мы найдем в книге о профессоре Любищеве[2]. Кратко эти принципы заключаются в следующем: • наличие главной цели жизни; • совершенствование личности; • учет всего времени; • деление занятий на категории по степени их важности;