Цитаты из книги «Современные технологии документационного обеспечения управления»

выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства»[40, п. 1]. К сфере ответственности Росархива отнесены такие основополагающие для службы ДОУ документы, как правила делопроизводства, типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах, примерная инструкция по делопроизводству, перечни типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения и т. п.

Последний указ, который стоит упомянуть, – это Указ Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства», изменивший подчиненность Росархива, определивший его численность, размер финансирования и, главное, утвердивший Положение о Федеральном архивном агентстве. Положение возлагает на Росархив «функции по

В первую очередь следует обратить внимание на Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ [2]. Этот закон регламентирует использование государственного герба и герба субъекта РФ на бланках и гербовых печатях. Закон прописывает, организации какого уровня имеют право на изображение государственного герба на своих бланках и печатях. При этом указывается, на бланках каких документов Государственный герб помещается в полном многоцветном варианте: федеральные конституционные

документов с пометой «Срочно» проставляется время получения. Документы, полученные работниками в командировках, в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.

При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. При получении

Обмен документами в электронной форме в соответствии с ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» [4] обеспечивает существенное ускорение регистрации поступающих документов за счет автоматического заполнения регистрационной карточки с использованием метаданных (информации о реквизитах поступившего документа).

Прием документов относится к техническим операциям. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Прием почты производится централизованно, в крупных учреждениях отдельным подразделением в службе ДОУ – экспедицией или специально выделенным работником (экспедитором). В соответствии с правилами делопроизводства «получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства» [2, п. 42]. Использование электронной почты или программ для работы с факсами, обеспечивающих прием факсов непосредственно в виде файлов компьютера, упрощает дальнейшую обработку поступающей корреспонденции, так как исключает необходимость сканирования поступивших документов для ввода в автоматизированную систему делопроизводства (СЭД). Кроме того, прием факсов в виде файлов компьютера исключает непроизводительные затраты на бумагу и расходные материалы для распечатки факсимильных сообщений, в первую очередь рекламного характера, повторных и поступивших не по адресу.

2.1. Организационная форма Делопроизводственное обслуживание может быть построено по централизованному, децентрализованному или смешанному принципу в зависимости от масштабов организации, специфики построения, размещения и функционирования бизнес-процессов в организации.[4] Например, компания может сознательно организовать информационный бизнес-процесс своего основного производства. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей в информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции. Под продукцией здесь понимают, например, товары, услуги, решения, документы. Централизованная форма делопроизводственного обслуживания чаще всего используется в небольших организациях (до 20–50 сотрудников). Она предполагает полную централизацию работы с документами от момента получения до хранения. Централизация всех операций по работе с документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально качественно выполнять все делопроизводственные операции, обеспечивать сохранность документов и с наибольшим эффектом автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте операций. Децентрализованная форма делопроизводства предполагает, что каждое структурное подразделение (управление, департамент и т. п.) имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами. Полностью децентрализованная форма теперь встречается редко, чаще всего в больших, территориально распределенных организациях, представляющих собой результат слияния ранее независимых организаций с различными системами автоматизации делопроизводства (СЭД). Чаще всего в больших организациях устанавливается смешанная форма делопроизводственного обслуживания, когда часть операций ведется централизованно, а часть – в структурных подразделениях. Так, прием, отправка, первичная обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, машинописные и копировально-множительные работы проводятся обычно централизованно, а регистрация внутренних документов проводится в тех отделах, где они создаются, например, бухгалтерских документов – в бухгалтерии, приказов по личному составу – в службе кадров, договоров – в коммерческих отделах. До недавнего времени децентрализованно, в подразделениях, осуществлялось текущее хранение документов, их подготовка к сдаче в архив. Однако в настоящее время при использовании систем автоматизации делопроизводства подлинники