Горячие клавиши

Практически любую операцию в Excel можно выполнить с помощью мыши. Однако в Excel можно работать и без помощи мыши, выполняя действия путем нажатия той или иной комбинации клавиш клавиатуры.

Такие комбинации клавиш называются горячими клавишами. Комбинаций очень много – несколько сотен. Комбинации могут состоять из двух, трех и более клавиш, которые надо нажать одновременно. Запомнить все комбинации горячих клавиш трудно, да и необходимости такой, как правило, нет.

В каких случаях необходимо хорошо знать комбинации горячих клавиш и практически их постоянно использовать? Только тогда, когда пользователю Excel на своем рабочем месте приходится выполнять техническую работу, когда каждый переход от мышки к клавиатуре – это потеря времени. Использование горячих клавиш позволяет экономить время выполнения однотипных ежедневных операций.

Что лучше: работа мышкой или с помощью горячих клавиш? Это решает для себя каждый пользователь в зависимости от вида работ, выполняемых в Excel. Нужно найти золотую середину, и освоить для начала только те горячие клавиши, которые действительно будут помогать в работе и экономить время.

Актуальных комбинаций горячих клавиш, действительно полезных и нужных в практической работе, не так уж и много. Порядка 30—40. И запомнить их не сложно.

Комбинации клавиш обозначают следующим образом. Например, Ctrl +Enter значит, что для выполнения определенной операции необходимо одновременно нажать две клавиши на клавиатуре – Ctrl и Enter. Сначала одну, потом удерживая ее, нажать вторую. Не надо пытаться нажать их одновременно.

Так вот, операции копирования и вставки можно выполнить с помощью горячих клавиш Ctrl+C (копировать), Ctrl+V (вставить). Если нужна специальная вставка – Ctrl+Alt+V. Выбирать нужные опции специальной вставки можно с помощью стрелок на клавиатуре и кнопки Таб. Закончив выбор, нужно нажать Enter.

Двигаться от одной ячейки до другой можно с помощью стрелок. Стрелки можно тоже считать горячими клавишами.

Выделение группы ячеек производится с помощью комбинации клавиш Shift +Стрелка. Чтобы выделить группу ячеек надо с помощью стрелок встать на первую ячейку, нажать Shift и удерживая эту кнопку с помощью стрелок выделить весь нужный диапазон. Попробуйте, потренируйтесь.

Еще одна полезная клавиша. F1. Это вызов справки Excel.

Пока горячих клавиш достаточно.

Придумайте себе задание, в котором надо из заранее подготовленного материала сделать что-то другое, задействуя перечисленные выше горячие клавиши. Каждый день начинайте с выполнения этого задания. Совсем скоро Вы заметите, что делать задание стало легко, а все горячие клавиши руки нажимают автоматически.

Пример такого задания показан на Рис.12. Необходимо информацию из таблицы 1 сгруппировать в виде таблицы 2 без помощи мышки, используя горячие клавиши, рассмотренные выше. Если задачу сформулировать проще, необходимо из таблицы 1 сделать таблицу 2 с помощью горячих клавиш.

Рис. 12. Задание на тренировку работы с горячими клавишами

Если все получилось, значит несколько полезных горячих клавиш уже изучены, а главное появилось понимание того, что такое горячие клавиши и для чего они нужны.

Попробуйте выполнить это же задание с помощью мышки. Подумайте, сколько вариантов решения задачи существует?

Как можно решить эту задачу?

1 Вариант. Копируем ячейку A2 и вставляем в ячейку G2. Копируем ячейку A3 и вставляем в ячейку G3 и т. д. пока все ячейки не будут скопированы в другое место. Это самый примитивный и долгий путь.

2 Вариант. Выделяем и копируем диапазон ячеек A2:А5. Вставляем в ячейку G2. Выделяем и копируем диапазон ячеек С2:С5. Вставляем в ячейку Н2. Выделяем и копируем диапазон ячеек E2:E5. Вставляем в ячейку G2.

3 Вариант. Выделяем и копируем всю таблицу 1, вставляем в ячейку G2. Выделяем и удаляем пустые столбцы.

4 Вариант. Выделяем всю таблицу, заходим в меню «Главная» -«Найти и выделить» – «Выделить группу ячеек». Устанавливаем галочки, как показано на Рис.13 и нажимаем Enter. Затем копируем выделенные ячейки и вставляем на новое место. Задача решена.

Рис. 13. Выбор позиций в окне управления группой ячеек

Выше в тексте были приведены некоторые обозначения, на которые необходимо обратить внимание.

A2:А5 – это обозначение диапазона ячеек. Любой диапазон ячеек в Excel задается своими крайними значениями через двоеточие. В нашем случае это все ячейки от А2 до А5. Это столбец значений. Так можно определить любой диапазон ячеек: строку, столбец, таблицу. Например, данные нашей исходной таблицы 1 (см.) находятся в диапазоне A2:Е5. Таблица всегда однозначно определяется верхней левой и нижней правой ячейками.

Копирование двойным щелчком

Повторим пройденное. Если навести курсор на левое нижнее утолщение выделенной ячейки, вид курсора изменяется на маленький черный крестик. Нажав левую клавишу мыши и удерживая ее, можно потянуть ячейку как за хвост, например вниз, или вправо в зависимости от того, куда необходимо скопировать данные.

Сделаем маленькую таблицу, как показано на Рис.14.

Рис. 14. Пример исходной таблицы для решения задачи

Наша задача – заполнить второй столбец. Можно выделить ячейку C3 и протянуть ее вниз как описано выше. Однако, как правило на практике приходится работать с большими таблицами, состоящими из тысячи строк. В этом случае копирование перетягиванием может занять много времени. Поэтому в Excel предусмотрена возможность существенно сократить время копирования.

Данный прием отличается от копирования перетягиванием лишь последним действием. Для того, чтобы выполнить данную операцию, нужно точно так же, как и при копировании перетягиванием, навести курсор на левый нижний угол предварительно выделенной ячейки С3, и когда курсор превратится в черный крестик, просто два раза на него щелкнуть левой кнопкой мыши. Операция выполнена. Результат показан на Рис.15.

Рис. 15. Результат копирования двойным щелчком

Такой прием копирования возможен только в вертикальных таблицах и только в дополнительном столбце, который вплотную примыкает к основной таблице. Если между ними есть один или несколько пустых столбцов (строк), операция работать не будет.

Если между двумя столбцами нашей таблицы, представленной на Рис. 15 вставить пустой столбец (выделите столбец С и в контекстном меню нажмите Вставить), как показано на Рис.16, и попытаться выполнить копирование двойным щелчком, то ничего не получится.

Рис. 16. Особенности копирования двойным щелчком

А с помощью копирования перетягиванием эту задачу можно решить. Если пустой столбец удалить (выделите столбец С и в контекстном меню нажмите удалить), копирование двойным щелчком заработает снова.

Необходимо обратить внимание на то, что если в таблице есть пустые ячейки, то копирование двойным щелчком заполнит все ячейки до пустой, что хорошо видно на Рис.17.

Рис. 17. Копирование двойным щелчком до пустой ячейки

Свойство копирования двойным щелчком останавливаться перед пустой ячейкой соседнего столбца или заполненной ячейкой столбца, который надо заполнить, можно использовать для решения определенного круга задач. Например, необходимо заполнить часть столбца таблицы одной информацией, а часть другой. Пример такой таблицы показан на Рис. 18.

Рис. 18. Исходная таблица с пустыми ячейками

Если выделить ячейку D3 и два раза щелкнуть на черный крестик, то таблица заполнится до фамилии Сидоров. Далее аналогично двойным щелчком можно скопировать фамилию Сидоров до конца таблицы.

Конечно, такое решение возможно, если таблица маленькая. Если таблица содержит тысячи строк и сотни фамилий, то необходимо для решения задачи заполнения пустых ячеек использовать другие приемы, а именно приемы работы с группами ячеек.

Редактирование ячейки

Что делать, если информация в ячейке введена с ошибками? Как исправить ошибки или внести изменения?

Чтобы внести изменения в ячейку при обнаружении ошибки (например, вместо фамилии Петров записано Пертов), можно навести курсор на ячейку и щелкнуть два раза левой кнопкой мышки. Однако, как правило, операцию редактирования выполняют по-другому.

Если выделить ячейку с ошибкой, то содержание ячейки отразится в строке формул. Можно навести курсор на строку формул и щелкнуть левой кнопкой мыши (строка формул показана на Рис. 19 вверху справа). После этого можно вносить изменения с клавиатуры, работая в строке формул как в самой ячейке.

Рис. 19. Строка формул и редактирование данных

После внесения изменений (завершения редактирования ячейки) не забудьте на клавиатуре нажать клавишу Enter.

В режим редактирования ячейки можно войти и с помощью горячей клавиши F2, предварительно выделив ячейку.

Операции c группой не связанных ячеек

Бывают ситуации, когда необходимо выборочно скопировать и вставить ряд ячеек.

Чтобы выделить несколько ячеек, строк или столбцов можно использовать горячие клавиши Ctrl или Shift.

Клавиша Ctrl используется для выборочного выделения ячеек. Клавиша Shift – для выделения диапазона ячеек.

Рассмотрим приемы работы с группой строк и ячеек на примере данных таблицы, показанной на Рис. 20. У нас есть список сотрудников, из которого нам нужно сделать другой список, состоящий из трех сотрудников: Сотрудник1,3,6.

Рис. 20. Исходный список сотрудников

Эту задачу, как и многие другие задачи в Excel, можно решить несколькими способами. Или лучше сказать так, существует несколько вариантов решения данной задачи.

Когда ставят задачу, необходимо прежде всего четко ее уяснить. В данной постановке задачи ничего не сказано о том, нужно ли сохранять данные исходного столбца. Поэтому первым вариантом решения является решение путем удаления ненужных нам строк. Можно выделить строку 5, нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее, выделить строки 7,8,10—13, как показано на Рис. 21.

Рис. 21. Выборочное выделение группы строк

Затем нужно вызвать контекстное меню и нажать «Удалить». После такой операции на экране останутся только три сотрудника.

Если необходимо сохранить столбец исходных данных, можно поступить иначе: сначала выделить нужные нам ячейки, щелкая на них при нажатой клавише Ctrl. Результат операции выборочного выделения ячеек показан на Рис. 22.

Рис. 22. Выборочное выделение ячеек

Теперь остается скопировать эти ячейки и вставить рядом, в столбец D, как показано на Рис. 23.

Рис. 23. Выборочное копирование и вставка группы ячеек

Обратите внимание на то, что после выполнения операции вставки список не содержит пустых строк.

Создание учебных таблиц

В этой книге читателю придется постоянно изучать на практике приемы работы в Excel. Однако форматы книги достаточно ограничены и поэтому все примеры и задачи будут решаться на примере маленьких таблиц. Кроме того, и практически легче и проще осваивать новый материал на таблицах небольших размеров.

Не нужно переживать и беспокоиться насчет того, что в реальной жизни придется работать с большими таблицами, а в книге только маленькие таблицы.

В этой книге будут рассматриваться приемы работы и с большими таблицами, которые покажут, что нет никаких принципиальных отличий между работой с маленькой таблицей и с большой таблицей.

Как быстро сделать учебную таблицу для практической отработки и закрепления тех или иных навыков? Для примера сделаем вертикальную таблицу, состоящую из трех столбцов: Дата, Товар, Объем продаж. При создании учебных таблиц важно понять, что содержание, наполнение таблицы не очень важно и вообще может не иметь особого физического смысла. Важно просто наличие этих данных.

Итак, сначала сделаем шапку таблицы, как показано на Рис. 24.

Рис. 24. Создание шапки таблицы