копировать несвойственный канцелярской этике язык таких документов.
Что касается способа доставки подобных документов, то все они должны быть либо вручены лично, либо отправлены с курьером.
Ни в коем случае нельзя пользоваться услугами почты (если событие происходит в одном с вами городе), а также недопустимо отправлять такие письма по факсу или электронной почте.