Цитаты из книги «Ключевые идеи книги: Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов. Джон Джестон, Йохан Нелис»

7. Чем быстрее проект УБП выйдет на самоокупаемость, тем лучше. На всех этапах проекта важно планировать получение быстрых выгод.

Шаг 8. Определение приоритетов инноваций. По итогу шагов 3, 4 и 5 нужно определить, какие участки бизнеса и какие процессы дают возможности для усовершенствования и получения быстрого выигрыша. Важно увязать найденные возможности со стратегическими целями и ожиданиями заинтересованных сторон. Шаг 9. Определение быстрых выигрышей. На этом шаге важно вернуться к обсуждению темы быстрых выигрышей, убедиться в их целесообразности и определить приоритеты. Проверить реализуемость быстрых выигрышей, по итогам проверки утвердить решения и сформировать подробный план разработки и получения этих выигрышей. Шаг 10. Отчет этапа понимания. По завершении этого этапа группа проекта предоставляет руководству (спонсору проекта) отчет об итогах и отдаче. Содержание отчета: ▶ цель этапа; ▶ выявленные проблемы процессов; ▶ перечень заинтересованных сторон и степень их заинтересованности; ▶ результаты – действующие процессы, метрики, быстрые выигрыши; ▶ предлагаемые приоритеты на этапе инноваций.

Этап 1. Стратегия организации Выработка стратегии включает шесть шагов. Длительность каждого шага меняется в зависимости от проекта и компании. Шаг 1. Анализ внешних и внутренних аспектов компании: сильные и слабые стороны, ключевые компетенции, ограничения, конкуренты, аспекты окружающей среды. Шаг 2. Выбор стратегических характеристик. После анализа важно выбрать характеристики и зафиксировать их. Ключевые вопросы для выбора: ▶ видение – чем компания хочет стать; ▶ миссия – что компания хочет делать в бизнесе; ▶ цели – каких результатов компания хочет достичь; ▶ задачи – что именно компания собирается делать; ▶ вектор стратегии – как компания достигнет целей и показателей; ▶ стратегия реализации – какие методы и подходы будут использоваться. Шаг 3. Определение влияния стратегии на процессы. На этом шаге важно понять, как стратегия компании и результаты, полученные в шагах 1 и 2, влияют на стратегический выбор (выбор, который, исходя из стратегии компании, делает каждое подразделение в анализируемом бизнес-процессе), ключевые компетенции, конкурентные силы, сильные и слабые стороны организации. Шаг 4. Определение стратегических показателей. Это крупные показатели, обеспечивающие компании способность: ▶ измерять и отслеживать реализацию стратегии; ▶ задавать точные индивидуальные нормативы для сотрудников среднего звена и исполнителей; ▶ оценивать проекты и новые инициативы исходя из их влияния на заданные стратегические показатели. Шаг 5. Разработка плана. Создание документа, в котором зафиксированы стратегия компании, цели, основные стратегические направления и план действий. Шаг 6. Утверждение и распространение результатов. На этом шаге важно формально утвердить результаты всех предыдущих шагов и официально уведомить об итогах заинтересованные стороны.

Этапы внедрения УБП 1. Стратегия организации. Без четко обозначенной стратегии и вытекающих из нее целей и задач невозможно усовершенствовать процессы, так как группа проекта не будет понимать, в верном ли направлении она движется, те ли процессы совершенствует, продвигает ли эта работа компанию к достижению ее целей. Все сотрудники и группа проекта должны проникнуться стратегией и быть с ней согласны. 2. Архитектура процессов. Архитектура включает в себя целевые показатели, стратегию, модель бизнеса и основные принципы компании, а также модели внедрения УБП. Архитектура процессов – основа для создания и реализации проектов УБП. 3. Стартовая площадка. Этот этап решает три задачи: ▶ Выбор подразделения, в котором будет запущен проект УБП. ▶ Согласование задач и видения процессов, как только процессы, с которыми будет вестись работа, выбраны. Задачи и видение должны быть согласованы со стратегией. ▶ Формальная организация проекта. Определение структуры и объема проекта, обоснование проекта, формулирование ожидаемых выгод, работа с заинтересованными сторонами. 4. Понимание. Сбор базовых метрик процессов для понимания стартовой точки и возможности сверять с ней будущие результаты проекта. Анализ причин и возможностей получить быструю выгоду. Лучший вариант для проекта – скорейший выход на самофинансирование за счет таких быстрых выгод. 5. Инновации. Формирование дополнительных метрик, которые можно будет сравнивать с базовыми, полученными на этапе понимания. Поиск вариантов новых процессов, при необходимости имитационное моделирование, учет затрат, планирование ресурсов, выбор лучшего варианта. Для этого этапа нужно привлечь как внутренних специалистов (группа проекта, сотрудники компании), так и внешних. 6. Разработка. Подготовка всех компонентов, необходимых для внедрения новых процессов. Развертывание инфраструктуры (технологии, столы, компьютеры, помещения и т. п.), тестирование программного обеспечения и оборудования. 7. Персонал. Для успешной реализации проекта нужно обеспечить соответствие ролей, функционала, показателей производительности задачам процессов и стратегии компании. Внимание этому этапу должно уделяться на протяжении всего жизненного цикла проекта. 8. Реализация (внедрение). Ввод новых процессов, обязанностей, измерение показателей производительности. 9. Реализация ценности. Реализация выгод, сформулированных в обосновании проекта. Управление реализацией и отчетность. 10. Устойчивое функционирование. Переход от состояния проекта к обычной деятельности.

Как внедрить УБП Для эффективного внедрения УБП важны баланс и согласованность между потребностями компании и возможностями службы информационных технологий (ИТ). После того как в компании принято решение о необходимости проекта УБП, нужно выбрать сценарий внедрения. Выбор зависит от того, насколько увлечен темой УБП бизнес-менеджер (генеральный или исполнительный директор, руководитель подразделения).

Факторы успеха проекта УБП: 1. Вовлеченность в проект руководителя компании (наличие так называемого спонсора проекта). Готовность руководителя поддерживать проект, инвестировать в него время и деньги, внимание, личная заинтересованность. 2. Менеджер проекта УБП обладает опытом управления подобными проектами и опытом работы в бизнес-подразделениях компаний. 3. Проект связан со стратегией организации. 4. Проект или несколько проектов согласованы между собой и с архитектурой процессов компании. 5. Проект внедряется системно и структурированно, с учетом стратегии компании, принципов ее осуществления, поведенческих аспектов внедрения. 6. Сотрудники поддерживают проект и позитивно относятся к изменениям. 7. У сотрудников достаточно полномочий для выполнения задач и возможностей проявить свой потенциал. 8. Опыт запуска и завершения проектов УБП должен учитываться при подготовке всех новых проектов компании. 9. После завершения проекта процессы должны быть структурированы таким образом, чтобы компания понимала, как поддерживать их эффективность и продуктивность в будущем. 10. Информацию о ценностях и выгодах, которые создает проект по мере своей реализации, должны знать все заинтересованные стороны проекта.

Если компания намерена внедрить управление бизнес-процессами как системный подход, ей нужно будет принять для этого определенные меры, то есть запустить и реализовать проект по управлению бизнес-процессам (проект УБП). На начальном этапе в проект УБП стоит привлечь внешних специалистов, одной из задач которых будет обучение и передача экспертизы сотрудникам компании, с тем чтобы в дальнейшем они могли вести проект самостоятельно.