Вопросительные предложения в Present Perfect никогда не могут начинаться со слова when /когда/, потому что ответ подразумевает указание точного времени, а значит, необходимо употребить Past Simple, если речь идет о прошлом:
косвенной речи, используется He said I could take those documents. – Он сказал, что я могу: «мог» = он разрешил мне взять те документы.