Цитата из книги «Современные технологии документационного обеспечения управления»

Прием документов относится к техническим операциям. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Прием почты производится централизованно, в крупных учреждениях отдельным подразделением в службе ДОУ – экспедицией или специально выделенным работником (экспедитором). В соответствии с правилами делопроизводства «получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства» [2, п. 42]. Использование электронной почты или программ для работы с факсами, обеспечивающих прием факсов непосредственно в виде файлов компьютера, упрощает дальнейшую обработку поступающей корреспонденции, так как исключает необходимость сканирования поступивших документов для ввода в автоматизированную систему делопроизводства (СЭД). Кроме того, прием факсов в виде файлов компьютера исключает непроизводительные затраты на бумагу и расходные материалы для распечатки факсимильных сообщений, в первую очередь рекламного характера, повторных и поступивших не по адресу.