Цитата из книги «Современные технологии документационного обеспечения управления»

2.1. Организационная форма Делопроизводственное обслуживание может быть построено по централизованному, децентрализованному или смешанному принципу в зависимости от масштабов организации, специфики построения, размещения и функционирования бизнес-процессов в организации.[4] Например, компания может сознательно организовать информационный бизнес-процесс своего основного производства. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей в информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции. Под продукцией здесь понимают, например, товары, услуги, решения, документы. Централизованная форма делопроизводственного обслуживания чаще всего используется в небольших организациях (до 20–50 сотрудников). Она предполагает полную централизацию работы с документами от момента получения до хранения. Централизация всех операций по работе с документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально качественно выполнять все делопроизводственные операции, обеспечивать сохранность документов и с наибольшим эффектом автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте операций. Децентрализованная форма делопроизводства предполагает, что каждое структурное подразделение (управление, департамент и т. п.) имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами. Полностью децентрализованная форма теперь встречается редко, чаще всего в больших, территориально распределенных организациях, представляющих собой результат слияния ранее независимых организаций с различными системами автоматизации делопроизводства (СЭД). Чаще всего в больших организациях устанавливается смешанная форма делопроизводственного обслуживания, когда часть операций ведется централизованно, а часть – в структурных подразделениях. Так, прием, отправка, первичная обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, машинописные и копировально-множительные работы проводятся обычно централизованно, а регистрация внутренних документов проводится в тех отделах, где они создаются, например, бухгалтерских документов – в бухгалтерии, приказов по личному составу – в службе кадров, договоров – в коммерческих отделах. До недавнего времени децентрализованно, в подразделениях, осуществлялось текущее хранение документов, их подготовка к сдаче в архив. Однако в настоящее время при использовании систем автоматизации делопроизводства подлинники